Многие ОЦО отвечают за закрытие отчетности всей группы обслуживаемых компаний. Как правильно взаимодействовать с бизнесом в ходе закрытия отчетности, какие ИТ-инструменты использовать для мониторинга закрытия, как организовать работу в период пиковых нагрузок, – своим опытом на эти и другие темы поделились представители различных ОЦО.
Владельцы календаря закрытия и регламента закрытия отчетности
По опыту сервисных центров, опрошенных Клубом ОЦО, владельцем календаря закрытия, как правило, является управляющая компания, а вот за регламент закрытия отвечает непосредственно ОЦО. Так, Ольга Файчук, руководитель управления отчетности Северсталь-ЦЕС, отмечает, что владельцем календаря закрытия, как и владельцем сквозного процесса в группе «Северсталь» является управление финансового контроля и финансовый директор «Северстали». По структуре, это – функциональный руководитель направления отчетности ЦЕС. Держателем графика закрытия является управление отчетности ЦЕС.
Екатерина Морозова, директор по бухгалтерскому учету ЦКР, говорит о том, что в ЦКР схема работы, во многом аналогичная ЦЕС, – управлением графиком и его актуализацией занимается ОЦО, срок закрытия задает клиент – финансовая служба – с учетом сроков раскрытия информации и подготовки консолидированной отчетности. При этом Центр на данном этапе находится в поиске правильного разделения ответственности и сфер влияния между ОЦО и клиентами в процессе закрытия отчетности.
Зумара Шамсуллина, начальник отдела бухгалтерской отчетности ЦОБ Татнефть, отмечает, что ЦОБ взаимодействует с бизнесом по срокам предоставления первичной документации и срокам формирования отчетности на основе регламента документооборота. Регламент разрабатывает Центр и согласует его с бизнесом, то есть ОЦО контролирует график закрытия.
Аналогично выстроена работа и в ОЦО «Сегежа Групп», «МФЦ Полюс», С7 Консалт, при этом очень важно четко контролировать процесс закрытия, о чем речь пойдет далее.
Сроки закрытия и ИТ-инструменты для контроля закрытия
Северсталь-ЦЕС – лидеры по срокам закрытия – завершают консолидацию группы «Северсталь» на 3-й календарный день в 14-00. Это тот срок, который является своего рода ориентиром для других центров.