Ребята, всем привет! 👋 Сегодня я покажу 5 приемов позволяющих упростить работу и экономить время при вводе данных. Это просто магия!!!
Конечно, таких приемов намного больше!... И о каждом из них мы расскажем в следующих уроках.
✨ А прежде, чем мы начнем 📣 напомню, теперь у нас на канале есть удобный рубрикатор 👉 Быстрый поиск решения. Путеводитель по Excel, а все видео 📽 предыдущих уроков доступны в 👉 одном месте.
⏩ 1. Прогрессия
Прогрессией называется последовательность чисел, каждое из которых может быть получено из предыдущего путем выполнения некоторой операции. Например,
- последовательность 2, 4, 6, 8 и т. д.
- последовательность 02.02.2021, 03.02.2021, 04.02.2021 и т. д.
🔔 В Excel доступны следующие виды прогрессии:
- арифметическая;
- геометрическая;
- даты;
- автозаполнение.
👉 Арифметическая прогрессия (Linear) – каждый последующий член прогрессии увеличивается на величину шага, который вводится в поле Шаг (Step value)
👉 Геометрическая прогрессия (Growth) значения последующих членов прогрессии определяются как произведение предыдущего члена прогрессии на величину, указанную в поле Шаг (Step value)
👉 Даты (Date) – прогрессия задается положением переключателя в рамке Единицы (Date unit): день (Day), рабочий день (Weekday), месяц (Month) или год (Year)
👉 Автозаполнение (AutoFill) – позволяет заполнить пустые выделенные ячейки. значениями соответствующего ряда, определяемого автоматически.
Значения в поле Шаг (Step value) и параметры Единицы (Date unit) в этом случае не задаются
🔵 НАПРИМЕР
📝 Задача: Допустим Вам нужна определенная последовательность чисел или дат в строке или столбце.
▶️ Ваши действия:
- введите в ячейку первое значение
- далее, на вкладке Главная в группе Редактирование найдите инструмент Заполнить и воспользуйтесь инструментом прогрессия:
- в открывшемся окне выберите нужные параметры (шаг прогрессии, тип прогрессии и предельное значение, если необходимо):
- в поле Шаг (Step value) задайте шаг профессии (для геометрической прогрессии введенное значение будет являться знаменателем прогрессии)
- чтобы продлить прогрессию, установите флажок Автоматическое определение шага (Trend)
- укажите максимальное значение создаваемого ряда в поле Предельное значение (Stop value)
⚠️ Заполнение ячеек в выделенном диапазоне осуществляется либо:
- до заполнения всего диапазона
- до достижения элементом ряда предельного значения. В этом случае несколько ячеек выделенного диапазона могут остаться пустыми.
🔔 Указывать значение поля Предельное значение (Stop value) не обязательно
Например:
✔️ жмем 🆗 и получаем Результат:
🔷 ВЫВОД: Для ввода последовательности чисел, дат и времени в Excel можно использовать прогрессии
⏩ 2. Заполнить по образцу (быстрое автозаполнение)
🔔 Это один способ в Excel позволяющий в диапазоне данных протянуть формулу до конца столбца.
⚠️ Отличие диапазона данных от таблицы см.здесь
🔵 НАПРИМЕР
📝 Задача: Извлечь данные (например, Фамилия участника (полное)) из целого столбца или записать их в другом виде (например, фамилию с инициалами вместо полных ФИО)
▶️ Ваши действия:
- задайте одну ячейку с образцом (то, что хотите получить):
- выделите все ячейки, которые хотите заполнить по образцу
- жмем
✔️ получаем Результат:
🔔 Альтернативный способ (который, так же даст результат быстрого заполнения):
- ввести в верхнюю ячейку формулу, в которой применяются аргументы из соседних столбцов. Нажать кнопку Enter, например:
=ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(B2;1)="а";"ж";"м")
- навести курсор на правый нижний угол, чтобы он приобрел форму черного крестика ➕:
- кликнуть 2 раза по нижнему правому углу ячейки.
✔️ получаем Результат:
⏩ 3. Автозамена
🔔 Функция Автозамена будет полезна если приходится часто вводить какое-то словосочетание, адрес, e-mail и т.п.
Так же с помощью функции автозамены можно исправлять опечатки и неверное использование заглавных букв в словах, а также вставлять символы и другие фрагменты текста.
🔵 НАПРИМЕР
📝 Задача: Допустим, пользователь ведет таблицу данных, в которой требуется вносить адреса в следующем формате: улица (Название улицы)
Чтобы не писать слово "улица" постоянно - настроим автозамену.
▶️ Ваши действия:
✔️ Результат:
- теперь данный параметр внесен в справочник:
- а при вводе "ул." будет происходить замена, например:
ул. Высоковольтная, 79 -- >>> улица Высоковольтная, 79
⏩ 4. Дата и время
📝 Задача 1: Задать единый формат
🔔 За любой датой и временем в Excel скрывается целое число.
- любое число можно перевести в дату;
- любую дату можно перевести в число.
