Решили рассказать о нашем опыте использования 1С:CRM для поиска кадров.
Автор: Аина Айкатова, Петр Петрухин
Рекрутер (специалист по подбору персонала) в настоящее время незаменимый сотрудник в любой компании, т.к. с его помощью происходит наполнение компании новыми кадрами, наверняка вы помните такую фразу “кадры решают все”.
Задача рекрутера — не только помочь бизнесу подобрать сотрудника с заранее объявленными знаниями, навыками, личностными характеристиками, но и еще и выстроить весь цикл подбора. Грамотно выстроенный бизнес-процесс — это результат, который положительно будет влиять как на бизнес компании, так и на имидж компании на рынке труда.
Цикл подбора персонала выглядит следующим образом:
- Выявление потребности в должностной позиции, описание требований, публикация на сайтах по поиску работы
- Просмотр резюме, согласование, телефонное интервью
- Собеседование с директором
- Тестирование
- Принятие решения по кандидату, оформление
- Предоставление доступов к инфраструктуре, адаптация.
В этом цикле, конечно не обойтись без автоматизации процессов, почему?
- Чтобы не терять кандидатов. Единая база кандидатов позволяет хранить весь путь от соискателя до сотрудника, от начального тестирования до повышения компетенций, от найма до увольнения.
- Чтобы не терять информацию. Взаимодействия с директором (заказчиком), задачи порученные it отделу, данные сотрудника: ФИО, приоритетное направление, бизнес-регион, контакты, анкеты, тесты, сертификаты повышения квалификации.
- Чтобы не терять время. Рутинные процессы очень часто занимают огромное количество времени, а в компании, где численность сотрудников до 50 человек и HR выполняет функции рекрутера, автоматизация процесса найма сотрудников, позволяет HR эффективнее работать в направлении адаптации, развитии сотрудников, развития бренда компании.
Воронка кадров
С помощью воронки кадров можно анализировать количество кандидатов на каждом этапе цикла подбора:
- Отобран отклик (кандидаты отобранные рекрутером)
- Приглашен на собеседование (кандидаты прошедшие первичный отсев по формальным требованиям и приглашенные на собеседование)
- Тестирование (кандидаты успешно прошедшие первое собеседование, выдано техническое задание)
- Стажировка/испытательный срок (сотрудники на этапе адаптации в компании)
- Работа/рост квалификации (действующие сотрудники)
- Увольнение (сотрудники на этапе увольнения.
Хранение контактной информации
Заполнение контактных данных: рекрутер при отклике на вакансию создает и заполняет карточку “Клиента” Рис. 2
- ФИО
- Тип отношений
- Контактные данные
- Тема
- Канал (откуда пришла информация о кандидате)
Рис. 2 Создание карточки “Клиента”
Заполнение карточки “Клиента”
- Добавляется Бизнес-регион (принадлежность к офису в городе. Офисы МСК и Саратов, но берем и сотрудников в регионах без выделенного офиса)
- Тип отношений, при оформлении сотрудника в штат меняется на “Сотрудник”
- При необходимости, вносятся дополнительные контактные данные
В дальнейшем, чтобы добавить или изменить контактные данные, проходим по гиперссылке “Изменить”
Рис. 3 Карточка “Клиента”
Взаимодействие с кандидатом/сотрудником
Из карточки клиента 1С:CRM, можно осуществлять
- Звонки, с помощью офисной телефонии через 1С:Рарус интеграция с телефонией (СофтФон). Набор, приём звонков, прослушивание записи разговора (иногда полезно)
- Писать письма
Данные будут храниться в “Ленте событий” как показано на Рис. 4
Рис. 4
Стандартная настройка почтового ящика, позволит хранить всю переписку по кандидату, отправлять письма по заданным шаблонам.
Планирование взаимодействий
При переходе от стадии к стадии, в ленте событий появляются взаимодействия:
- Пригласить на собеседование
- Провести собеседование
- Провести тестирование
- Заключить договор/оформить в штат
- Предоставить доступы (взаимодействие с IT отделом)
- Сдать внутренний экзамен
- Завершить испытательный срок (взаимодействие с ЛПР)
- При увольнении (закрыть доступы: взаимодействие с IT отделом)
Рис. 5 Взаимодействия
Все взаимодействия попадают в календарь рекрутера, что позволяет не забыть о запланированных встречах и событиях Рис. 6
Рис. 6 Календарь CRM
Календарь 1С:CRM можно синхронизировать с Google календарем, Рис. 7
Рис. 7 Google календарь
Хранение файлов
Анкеты, результаты тестов, сертификаты хранятся в одном месте, как показано на Рис.8
- Чтобы добавить файл нужно, нажать на иконку “скрепка”, далее “добавить файл” (можно добавить ссылку на документ)
- Просмотр файла осуществляется двойным щелчком мыши.
Рис. 8
Завершение взаимодействия
При неудачном завершении взаимодействия, по кандидату завершаем интерес, указываем причину, для дальнейшей аналитики Рис. 8
Рис. 8 Причины завершения
Аналитика
Провести анализ возможно с помощью отчета и диаграмм.
С помощью фильтров можно настроить выводимые данные:
- по ответственному сотруднику
- по периоду
- по теме
- по актуальности (все, в работе, не в работе)
- по статусам из воронки набора и проч.
Наглядное представление возможной аналитики на Рис 9, 10
Рис. 9 Отчет по кандидатам на каждом этапе воронки
Рис. 10 Отчет по причинам завершения
Выводимый отчет может быть смоделирован в зависимости от запроса рекрутера, заказчика.
Резюмируем:
1С:CRM для рекрутера это:
- Общение с кандидатами в почте через 1С:CRM, возможно настроить шаблоны писем для каждой вакансии и этапа собеседования
- Звонки через 1С:CRM, не нужно хранить номера кандидатов у себя в телефоне или в записных книжках, не нужно использовать дополнительные гаджеты
- Хранение истории общения рекрутера и кандидата в одном месте: звонки, письма, файлы, пометки
- Удобный календарь планирования, запланированные взаимодействия попадают в календарь, всегда можно понимать свою загрузку, оповещения системы всегда напомнят о предстоящем событии
- Для заказчика: можно посмотреть статусы по вакансиям, каналы привлечения, причины отказов кандидатов, бизнес-регион
