Если при работе в Word вам приходится иметь дело с табличными данными, в которых фигурируют цифры и, возможно, какие-то вычисления, то имеет смысл задействовать Excel, а Word использовать исключительно для чистового оформления документа.
В этой статье расскажу, как перенести данные из Excel в Word и при этом сохранить связь между ними. То есть в случае изменения данных в Excel они будут автоматически обновлены и в Word.
При этом мы рассмотрим как самые простые и, возможно, очевидные способы переноса таблиц из Excel в Word, так и некоторые приемы работы с данными, которые применяют продвинутые пользователи офисных программ.
Итак, поехали.
Вставка изображения
Если таблица в Excel оформлена должным образом и нет необходимости ее как-то форматировать, то проще всего вставить ее в Word в виде своеобразного скриншота. То есть в вордовский документ будет вставлено по сути изображение, но в отличии от обычного скриншота оно будет автоматически обновляться, при изменении исходных данных в экселевском документе.
Давайте посмотрим как это работает.
Выделяем диапазон таблицы в Excel и обычным образом копируем его в буфер обмена, например, с помощью сочетания клавиш Ctrl + C.
Затем переключаемся в Word и открываем окно специальной вставки. Для этого можно воспользоваться контекстным меню, выпадающим меню на вкладке Главная или просто нажать сочетание клавиш Alt + Ctrl + V.
Выбираем связь с объектом Excel.
В итоге на листе появится изображение, с которым мы можем работать как и с любыми другими изображениями в Word.
В случае изменения данных в экселевской таблице, они будут автоматически обновлены и в Word. Обновляться будут не только данные, но и форматирование, если вы его решите изменить. При этом открыть документ-источник можно просто двойным щелчком мыши по изображению.
Обратите внимание на то, что во время вставки таблицы в Word в контекстном меню появляется пункт Рисунок, который также позволяет вставить скопированный диапазон ячеек в виде изображения.
Но, в отличии от рассмотренного ранее приема, при этом не будут сохранены связи и при каждом изменении значений в Excel нужно будет вручную обновлять, или точнее сказать перевставлять, и это изображение. Фактически это и есть классический скриншот, без каких либо связей с данными.
Вставка табличных данных
Если же нужно вставить данные, чтобы они были доступны для редактирования, то можно также воспользоваться буфером обмена. При этом мы можем вставить данные с тем же форматированием что и в Excel (1), либо использовать стили Word (2).
Оба этих способа вставки перенесут значения, с которыми можно будет работать в Word, то есть можно будет их не только форматировать, но и изменять. При этом связь с экселевской книгой не сохраняется и любое изменение в исходных данных никак не проявится в вордовском документе.
Чтобы эту связь сохранить, нужно использовать два следующих инструмента вставки, позволяющих вставить данные со связями и по аналогии - первый вариант сохраняет первоначальное форматирование (3), а второй преобразует его под текущие стили вордовского документа (4).
Теперь при изменении данных в Экселе будут меняться и данные в Ворде. Но обратите внимание на то, что в обратном направлении это не работает. То есть изменение данных в связанной таблице в Word, не приведет к изменению данных в Excel. После обновления таблицы все произведенные вами изменения исчезнут.
Связи между документами
И тут самое время рассказать о связях между документами.
Вставляя подобным образом данные из Excel в Word мы сзываем два файла и эта связь сохраняется на уровне документа. Если мы закроем и повторно откроем вордовский документ, то программа нам сообщит, что документ содержит связи с другими файлами и спросит, нужно ли их обновить.
Нажимая да, мы даем право Word сверить актуальность данных с Excel и если в исходной таблице произошли изменения, то они отобразятся и в вордовском документе.
Если же мы нажали нет, но в дальнейшем захотим данные актуализировать, то просто вызываем на них контекстное меню щелчком правой кнопки мыши и выбираем Обновить связь.
Важно понимать, что наши документы находятся в определенном месте на диске компьютера и создаваемые связи жестко привязываются к этим местоположениями и названиям самих документов. Если мы перенесем экселевский файл или изменим его название, то связь будет нарушена.
Восстановить ее довольно просто, так как все связанные документы отображаются в окне Связи. Открыть его можно через меню Файл - раздел Сведения. Здесь в нижнем правом углу окна есть пункт Изменить связи с файлами.
В открывшемся окне будут перечислены все связи, настроенные в документе. Выбираем нужную связь и редактируем ее нажатием на Сменить источник.
