Как оптимизировать бизнес-процессы?

Внешние факторы (экономика, международные 
события, политика, экология и другие) оказывают гораздо большее влияние, чем хотелось бы? Зоны ответственности сотрудников пересекаются? Бизнес-регламенты разработаны не на всех уровнях? В таких ситуациях может возникнуть ощущение хаоса, а о гибкости и адаптивности процессов не может быть и речи.

Прочитав статью, вы узнаете:

• Как провести аудит внутренних процессов
• Как увидеть узкие места
• Как оптимизировать процессы
• Как сделать организацию более устойчивой и адаптивной

1. Определите стратегию и ценности вашей компании

Проведите стратегическую и/или организационную сессии с ключевыми лицами вашей компании 
для определения:

• миссии компании (как работать с миссией мы рассказали в этой статье)
• ценностей и особенностей корпоративной культуры вашей компании
• стратегии на следующие 3 года
• ближайших шагов по реализации стратегии и зон ответственности
• необходимости заземления стратегии через метод ССП (подробнее о нем рассказывали здесь)

Для создания прозрачной системы работы со стратегией компании и мотивацией персонала через возможность влияния на достижение стратегии используйте метод OKR (Objectives and Key Results). Изучайте методику на вебинаре Людмилы Морозовой и скачивайте пакет материалов по OKR.

2. Оцените текущую ситуацию

1️⃣ Рассмотрите текущую ситуацию с разных сторон: финансовое состояние организации, риски 
и возможности (SWOT-анализ), состояние бизнес-процессов, степень достижения поставленных 
ранее целей и пр.

2️⃣ Проведите аудит действующей в компании документации: степень документированности (регламентация правил), интеграция документов между собой, понятность инструкций для персонала, полнота информации в документах для работы, степень актуальности документации (используются 
ли инструкции для работы, так ли выполняются процессы, как это описано).

Рассмотрите все действующие документы:

📁 Организационная структура и ее соответствие штатному расписанию (бывают противоречия в части сформированных отделов и названий должностей).

📖 Должностные инструкции: здесь важно проверить их адекватность по отношению к организационной структуре и штатной расстановке. Распространенная ситуация, когда часто меняется организационная структура, а должностные инструкции не успевают корректироваться. Отсюда и расхождения в названиях должностей, неоднозначность
в трактовке структуры подчиненности и зон ответственности. Так же следует обратить внимание на требования к квалификации и опыту работы – сравнить их с фактическим положением дел. Для этого сверьте требования должностной инструкции и данные личных дел или карточек Т-2.

📑 Поднимите организационно-распорядительную документацию (приказы и распоряжения по основной деятельности) за последний год, исключая кадровые приказы. Оцените, что из правил стали применять в организации, что впоследствии нашло отражение в регламентах
и инструкциях, а что «умерло». Для последней категории потребуется провести оценку: нужны ли действительно эти правила, почему они были проигнорированы, что сделать для того, чтобы эти правила начали работать (при необходимости).

🗒️ Рассмотрите регламенты, инструкции и положения на предмет того, насколько они интегрированы между собой. Если есть ссылки в одних документах на другие документы – правдивы ли они. Есть ли в общей структуре документации неосвещенные вопросы («слепые зоны»). Установлена ли ответственность за выполнение конкретных действий и сроки для их выполнения.

❓ Выпишите вопросы, требующие внимания для проведения интервью.

3️⃣ Проведите интервьюирование сотрудников, чтобы выявить, какие процессы действуют 
в организации. Проанализируйте потери, выявленные в ходе выполнения процессов «как есть». Обратите внимание на актуальность документации на рабочем месте сотрудника.

Листайте галерею, чтобы увидеть еще больше примеров

4️⃣ Оцените степень вовлеченности и лояльности персонала к компании.

5️⃣ Оцените компетенции и навыки сотрудников (soft skills/hard skills) по отношению к должностям и ролям, которые они реализуют в компании.

3. Определите шаги для оптимизации системы 
 бизнес-процессов

1️⃣ Идеальный бизнес-процесс – линейный. Однако, в условиях бизнеса это не совместимо 
с реальностью. Поэтому просто старайтесь упрощать. Ниже описаны критерии, показатели
 которых должны измениться при оптимизации процессов (один или сразу несколько):

• Результативность бизнес-процесса (способность процесса достигать запланированного результата)
• Стоимость бизнес-процесса
• Время выполнения бизнес-процесса
• Качественные показатели бизнес-процесса
• Фрагментация (детализация) бизнес-процессов

2️⃣ Оптимизируйте процессы, используя метод 5 вопросов. Анализируйте каждое действие в процессе с помощью следующих вопросов:

3️⃣ Методологический принцип – «Бритва Оккама»: не следует привлекать новые сущности 
без крайней на то необходимости. Оптимизация на основании этого принципа заключается
в анализе бизнес-логики процесса, детальном анализе всех этапов, их связей и очередности, выявления нарушенной логики в бизнес-процессе. Примерами могут служить преобразование последовательных шагов в параллельные, исключение не добавляющих ценности действий. На данном этапе также целесообразно оценивать возможность автоматизации конкретных элементов.

4️⃣ Кроме метода 5 вопросов, описанного во втором пункте, можно пользоваться технологиями бережливого производства и оценивать потери бизнес-процесса (в классическом варианте их 7), которые могут возникать на разных этапах процесса. Если раньше потери интерпретировались только для производственных процессов, то в настоящее время их интерпретация распространяется также на процессы, протекающие в офисе. Оптимизация процессов в этом случае состоит из 8 следующих шагов:

4. Создайте план внедрения

1. Создайте команду для рабочей группы по каждому отдельному процессу, включающую руководителей подразделений, задействованных в реализации процесса (в том числе Заказчиков и потребителей процесса), владельца процесса и ключевых исполнителей процессов.
2. В ходе рабочих групп сделайте SWOT-анализ процесса. Определите риски и возможности для процессов. Разработайте план мероприятий для минимизации выявленных рисков и усиления возможностей.
3. На рабочих группах проанализируйте шаги бизнес-процесса, определите оптимальную модель бизнес-процесса.
4. Определите KPI для оценки процесса, а также участников процесса.
5. 􏰅Определите этапы внедрения процесса в соответствии с шагами процесса. Рассматривайте первые два-три цикла бизнес-процесса как проект: с этапами реализации, ответственными и сроками.

5. Внедряйте

1. Внедрение начинается с обучения персонала новым правилам и определения мотивации 
за исполнение / неисполнение новых правил.
2. Постоянный мониторинг мероприятий по плану внедрения.
3. Оценка исполнения бизнес-процессов, корректировка бизнес-процессов при необходимости.
4. Регулярная аналитика по разработанным KPI процесса, мотивация персонала в соответствии 
с разработанными показателями.
5. 􏰅Дальнейший регулярный аудит процесса.

Поможем ускорить бизнес-процессы, повысить операционную эффективность. Вместе проанализируем потенциал процессов и потерь, предложим план реорганизации процессов с детальной проработкой вариантов. ТОП-решения собрали в проекте «Фокус».

#tsqconsulting #бизнес #управление