О заказчике
Компания «Атлант» занимается продажей и сервисным обслуживанием дорожно-строительной, а также сельскохозяйственной техники различных производителей. На рынке с 2015 года, есть офисы во многих городах России. На данный момент в компании работает более 140 сотрудников.
Задача проекта
Заказчику требовалась базовая настройка портала Битрикс24 и адаптация CRM под существующие бизнес-процессы. Главной задачей был переход к ведению всей работы с клиентами компании через Битрикс24.
Реализация
Для начала мы изучили бизнес-процессы заказчика и получили детальную картину того, как происходит работа с клиентами от их обращения до результатов сделки.
У заказчика было 3 источника новых лидов: самостоятельный поиск клиента менеджерами, заявки с формы на сайте компании и обращения с Авито.
Дальше работа с клиентом идет по следующим стадиям:
- Менеджер квалифицирует запрос;
- Менеджер делает расчет стоимости техники и оформляет коммерческое предложение;
- Менеджер отправляет коммерческое предложение клиенту по электронной почте или через Telegram/WhatsApp;
- После отправки коммерческого предложения Менеджер по продажам планирует звонок или встречу с клиентом;
- Если клиент готов сотрудничать, то Менеджер готовит договор и счет, а затем направляет документы Клиенту;
- После получения оплаты уточняются данные по доставке техники;
- Происходит отгрузка техники;
- После отгрузки менеджер получает закрывающие документы и контролирует получение остатка оплаты, если это было обговорено условиями поставки;
- Успешная работа с запросом заканчивается получением техники клиентом, получением полной оплаты и подписанием всех необходимых документов.
Исходя из этого бизнес-процесса мы настроили воронки в CRM «Сельскохозяйственная техника» и «Дорожно-строительная техника». Так как процесс работы с клиентом у этих направлений одинаковый, стадии и поля в карточках Сделок тоже не отличаются.
В Сделках используются как стандартные поля:
- Название сделки;
- Стадия;
- Клиент;
- Сумма и валюта;
- Ответственный;
- Наблюдатели;
- Комментарий;
- Источник;
- UTM-метки;
Так и пользовательские, созданные специально под бизнес-процесс заказчика:
- Объем земли (тип Число);
- Дата оплаты
- Дата отгрузки
- КП (тип Файл);
- Договор (тип Файл);
- Счет (тип Файл);
- Акт приема-передачи (тип Файл);
- УПД (тип Файл);
- Причина отказа (тип Строка).
После этого мы настроили стадии в Сделках.
Стадия «Новая». Сюда попадают все новые сделки, которые находятся в этой стадии, пока менеджер не взял их в работу.
После того, как менеджер взял сделку в работу, он переводит ее в стадию «В работе». На данном этапе менеджер выясняет потребности клиента, контактные данные и другую, необходимую для формирования коммерческого предложения, информацию.
После того, как менеджер отправил КП клиенту, он переводит сделку в стадию «КП отправлено». Также на этой стадии идут переговоры с клиентом до момента подписания договора.
Чтобы сделки не зависали на этой стадии, мы настроили автоматическую отправку уведомления руководителю ответственного за сделку менеджера в случае, если сделка находится на этой стадии больше 3 дней. Уведомление отправляется только один раз.
Если клиент не готов к подписанию договора сразу, менеджер переводит сделку в стадию «Отложенный спрос». В этой стадии планируется дата следующего контакта с клиентом для повторной попытки выйти на подписание договора.
В случае успешных переговоров сделка попадает в стадию «Счет и договор отправлены», где ожидает подписания договора и оплаты счета клиентом.
Когда все вопросы по документам и оплате решены, менеджер передает информацию в отдел отгрузки и перемещает сделку в стадию «Отгрузка». На этом этапе происходит поставка техники клиенту, а менеджер контролирует этот процесс.
Как только техника доставлена клиенту, сделка попадает в стадию «Закрывающие документы». Менеджер должен получить от клиента остаток оплаты, если по договору оплата разбивалась на части, а также закрывающие документы по сделке.
Когда работа по сделке успешно завершается, менеджер перемещает сделку в успешную стадию. После этого сделка считается закрытой. Если же сделка не была выиграна, она попадает в провальную стадию. При выборе стадии «Отказ» запрашивается причина проигрыша сделки.
Данные о клиентах заказчик хранит в Контактах и Компаниях. В карточке Контакта используются только стандартные поля, которые есть в Битрикс24:
- Фамилия;
- Имя;
- Отчество;
- Телефон;
- E-mail;
- Мессенджер;
- Должность;
- Компания;
- Ответственный;
- Наблюдатели;
- Комментарий.
В карточке Компании также в основном стандартные поля:
- Название компании;
- Телефон;
- E-mail;
- Мессенджер;
- Контакты;
- Сфера деятельности;
- Ответственный;
- Наблюдатели;
- Комментарий.
Есть только одно пользовательское поле — Объем земли. Оно актуально для компаний, приобретающих сельскохозяйственную технику.
По итогам внедрения Битрикс24 сотрудники компании «Атлант» ускорили и структурировали работу с клиентами. Все информация по каждому клиенту и каждой сделке теперь легко доступна как ответственному менеджеру, так и его руководителю.
На данный момент работы по развитию портала Битрикс24 продолжаются.
Если не знаете, как начать работать в Битрикс24, обращайтесь к нам. Мы изучим ваши бизнес-процессы и поэтапно автоматизируем рутину, а также перенесем всю работу компании в Битрикс24.