Далее указываем файл источника на диске компьютера, то есть выбираем его в новом местоположении или указываем переименованный файл. После этого связи восстановятся.
Ну и раз уж мы заговорили об окне Связи, то стоит отметить, что мы можем вручную задать способ их обновления. Откроем это окно через контекстное меню и пункт Связанный объект Worksheet.
Например, мы не хотим, чтобы при открытии документа появлялось окно о необходимости проверить актуальность данных. В этом случае для этой связи изменяем способ обновления на «по запросу» и теперь данные нужно будет обновлять вручную, например, через контекстное меню.
Также в этом окне для каждой связи можно настроить параметр "Сохранять формат при обновлении". Он позволяет либо полностью подтягивать форматирование из исходного документа, либо дает возможность изменить форматирование в Word на произвольное и оно будет сохраняться при каждом обновлении данных.
Ну и с помощью этого окна мы можем разорвать связь, если она более не нужна (кнопка Разорвать связь). В итоге данные в Word станут полностью самостоятельными.
Коды полей
Ну и пара слов о подноготной связей в Word.
По сути своей связь является специальным полем, содержащим определенный код. В этом легко убедиться, нажав сочетание Alt + F9, которое позволяет переключить вид отображение значений полей в их код.
И вот тут открываются необъятные просторы для творчества.
Тема кодов полей крайне обширная и лишь слегка пересекается с темой данной статьи. В справочной системе Word вы найдете подробное описание различных кодов и их ключей - https://support.microsoft.com
Я лишь приведу два примера, которые позволят вам понять возможности полей в Word в контексте вставки данных из Excel.
Замена связей между документами
Например, есть электронная таблица с массой расчетов и вы на базе этого документа составляете пояснительную записку. В нее одним из ранее рассмотренных способов вставляете данные из расчета и таких связей может быть десяток или даже сотня.
И тут вдруг возникает необходимость переименовать или перенести исходный файл с вычислениями. При этом, как я уже говорил ранее, все связи будут разорваны и нужно их будет восстанавливать.
Редактировать десятки ссылок вручную через окно Связи крайне трудоемко, но, думаю, вы уже догадались, какое решение стоит применить…
В режиме отображения полей видны прямые ссылки на документ, который является источником данных, а значит с помощью самой обычной замены текста мы можем изменить старый путь или название файла на новый.
Вызываем окно замены, например, с помощью сочетания Ctrl + H и подставляем нужные данные. Я изменил лишь название файла, поэтому поменяю его. Если поменялся путь к документу, то, соответственно, подставляем его.
Таким образом в пару щелчков мыши мы решим довольно сложную на первый взгляд задачу.
Именованные диапазоны
И еще одни более сложный пример.
Думаю, вы уже обратили внимание на то, что в коде полей фигурируют ссылки на выбранные в Excel диапазоны.
Ссылки эти имеют непривычный для многих стиль RC. Этот стиль действительно не очень привычен в обычной работе с Экселем, но крайне полезен при написании различных макросов на VBA.
О стиле ссылок RC напишу отельную статью. Пока же, не вдаваясь в подробности, поясню, что тут мы видим ссылки на конкретные диапазоны листа Excel, из которых передаются данные в Word. То есть все равно, что мы бы указали, к примеру, диапазон A1:B10.
Так как диапазон указан явно, то значения будут подтягиваться только из него, а что если таблица в Excel у нас динамическая, то есть данные в ней регулярно добавляются? При такой записи новые данные в Word не попадут. Как решить эту проблему?
В моем примере данные находятся в умной таблице, которая имеет свое название. Найти его можно на вкладке Конструктор.
При создании умной таблицы Excel вроде бы как создает одноименный именованный диапазон, но проблема в том, что он не работает должным образом в таких вот ситуациях. То есть если мы его сейчас подставим в поле вместо существующих ссылок, то появится ошибка.
По этой причине нам нужно будет вручную создать новый именованный диапазон из все таблицы (как создать именованный диапазон), для этого воспользуемся следующей конструкцией.
То есть в именованном диапазоне будет использован целый объект - Таблица2.
Ну а теперь редактируем код поля в Word и подставляем туда название именованного диапазона. Ссылка на именованный диапазон обычно выглядит так - сначала указывается название листа, а затем через восклицательный знак название диапазона. Точно также задается он и в коде полей.
Теперь обновляем поле и проверяем результат. При добавлении строк в умную таблицу в Excel строки будут появляться и в вордовской таблице.
Ссылки на мои ресурсы по Excel
★ Телеграм