Ребята, всем привет! 👋 Вот и пришло время поговорить об особенностях совместной работы в Excel 🤗
Всем Вам хорошо известна ситуация когда с одной книгой Excel могут работать несколько пользователей. А если в книге имеются расчеты заданные формулами, которые вы так старательно прописывали, то рано или поздно вы зададитесь вопросом 🤔: "Как же сохранить содержимое ячейки от "несанкционированного" доступа?". Именно об этом мы сегодня и поговорим.
В Excel предусмотрено несколько уровней защиты, позволяющих управлять доступом к данным Excel и их изменением, а именно:
- можно ограничить доступ к файлу;
- можно применить защиту к элементам книги, ограничив просмотр отдельных листов или изменение данных на листе;
- можно защитить элементы листа, например, ячейки листа, запретив доступ к ним или предоставить доступ к определенным диапазонам определенным пользователям.
🔔 Каждая такая защита может быть установлена как по отдельности, так и в совокупности.
Итак, обо всем по порядку.
⏩ Защита ячеек листа
Защита ячеек листа уместна в таблицах которые содержат сложные формулы и/или заданные константы.
🔔 Используя защиту ячеек можно указать элементы, которые пользователи смогут изменять после защиты листа.
🔔 Важно понимать! Скрытие, блокировка и защита элементов книг и листов не предназначены для повышения безопасности или защиты каких-либо конфиденциальных сведений, содержащихся в книге, а лишь помогает убрать данные или формулы, которые могут смутить других пользователей, и предотвратить просмотр и изменение этих данных.
Защита ячеек листа проводится в два этапа:
- 1 этап: настройка атрибутов ячеек
- 2 этап: установка защиты ячеек листа
▶️ Настройка атрибутов ячеек
🔔 Важно! На рабочем листе каждая ячейка по умолчанию является защищаемой, и если установить защиту листа, то в заблокированных ячейках нельзя будет вставить, изменить, удалить или отформатировать данные.
Поэтому, для начала следует убрать защиту:
- Выделим все ячейки и нажатием клавиши Ctrl+1 или щелкнув правой кнопкой мыши по выделению выбираем Формат ячеек [Format cells]:
- Открываем вкладку Защита [Protection] и снимаем атрибут Защищаемая ячейка [Locked] со всех ячеек. Жмем Ок. Готово!
- Далее, выделяем ячейки которые после установки защиты листа не должны изменяться и устанавливаем атрибут Скрыть формулы [Hidden] для ячеек, где нужно скрыть истинное содержимое ячеек, которое отображается в строке формул (обратите внимание на атрибут Защищаемая ячейка [Locked]. Здесь он должен быть установлен). Жмем Ок. Готово!
▶️ Установка защиты ячеек листа
- На вкладке Рецензирование [Review], в группе Защита [Protect], выбрать Защитить лист [Protect Sheet]
- Флажок Защитить лист и содержимое защищаемых ячеек [Protect worksheet and contents of locked cells] должен быть установлен!
- В списке Разрешить всем пользователям этого листа [Allow all users of this worksheet to] отметить требуемые разрешения на действия с защищенными ячейками:
Установить пароль в поле Пароль для отключения защиты листа [Password to unprotect sheet], иначе защита легко будет снята другим пользователем -->> ОК.
Защита ставится на каждый лист отдельно, при необходимости защитить ячейки другого листа следует повторить алгоритм.
▶️ Снятие защиты
Для снятия защиты достаточно на вкладке Рецензирование [Review], в группе Защита [Protect], выбрать Снять защиту листа [Unprotect Sheet].
🔔 Перенастраивать атрибуты ячеек не нужно, т.к. без защиты ячеек листа они не действуют.
▶️ Выборочная защита диапазонов для разных пользователей
🔔 Если с Вашим файлом будут работать несколько пользователей, при этом каждый должен изменять только определенные диапазоны ячеек листа, то можно сделать выборочную защиту диапазонов с уникальными паролями.