Аналогично и со временем
⚠️ Как считает Excel:
одна единица — это день;
часть единицы (число от 0 до 1) — это время
Например,
- в ячейке установлен формат время при вводе значения 0,33 получаем время 7:55:12
- при переводе формата ячейки в числовой получаем 30,33
Но вводить даты и время таким путем, так скажем ни лучшее решение
На практике следует вводить даты и время в любом из стандартных форматов, а Excel сразу отформатирует их, например
- вводим: 8.6.22 ▶️ ENTER ▶️ 08.06.2022
- вводим: 8:00 ▶️ ENTER ▶️ 08:00:00
🔔 Что важно: то, как Excel отформатирует ваши даты и время будет зависеть от настроек на Вашем ПК:
🔔 Если формат определенный Excel Вам не подходит, то его всегда можно изменить.
▶️ Задать нужный формат (в том числе свой) можно на вкладке главная в группе Число --->>> Числовой формат
и выбрать Другие числовые форматы:
📝 Задача 2: Настроить вычисления
🔔 Как указывалось выше: за любой датой и временем в Excel скрывается целое число, а следовательно с датами можно производить операции вычитания и сложения:
- Прибавляя к дате число, мы получим дату, которая наступит через соответствующее количество дней, например:
для таблицы =ЕСЛИ([@[Дата сдачи экзамена]]=$L$1;[@[Дата сдачи экзамена]]+$M$1;G2+$O$1)
для диапазона =ЕСЛИ(G2=$L$1;G2+$M$1;G2+$O$1)
- Вычитая из одной даты другую, мы получим разницу в днях, например:
для таблицы =[@[Дата следующего экзамена]]-СЕГОДНЯ()
для диапазона =I2-СЕГОДНЯ()
🔶 Подробнее о работе с датами см. Функции Excel для работы с датами
⏩ 5. Удаление пробелов
Наличие лишних пробелов - это пожалуй наиболее часто встречающаяся проблема, которая доставляем в дальнейшем массу неудобств.
🔔 Для удаления лишних пробелов (в начале, в конце и всех кроме одного между слов) используйте функцию СЖПРОБЕЛЫ ()
Данную функцию мы уже рассматривали в уроке: Обработка текстовых данных. Текстовые функции Excel
Но я напомню:
▶️ Ваши действия:
- добавить вспомогательный столбец в котором ввести в верхнюю ячейку формулу =СЖПРОБЕЛЫ(B2). Нажать кнопку Enter
- как уже отмечалось выше для быстрого автозаполнения: навести курсор на правый нижний угол, чтобы он приобрел форму черного крестика ➕ и кликнуть 2 раза по нижнему правому углу ячейки.
✔️ получаем Результат:
🔔 Вспомогательный столбец можно скрыть или удалить, но ⚠️ предварительно скопировав из него данные в исходный
🔔 Альтернативный способ (который, так же даст результат быстрого заполнения) - записать макрос в редакторе Visual Basic и создать кнопку (или назначить сочетание клавиш) для работы макроса.
Редактор Visual Basic - это отдельное приложение, которое является частью Excel и открывается всякий раз, когда вы открываете книгу Excel.
Для работы с редактором нам потребуется вкладка Разработчик.
⚠️ По умолчанию вкладка "Разработчик" не отображается.
Если вкладка разработчик не активна, то ее следует отобразить, для этого:
- на вкладке "Файл" перейдите к параметрам> настроить ленту и в разделе Настройка ленты в списке Основные вкладки установите флажок Разработчик -->> 🆗:
👉 Теперь мы можем добавить макрос
▶️ Ваши действия:
- запустить редактор Visual Basic
для этого необходимо нажать комбинацию клавиш Alt+F11 или открыть редактор на вкладке Разработчик
- в открывшемся окне редактора создаем новый модуль
- пишем код:
где Range("B2") - первая ячейка столбца в котором следует удалять пробелы
далее,
- закрываем редактор, а на листе создаем объект (например кнопку) которому зададим записанный макрос
✔️ Результат: теперь удалять пробелы в столбце можно кликом по кнопке 👉 🔲
🔷 ВЫВОД: Теперь Вы сможете "избавиться" от пробелов и для вновь внесенных записей не создавая никаких дополнительных столбцов.
А на этом сегодня все. Применяйте данные способы на практике и это позволит упростить работу и экономить время 👏
Продолжение следует...
Подписывайтесь на канал, чтобы не пропустить новые уроки и полезные фишки Excel. Следите за нашими новостями и вы узнаете больше о VBA и Excel в частности.
В следующих уроках более подробно рассмотрим:
☑ настройку полей сводной таблицы;
☑ повторное использование исходного поля в отчете сводной таблицы, включая:
- добавление вычисляемых полей в сводную таблицу;
- создание вычисляемого поля;
- редактирование вычисляемого поля;
и др.
За лайк 👍 и репост 🔁 данного поста благодарочка 💖 и респект 🤝 каждому!
📝 Нам очень важна Ваша обратная связь. Отзыв по уроку и любые вопросы пишите в комментариях.
#excel #как сделать в excel #прогрессия excel #автозаполнение excel #таблицы excel #фишки excel #изменить формат даты excel #автозамена excel #изменить формат времени excel #удалить пробелы excel
