Есть определенный вызов в текущей реальности. Западные вендоры уходят, компании сталкиваются с проблемами при покупке и продлении лицензий, «облака» блокируются, безопасность данных под вопросом, есть привязка стоимости к курсу валюты и необходимость перехода на другое ПО по программе импортозамещения.
С другой стороны, рынок российского ПО не пустой. И у российского ПО есть свои преимущества:
- Техподдержка на русском языке
- Совместное развитие с вендором
- Учет особенностей локальных бизнес-практик
- Повышение доли российских информационных систем в компании
- Размещение на российском хостинге
- Возможность установки на собственных мощностях
- Платежи в рублях
- Субсидии от государства для некоторых отраслей
Обзор возможностей платформы ADVANTA для создания ИСУП
Что же касается ADVANTA, нас выбирают из-за следующих преимуществ:
Достаточно быстрый запуск, возможность вести разные типы проектов в одной системе. Наши крупные заказчики успешно ведут и контролируют в одной системе тысячи своих проектов.
Простой интерфейс и настройка без кодирования позволяют двигать систему, запускать дополнительные контуры без участия вендора. В последней версии мы опробовали новый инструмент кастомизации, когда в ADVANTA при помощи модуля триггеров можно добавить сценарий поведения, не предусмотренный в нашей системе.
Давайте посмотрим подробнее, какие возможности есть у системы. Начнем с процесса развертывания, как он обычно происходит.
В ADVANTA все объекты управления хранятся в определенном иерархическом дереве. Они могут быть собраны в произвольном виде. Первично происходит выбор тех структур (портфелей, программ, категорий проектов), по которым в дальнейшем будет заноситься информация.
Добавлять проекты можно разными способами. Но мы рекомендуем развертывание проекта из шаблона. Здесь ADVANTA позволяет для типовых проектов предусмотреть готовые сценарии: последовательность действий, сроки, документы, типовые риски.
На основе этого шаблона в несколько кликов можно создать новый проект: заполнить карточку, выбрать нужные поля: название, описание, реквизиты, цели, ожидания. После этого новый проект появляется в системе. Есть и альтернативные варианты добавления: ручное создание и развертывание плана проекта в диаграмме Ганта, возможность импорта данных из MS Project, Excel вплоть до интеграции через API с другими программными инструментами.
В развернутом шаблоне проекта есть этапы, контрольные точки, задачи.
ADVANTA предлагает опираться на контрольные точки, чтобы в отчетах предоставлять высшему руководству и Проектному офису действительно важные для бизнеса результаты. Контрольные точки могут быть разных уровней − здесь возможности системы позволяют создавать неограниченное количество объектов и в зависимости от сложности модели управления в каждой конкретной компании можно выбрать необходимый уровень детализации и контроля. После того, как сформировали иерархическую структуру, необходимо поставить дедлайны по контрольным точкам и делегировать полномочия сотрудникам. Можно делегировать пакет работ, этап или отдельную задачу, участник проекта получит приглашение и может приступить к выполнению. Таким образом, по каждому проекту в системе формируется структура работ, назначаются сроки, ответственные, а в каждой задаче обозначаются критерии приемки.
В дальнейшем важно отслеживать, чтобы сотрудники предоставляли актуальные данные по проектам и четко выполняли задачи. По нашему опыту, участники проектов не всегда ответственно подходят к этому вопросу, поэтому мы придумали инструмент − так называемый «помощник Проектного офиса». Он собирает данные по задачам и «подпинывает» сотрудников: напоминает, что пора приступить к тому или иному этапу, есть ли просроченные задачи, какие контрольные точки находятся на исполнении. Благодаря этому инструменту удается не просто выявить проблемные задачи участника проекта, но и собрать статистику по узким местам компании в реализации проектов, причинах срыва сроков и возможностях системного решения этой проблемы.
Таким образом, мы обеспечиваем регулярный сбор данных по задачам и проектам в системе, чтобы на их основе принимать управленческие решения. В дальнейшем эта информация выводится на уровень Проектного комитета и Проектного офиса, а наличие отклонений мониторится с помощью отчетов и дашбордов. Их можно настроить как конструктор, например, сформировать реестр всех проектов, быстро сфокусироваться на тех моментах, которые требуют особого внимания. Посмотреть на метрики и увидеть контрольные точки с их статусами проблемности, перейти на карточку любого проекта и узнать в деталях, что там происходит. Кроме сроков, через дашборды можно контролировать финансы и видеть, когда к работам или контрактам внутри проектов привязаны плановые и фактические данные по финансовой составляющей проектов, бюджеты доходов и расходов по портфелю в целом или по выбранным типам проектов.
