Нотариус может заверить не только бумажный, но и электронный документ. Например, если нужно оформить и нотариально удостоверить доверенность, её вовсе не обязательно составлять на бумаге. Вместо бумажного документа нотариус подготовит электронный документ, подписанный электронной подписью, и заверит его.
Как проходит нотариальное заверение электронного документа
В зависимости от ситуации возможно несколько вариантов совершения нотариальных действий:
- Нотариус сам составляет и сразу же заверяет электронный документ.
- Нотариус преобразует представленный ему бумажный документ в электронный формат и заверяет своей квалифицированной электронной подписью полученный электронный документ.
- Нотариус выполняет заверение электронных документов дистанционно (доступно не всегда).
- Выполняется дистанционное удостоверение сделок нотариусом.
В первом случае нотариус сам составляет электронный документ. После этого клиент должен подписать такой документ простой электронной подписью. Простая электронная подпись клиента формируется с помощью технических средств нотариуса — клиент собственноручно расписывается на планшете, и его подпись преобразовывается в цифровой формат. Следующий шаг — нотариус заверяет документ своей квалифицированной ЭП. В результате будут созданы файлы, которые содержат созданный электронный документ (обычно в формате pdf) и информацию об ЭП (обычно в формате sig). Файлы могут быть записаны нотариусом на предоставленный клиентом носитель, направлены на электронный адрес клиента или другому адресату.
Во втором случае само нотариальное заверение электронных документов и его результат не сильно отличаются от первой ситуации. Главная особенность — электронный документ нотариус создаёт на основе бумажного документа, который предоставил клиент. В результате получается скан-копия, которую нотариус заверяет своей квалифицированной ЭП, подтверждая тождественность полученного электронного документа его бумажному исходнику.
И в первом, и во втором случае нотариальное заверение электронных документов придаёт им юридическую силу. Однако первый вариант подходит, когда нужно получить электронный документ «с нуля», а второй — когда нужно сделать и заверить электронную копию бумажного документа.
Получить заверенный электронный документ в дистанционном формате можно, если нотариальное действие, по законодательству Российской Федерации о нотариате, разрешает выполнить его удалённо. В отношении документов к таким действиям относятся заверение перевода с одного языка на другой и заверение электронного документа, преобразованного нотариусом в иной формат по сравнению с представленным клиентом электронным документом. Для получения услуг в дистанционном формате нужно подать заявку через личный кабинет на портале ФНП (Федеральной нотариальной палаты) или через веб-сервис Единой информационной системы нотариата. Обязательно наличие сертификата электронной подписи — для подписания заявки на выполнение нотариального действия.
Дистанционное удостоверение сделок (договоров, контрактов, соглашений) — отдельная нотариальная услуга. Для её получения нужно, чтобы каждая из сторон обратилась к нотариусу по своему местонахождению в согласованные заранее день и время. После подготовки документов между сторонами сделки и нотариусами устанавливается видеосвязь для проведения необходимых процедур. Несмотря на дистанционное заключение и удостоверение сделки, личное присутствие сторон у нотариусов всё равно обязательно.
Какие документы можно заверить нотариально
Заверенный нотариусом электронный документ юридически равнозначен его бумажному аналогу или бумажному оригиналу. Его можно представлять в любые государственные органы, судебные инстанции, направлять контрагенту или иным лицам, его обязаны принимать без каких-либо условий. Однако по законодательству Российской Федерации о нотариате существует ряд ограничений для совершения нотариального действия по удостоверению документов. Их всего два: нельзя создать и заверить электронный документ на основе бумажного документа, который имеет отношение к сделке, заключенной в простой письменной форме, а также документ, удостоверяющий личность.
В законах нет других ограничений. Поэтому у нотариуса можно создать и заверить электронную доверенность, документы для направления в судебные органы, различные обращения, которые нужно направить в электронной форме и многие другие юридически значимые документы.
Зачастую к нотариусу обращаются граждане, ИП и представители юридических лиц, у которых не оформлена квалифицированная электронная подпись, поэтому нет возможности надлежащим образом подписать подготовленный электронный документ для направления адресату или загрузки в информационную систему. Но услуга не менее востребована и в случаях, когда нужно взамен бумажного документа получить электронный документ и заверить их тождественность.
Читайте на нашем сайте больше статей по темам электронной подписи, электронного документооборота, информационной безопасности и электронных торгов: https://iitrust.ru/articles
