Между ОЦО и фронт-офисами традиционно курсирует огромное количество документов, поэтому очень важно автоматизировать этот документооборот. Владимир Поляков, менеджер проекта ОЦО Sucden, рассказал Клубу ОЦО, каким образом внедрение ECM-системы позволило не только повысить эффективность взаимодействия ОЦО с фронт-офисами, но и ставить и контролировать текущие задачи для финансовой службы.
Суть трансформации бухгалтерской и финансовой служб
Решение топ-менеджмента о переходе компании Sucden (лидер мирового рынка по производству и поставке продуктов питания) на модель ОЦО с локацией в Москве было принято после реализации проекта внедрения единой ERP-системы и унификации бизнес-процессов в группе производственных компаний. Изначально на заводах Sucden все сотрудники финансовых служб выполняли типовые функции — от работы с документами до закрытия отчетных периодов. В новой модели функции бухгалтерского и налогового учета переходили в ОЦО. ОЦО сосредоточил на себе экспертизу, а также взаимоотношения с внешними органами и контрагентами в части ведения бухгалтерского и налогового учета.
Бухгалтерия на каждом отдельном заводе трансформировалась во фронт-офис. Его сотрудники отвечают за работу с первичными бухгалтерскими документами и документационное обеспечение процессов. Они взаимодействуют с функциональными подразделениями на заводе, осуществляющими снабжение, производство и т.д., функции и процессы которых также были трансформированы и унифицированы. Специфичные для каждой площадки функции выполняет финансовый контроллинг на заводе.
Требовалось настроить процессы и реализовать инструменты для работы с первичными документами и их передачу между производственными площадками и ОЦО.
Фронт-офис работает с документами на каждом отдельном заводе и должен передавать данные по этим документам и электронные скан-образы самих документов в ОЦО. Если у ОЦО в Москве есть запросы к предприятию, то он также может поставить соответствующую задачу (запрос на подбор документов или оформление пакета документов: печать, подписание и передачу). Стало понятно, что необходимо внедрить IТ-систему для обеспечения коммуникаций в двухстороннем порядке между ОЦО и функциональными подразделениями, а также настроить маршрутизацию документов на основе участков учeта.
Выбор IТ-системы
Поделюсь, каким образом мы определились с системой для реализации проекта внедрения. Поскольку нам требовалось создать архив финансово-первичной документации, то мы выбирали ECM-систему (Enterprise Content Management), которая позволит реализовать хранение документов.
Требования к ECM-системе
- Покрытие бизнес-требований.
Первым шагом мы описали процессы, которые требуется автоматизировать. Поэтому при выборе системы команда проекта могла оценить работоспособность программного обеспечения на реальном кейсе из практики бизнеса. - Удобство администрирования системы и базы данных.
- Гибкость в кастомизации системы.
В нашем случае пользователи просили реализовать возможность выгрузки документов по контрагенту за выбранный период в сетевую папку. Такая нехитрая опция экономит время на подготовку документов по требованиям контролирующих органов.
Из опыта можно отметить, что система, которая имеет широкие варианты настройки, в будущем позволит не «переписывать» уже внедренную функциональность, а перенастраивать ее — это существенно дешевле и быстрее в обслуживании и реализации. - Удобный пользовательский интерфейс.
В итоге мы выбрали ECM-систему, которая отвечала нашим требованиям, и внедрили ее с помощью компании — системного интегратора.
Полный текст статьи читайте по ссылке