Кроме того, в системе есть инструмент для контроля выполнения поставленных поручений.
В итоге за счет инструментов контроля и планирования у нас формируются портфели проектов. И мы можем в различных срезах смотреть информацию по актуальности их выполнения. Здесь самый востребованный отчет — дорожная карта, где есть список проектов из разных портфелей со статусами и комментариями ответственных лиц. Вместо тысячи задач мы видим линейный график важных промежуточных результатов, контрольных точек: кто, что и к какому сроку должен был сделать. Цветовой индикатор показывает, достигнут результат или нет.
В некоторых случаях топ-менеджменту важно видеть мастер-план по этапам реализации портфеля проектов. ADVANTA решает и эту задачу, в отличие от многих других систем, предназначенных для разового управления задачами внутри отдельно взятых проектов. Можно посмотреть совокупность проектов, укрупненных до стадий, у каждой стадии есть ответственный департамент, отмечены контрольные точки. Кликнув по ним, можно увидеть отклонения или, что сейчас очень востребовано, реальную загрузку департаментов по проектам.
Также в отчетность по портфелям входит Рейтинг проектов, где есть возможность ранжировать проекты по различным критериям и понять, какие из них в приоритете в плане выделения ресурсов.
Матрица проектов позволяет по размеру кружка оценить портфель с точки зрения фаз жизненного цикла, важности и сложности проектов. При этом параметры трехмерной матрицы могут быть любыми в зависимости от принятой в компании методики управления портфелем.
В целом, ADVANTA дает поле для работы сотрудников. Это не только система контроля, но и возможность работы с задачами, базой знаний по проектному управлению. Это корпоративный коммуникационный портал, в котором можно хранить документы, вести проекты и эффективно взаимодействовать. Если собрать вообще все возможности, то выглядеть это будет так.
Основные блоки: стратегия, портфели и программы, управление сроками, коммуникации. Кроме того, ADVANTA работает на стадии предпроектной фазы, когда проекта еще нет. Система позволяет собрать идеи, инициативы и только потом принять решение, какие проекты запускать.
Отдельный блок — управление ресурсами, работа с командой, планирование, сбор фактов, расчет планов фактических бюджетов на основе часовых ставок. Есть еще блок управления поручениями, финансовая составляющая и блок управления рисками. По сути, ADVANTA выступает цифровым Проектным офисом, который включает в себя не только функционал проектного менеджмента, но и инструмент для управление развитием и изменениями в компании.
В рамках этого решения мы охватываем контур управления по целям, контур управления и контроля правилами ведения проектов, где можно отслеживать соблюдение сотрудниками регламентов, сроков, наличия необходимых документов и правильной детализации графиков проектов вплоть до постпроектного мониторинга. А когда проект завершился, увидеть, какой экономический эффект это принесло компании.
Инструментарий цифрового проектного офиса также не обходится без коммуникаций, базы знаний, управления шаблонами проектов. И с прошлого года у нас появилась возможность производить множество действий в системе без участия пользователей, на основе автоматизированных сценариев. Появление нового блока позволяет сократить количество рутины в работе проектных команд.
Здесь мы собрали примеры из наших кейсов, где можно применять ADVANTA.
За счет чего обеспечивается такая широта применения? Объектная модель в ADVANTA способна гибко настраиваться под логику любого объекта управления в системе.
Бизнес-эффекты, которые дает систематизация проектной деятельности
Как мы уже говорили выше, создание такой системы требует затрат: времени, сил, средств. Но если анализировать кейсы, результаты наших внедрений, можно увидеть, что это оправдывает вложения. Усредненные цифры:
- 10-50% — снижение отклонений по срокам проектов
- 5-30% — снижение отклонений по бюджетам проектов
- 50-100% — возможность вести больше проектов теми же ресурсами
О пользе системного подхода говорит опыт наших клиентов.
Внедрения, которыми мы гордимся
В конце хочется добавить рекомендации для осуществления изменений:
- Синхронизируйте понимание подходов к управлению проектами внутри компании
- Проведите обследование или аудит процессов УП
- Сформулируйте требования к системе и ИТ-решению
- Согласуйте план внедрения или развития
- Запустите стартовое решение или Комплексный проект внедрения ИСУП
