Елена Филипова, сертифицированный специалист Project Management Institute, квалификация Project Management Professional (PMP), автор книги «С чего начать внедрение проектного управления? Готовая методология контроля проектов организации»
Внедрение и развитие информационной системы управления проектами – обязательный шаг для любой КСУП. Без комфортных условий для управления, которые повысят скорость, технологичность и прозрачность процессов создание КСУП теряет всякий смысл. Именно эти цели и преследует большинство проектов по внедрению программных продуктов. Но, к сожалению, программное решение не может подойти всем сразу, требуется долгий период адаптации, тестирования функций, проб и ошибок. С чего начать? Как определить требования к такой системе так, чтобы удовлетворить широкий круг пользователей и, вместе с тем, обеспечить базу для долговременного развития?
Постоянные функции менеджера
Проектное управление в своей основе мало отличается от просто «управления». Поэтому для проектного менеджера, в первую очередь, необходимо обеспечить те же функции, что и для обычного руководителя. Особенностью систем управления проектами является более высокий уровень инструментов для планирования и контроля исполнения. Ведь проект отличается от операционной деятельности своей срочностью, уникальностью и рисками, что требует особого внимания.
Чтобы обеспечить комфортную работу участникам проектов и при этом поддержать процессы управления, выделим и покажем основные функции ИСУП, которые одинаково применимы как при старте проектного управления, так и при высокой зрелости КСУП.
Управление исполнением
Основа основ управления – делегирование ответственности, полномочий и контроль исполнения. Поэтому для любой системы управления базовым функционалом должны быть возможности по фиксации передачи ответственности за выполнение задачи и приемке результатов, а также богатый набор инструментов для получения отчетов об исполнении в различных ракурсах. Даже не являясь руководителем проекта, я использовала ИСУП ADVANTA для управления подразделением: проводила совещания, фиксировала поручения, отслеживала статус их исполнения, хранила необходимые документы и другие артефакты. Система помогала своевременно обращать внимание на выполнение задач, просрочку и опережение, обосновывать необходимые решения и выстраивать мотивацию.
Планирование
Поскольку мы говорим о старте КСУП и, соответственно, старте ИСУП, для некоторых областей важно определить не только базовые функции, но и последовательность их внедрения. Конечно, многое зависит от устоявшихся правил, стандартов и процессов компании. Но все-таки для большинства систем логична следующая этапность в автоматизации процессов планирования:
Первым и самым востребованным уровнем планирования являются сроки реализации проектов и выполнения задач. Время – наиболее ценный ресурс, его планируют и топ-менеджеры, и функциональные руководители, и просто специалисты. При выполнении проектов и задач с множеством взаимосвязей и ответственных сложно избежать ошибок, поэтому не обойтись без специальных инструментов. В первую очередь, важно уметь группировать задачи проекта, объединять их по смыслам, расставлять приоритеты и контрольные точки. В этом поможет представление проекта в виде иерархической структуры.
Другим незаменимым инструментом ИСУП для планирования сроков является диаграмма Ганта. С ее помощью каждая роль может создать собственный план: топ-менеджмент фиксирует дорожные карты развития, руководители бизнес-направлений намечают проекты, проектные менеджеры создают этапы и задачи в расписании своих инициатив. Диаграмма связывает события по старту и завершению работ, отражает ответственных за задачи. Большинство систем для управления проектами имеет в своем функционале диаграмму Ганта, главное – уметь настроить необходимые элементы в ИСУП. В результате этой работы будет построена основа для создания отчетов всем уровням заинтересованных сторон. Исполнители примут назначенные им задачи, заказчики смогут получать информацию о продвижении проекта по его фазам, руководство сможет контролировать достижение важных результатов в рамках портфеля.
Продолжение публикации - читайте на нашем сайте.
