Вопрос корректного учета рабочего времени сотрудников становится все более актуален, особенно при удаленной работе специалистов. Мадияр Султанбек, директор филиала АО НК КТЖ – Многофункциональный центр обслуживания, рассказал Клубу ОЦО о том, как использование в компании инструментов GPS и MDM позволили повысить эффективность учета рабочего времени сотрудников с разъездным характером работы.
Предпосылки внедрения ИТ-инструментов
У нас в компании несколько тысяч сотрудников, чья работа носит разъездной характер. И учет рабочего времени этих сотрудников, на основе которого им начисляется заработная плата, – важный процесс, он был очень трудоемким и требовал участия большого количества сотрудников.
До автоматизации этот процесс выглядел следующим образом:
- Сотрудники, имеющие разъездной режим работы, ежедневно вручную заполняли бумажный маршрутный лист.
- Сотрудники вручную собирали и получали подписи и печати на станциях/у мастеров цехов.
- Сотрудники в конце месяца/смены передавали бумажные маршрутные листы нормировщику.
- Нормировщик вручную производил проверку бумажных маршрутных листов, формировал сводную таблицу и вручную заносил данные в один сводный Excel-файл
- Нормировщик согласовывал сводный Excel-файл с сопутствующим пакетом документов и отправлял его в ОЦО для начисления заработной платы.
- После приема документов сотрудник ОЦО вручную проверял полученные материалы, вносил данные из сводного Excel-файла в систему SAP и производил расчет.
Таким образом, ежемесячно собирались и вручную заполнялись более 900 бумажных маршрутных листов и других сопутствующих документов. Весь процесс – от заполнения, проверки маршрутного листа до выплаты заработной платы – требовал участия около 10 работников, учитывая станционных работников, проставляющих печати.
Таким образом, можно выделить три основные проблемы процесса:
- У сотрудников был бумажный маршрутный лист, в котором допустимы как случайные, так и преднамеренные ошибки, и была возможность ручной корректировки данных.
- Отсутствовали точность, надежность и прозрачность процесса.
- Были высокие риски приписок.