Данный тип защиты подразумевает, что у всех защищаемых ячеек установлен атрибут Защищаемая ячейка [Locked].
Алгоритм установки такой защиты:
📍 ШАГ 1. На вкладке Рецензирование [Review], в группе Защита [Protect], выбрать Разрешить изменение диапазонов [Allow Users to Edit Ranges]
📍 ШАГ 2: В появившемся окне нажать кнопку Создать [New],
где:
- ввести Имя [Title] защищаемого диапазона.
- выделить защищаемые Ячейки [Refers to cells].
- ввести Пароль диапазона [Range password] для доступа к ячейкам.
- ОК.
🔔 Не забудьте повторить п. 2 для разных пользователей и разных диапазонов!
📍 ШАГ 3: Включить защиту листа, нажав кнопку Защитить лист [Protect Sheet]
⚠️ Теперь при попытке изменения ячеек любого из защищенных диапазонов, программа будет требовать ввести пароль именно для этого диапазона, т.е. каждый пользователь будет работать только со своими ячейками
Для снятия защиты достаточно на вкладке Рецензирование [Review], в группе Защита [Protect], выбрать Снять защиту листа [Unprotect Sheet].
▶️ Защита листов книги
Кроме защиты отдельных ячеек, чтобы пользователи не могли добавлять/удалять, перемещать/копировать, скрывать/отображать листы, переименовывать и менять цвет ярлычка можно заблокировать структуру книги.
🔔 Важно! Защита структуры распространяется на всю книгу.
Порядок действий такой:
- На вкладке Рецензирование [Review], в группе Защита [Protect], выбрать Защитить книгу [Protect Workbook].
- Проверить, что установлен флажок структуру [Structure], если требуется защита структуры книги от действий с листами, т.е. лист нельзя будет добавить, удалить, скопировать, переместить, скрыть и отобразить.
- Ввести Пароль [Password]. ОК.
🔔 Для отмены защиты на вкладке Рецензирование [Review], в группе Защита [Protect], отжать кнопку Защитить книгу [Protect Workbook]
▶️ Защита файла от открытия
Книгу Excel можно защитить как от изменений, так и от открытия:
- Если задан пароль для открытия файла, то рабочая книга может быть открыта только в случае, если пароль известен.
- Если установить защиту от изменений в рабочей книги, то изменения в книге могут быть сохранены только после указания пароля или путем сохранения рабочей книги под другим именем.
🔔 В случае если есть необходимость защитить файл от нежелательного просмотра, имеет смысл поставить защиту от открытия файла.
Порядок действий такой:
- Выбрать Файл [File], Сохранить как [Save As], выбрать папку или нажать клавишу F12.
В 2019 версии автоматически перед именем файла добавляется Копия, которое стоит удалить, чтобы сохранить текущий файл с защитой от открытия.
- В окне сохранения нажать кнопку Сервис [Tools], затем Общие параметры [General Options].
- Ввести Пароль для открытия файла [Password to open], OK.
- Повторить пароль, OK
- Нажать кнопку Сохранить [Save] и подтвердить замену существующего файла:
🔔 Отмена защиты происходит аналогично установки защиты от открытия, только вместо ввода пароля происходит его удаление из соответствующего поля.
А на этом сегодня все. Продолжение следует...
Подписывайтесь на канал, чтобы не пропустить новые уроки и полезные фишки Excel. Следите за нашими новостями и вы узнаете больше о VBA и Excel в частности.
В следующих уроках более подробно рассмотрим:
☑ Установка ограничений на ввод данных
☑ Поиск неверных данных
☑ Создание и ведение таблиц
☑ Вычисления в таблицах
☑ Преобразование таблицы в обычный диапазон
☑ Удаление дубликатов и др.
За лайк 👍 и репост 🔁 данного поста благодарочка 💖 и респект 🤝 каждому!
#защита листа excel #защита ячейки excel #защита книги excel #excel #примеры excel #обучение excel #фишки excel #совместная работа в excel #защита файла excel #защита листов книги excel
