Как правильно настроить свой документооборот

Работать с документами вынужден так или иначе любой предприниматель. Первые из них появляются еще на этапе регистрации бизнеса, и чем дальше – тем больше. Со временем документов становится настолько много, что встает вопрос их систематизации и хранения. Заниматься выстраиванием документооборота лучше сразу – запущенный процесс потребует больше сил и средств на приведение всего в порядок. И в любой ситуации можно будет быстро собрать нужный пакет бумаг, найти необходимые реквизиты компании или партнера.

Все бизнес-документы можно разделить на несколько условных групп:

• Регистрационные
• Кадровые
• Разрешительные
• Бухгалтерские

Перечни обязательных документов у организации и ИП отличаются.

Документы ИП:

• Паспорт гражданина
• Лист записи ЕГРИП. Выписка из реестра делается по мере необходимости
• Свидетельство о постановке на учет физического лица в налоговом органе – ИНН. ИНН индивидуального предпринимателя привязан к конкретному человеку, и если ИП закрывается или открывается его вновь, ИНН остается прежним
• Уведомление о постановке на учет физического лица в налоговом органе в качестве индивидуального предпринимателя (ОРГНИП). Он указывается как основной реквизит в договорах, платежных документах, формах отчетности. После закрытия бизнеса аннулируется. Для нового бизнеса выдается новый номер

Документы ООО

• Протокол общего собрания или решение единственного учредителя об учреждении общества (документ с которого начинается создание юридического лица)
• Устав ООО с отметкой налоговой о регистрации. Регистрировать и менять устава надо через ФНС. При этом следует хранить не только действующую редакцию, но предыдущие. Типовой устав можно не хранить
• Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе можно назвать паспортом юридического лица. Этот документ содержит ИНН, ОГРН, КПП организации, выдается после регистрации
• Лист записи ЕГРЮЛ выдается после регистрации. Выписку можно получить на актуальную дату в любое время в режиме онлайн, поэтому в бумажном виде хранить необязательно
• Список участников ООО – один из обязательных документов компании с информацией о собственниках организации: ФИО, паспортные данные физлиц и регистрационные данные юрлиц, их адреса, размер доли в уставном капитале и пр.
• Договор об учреждении заключается, когда ООО создается несколькими учредителями. Это также внутренний, но обязательный документ, который регулирует порядок совместной деятельности: размер и долю каждого учредителя в уставном капитале, порядок оплаты взносов и пр. Его надо составить до утверждения устава и регистрации компании. Копии должны хранится у каждого учредителя.
• Подтверждение юридического адреса. Документа конкретно с таким названием нет, но должна быть бумага, подтверждающая право регистрации по адресу: свидетельство о праве собственности, договор аренды или согласие собственника, копия правоустанавливающего документа (для регистрации по домашнему адресу собственника)
• Протоколы общих собраний и решения единственных участников
• Документы о реорганизации и ликвидации

Общие документы:

• Уведомление о присвоении кодов статистики. Оно подтверждает постановку на учет в органах статистики и содержит коды ОКПО, ОКВЭД, ОКАТО и пр. Его нужно получать в территориальном органе статистики
• Извещения (уведомления) о регистрации общества в ПФР и ФСС

По необходимости могут понадобиться разрешительные документы:

• Лицензии и сертификаты
• Допуск саморегулируемой организации
• Заключения Роспотребнадзора и Госпожнадзора на соответствие помещения установленным требованиям
• Подтверждение подачи уведомления о начале предпринимательской деятельности (второй экземпляр с отметкой или почтовая квитанция)

Кадровые документы

Еще один блок документов появляется с момента найма сотрудников. Часть из них теперь хранится в электронном виде.

К ним относятся:

• Трудовые договоры
• Трудовые книжки
• Внутренние документы компании: положение об оплате труда, штатное расписание, должностные инструкции, графики отпусков, приказы, распоряжения и пр.
• Документы по защите персональных данных работников

Бухгалтерские документы:

• Первичные документы: акты приема-передачи, чеки, накладные и т.д.
• Документы налогового учета: декларации, КУДиР, акты сверки с ИФНС, справки о состоянии расчетов с бюджетом и др.
• Документы сделки: договоры, переписка, расчеты, справки, заключения, счета и иные
• Документы отчетности: регистры учета, балансы, отчеты о прибылях и убытках, учетная политика, декларации и др.

Сколько хранить

Правила хранения электронных документов не сильно отличаются от бумажных: также не допускается повреждение, кража или утрата данных.

Законом определен порядок и сроки хранения документов:

• Регистрационные документы – постоянно или бессрочно. В таком случае после закрытия ИП или ликвидации компании, истечения срока хранения в компании их нужно передавать на хранение в госархив. Удобно иметь под рукой копию полного пакета регистрационных документов.
• Кадровые документы, включая расчеты страховых взносов – до 75 лет
• Бухгалтерские документы – до 5 лет
• Разрешительные документы - не менее 5 лет с даты окончания срока действия, часть из них бессрочно

#документооборот #бизнес #малый бизнес #мсп #корпорация мсп #предпринимательство #документы #ооо #ип