Ольга Олейник, начальник управления по учету торговых операций Центра обслуживания по бухгалтерскому и налоговому учету Гринатома, рассказала Клубу ОЦО о том, как в Центре пришли к необходимости внедрения юридически значимого ЭДО, с чего начали этот процесс и что было самым сложным, а также каковы основные экономические эффекты от проекта для ОЦО.
Предпосылки и этапы внедрения ЭДО
Вопрос о необходимости внедрения ЮЗЭДО был поднят нашим главным заказчиком – госкорпорацией Росатом, а именно – главным бухгалтером ГК Росатом В.А. Андриенко. Основная аргументация заказчика – экономия и скорость обмена электронными документами, которая гораздо выше нежели скорость обмена бумажными документами.
Можно выделить три этапа внедрения ЭДО в Гринатоме:
1. Перевод сделок между контрагентами отрасли на ЮЗЭДО
2. Перевод контрактов с внешними контрагентами на ЮЗЭДО
3. Внедрение внутреннего ЭДО
Рассмотрим каждый этап более подробно.
Этап 1: ЮЗЭДО с отраслевыми контрагентами
Этот этап занял около года, он стартовал в конце 2017 года, а в 2018 году все отраслевые контрагенты перешли на ЮЗЭДО: начали мы с 108 компаний, сегодня это 170 компаний.
В целом процесс внедрения ЮЗЭДО между отраслевыми контрагентами прошел достаточно гладко благодаря тому, у нас была сильная экспертная команда внедрения проекта и мы серьезно подошли к обучению сотрудников работе с электронными документами. Остановлюсь на этих вопросах чуть подробнее.
Команда проекта. Костяк команды проекта составили сотрудники ИТ-отдела, которые занимались разработкой и внедрением ЮЗЭДО: они хорошо знали ИТ-системы и одновременно изучали все законодательные изменения и лучшие практики, касающиеся внедрения ЭДО.
Также в команду проекта вошли: со стороны ключевых предприятий отрасли – эксперты из бухгалтерии и из бизнеса, со стороны ЦО БУ и НУ – я как ключевой эксперт и команда начальников управлений по всем направлениям.
Всего в команду проекта входило примерно 15 человек.
Обучение сотрудников. Команда ИТ-поддержки обучала ключевых пользователей со стороны предприятий и сотрудников ЦО, каким образом создавать, согласовывать и подписывать сделки ЮЗЭДО. Показывали пошагово, как действовать, после чего можно было задать любые вопросы и получить на них ответы либо в режиме онлайн, либо в оперативном режиме. Очень полезными оказались отдельные видеоинструкции для каждого этапа жизненного цикла электронного документа, которые до сих пор хранятся на нашем внутреннем портале: любой сотрудник может зайти в блок ЮЗЭДО и посмотреть, как согласовать электронный документ, как начать взаимоотношения с контрагентом, каким образом осуществляется согласование в ЦО, как подписать документ, какую электронную подпись в каком случае выбрать и т.д. Сегодня такие инструкции особенно полезны для новых сотрудников.
На этапе внедрения ЮЗЭДО процесс обучения не потребовал много времени – достаточно было подробно изучить каждый шаг. Прежде чем запустить проект в опытную эксплуатацию, мы в сентябре – октябре 2018 г. активно тестировали применение электронных документов и ИТ-команда оперативно устраняла те ошибки, которые у нас возникали при тестировании.
Полный текст статьи читайте на сайте Клуб ОЦО по ссылке
