В Эксель есть встроенные инструменты, позволяющие установить защиту на документ. Так на вкладке Рецензирование мы можем установить защиту на активный лист или на книгу целиком.
Давайте посмотрим, как применять эти инструменты. Они могут быть полезны в ряде ситуаций. Например, когда возникла необходимость передать документ с какими-то расчетами, но исходные данные и вычисления «засвечивать» не хочется. Либо нужно разрешить ввод данных только в какие-то конкретные ячейки или диапазоны.
Рассмотрим вот такой упрощенный документ.
В нем есть таблица с заказами, в которую подтягиваются данные из соседних листов - цены из Прайс-листа и город с листа Сотрудники. На базе перечня заказов построен Отчет.
Возникает необходимость передать данный документ другим пользователям, но чтобы при этом в нем не отображались формулы и вспомогательные листы.
И дополнительно усложним задачу - сделаем так, чтобы пользователь мог редактировать только данные в столбце Количество в таблице на листе Заказы. Все другие ячейки защитим от редактирования.
Давайте приступим.
Ключевой момент, который нужно понять - в Excel защита строится по принципу исключений. Это значит, что если мы сейчас включим защиту листа и в перечне разрешенных пользователям действий ничего указывать не будем, то в итоге все операции на листе будут заблокированы.
Мы не сможем ни выделять, ни удалять, ни редактировать данные. Защита распространяется НА ВСЕ ячейки листа, так как по умолчанию в свойствах каждой ячейки стоит опция «защищаемая ячейка». В этом легко убедиться, вызвав окно Формат ячеек (например, с помощью сочетания клавиш Ctrl + 1) на любой ячейке листа и перейдя на вкладку Защита.
То есть если этот флажок установлен, то ячейка будет защищаться при включении защиты листа на вкладке Рецензирование. Если не установлен, то ячейка будет исключением и защита ее не коснется.
Так как мы должны иметь возможность изменять данные в столбце Количество, то нужно сделать все ячейки этого столбца незащищаемыми. Для этого выделяем диапазон ячеек, вызываем окно Формат ячеек и убираем галочку Защищаемая ячейка.
Также обратите внимание на опцию Скрыть формулы. Ее как раз и нужно использовать, чтобы при включенной защите листа формулы не отображались. Поэтому выделяем все столбцы с расчетами и включаем эту опцию для них.
Ну а теперь переходим на вкладку Рецензирование и включаем защиту листа. Как я уже упомянул, защита предполагает полную блокировку любых действий, но мы можем разрешить пользователю определенные операции, которые перечислены в окне защиты. Например, включим возможность выбора заблокированных ячеек, чтобы убедиться, что формулы не выводятся.
Теперь выбираем любую ячейку с формулой и убеждаемся, что в строке формул ничего не отображается.
При этом мы можем вносить изменения только в столбец количество. Остальные ячейки листа будут заблокированы.
С этим листом разобрались. Ну а на листе с отчетом нам нужно заблокировать любые операции, кроме работы со сводной таблицей. Поэтому устанавливаем защиту листа и в исключения добавляем соответствующую опцию, позволяющую работать со сводными таблицами и диаграммами.
Теперь документ защищен и осталось лишь скрыть листы с сотрудниками и прайс-листом от посторонних глаз.
Ну а чтобы пользователь в случае обнаружения скрытых листов не смог их отобразить, защитим структуру книги с помощью соответствующего инструмента.
Все, документ готов к передаче. Пользователи не смогут вносить в него изменения, а точнее смогут лишь корректировать данные в столбце Количество. Другие ячейки будут заблокированы.
Защита работает, но не стоит на нее возлагать большие надежды. Дело в том, что подобная защита отлично подходит для случаев, когда нужно ограничить доступ пользователей к какому-то инструментарию (форматированию, редактированию, формулам), чтобы избежать возможных ошибок или неуместных исправлений. Однако защитить данные от, так скажем, злоумышленника, который захочет получить к ним доступ, не получится. Такая защита листа или книги довольно легко обходится и часто это даже хорошо, ведь пароли постоянно забываются или теряются. Вполне может возникнуть ситуация, когда понадобится снять подобную защиту, которую вы сами установили, но пароль был безвозвратно утерян. И о том, как это сделать, я расскажу в следующей заметке.