Елена Филипова, сертифицированный специалист Project Managment Institute, квалификация Project Managment Professional (PMP)
Чтобы ответить на этот вопрос, прежде всего, необходимо хорошо подумать о том, для чего нужен Проектный офис, какие цели ставит перед собой организация, создавая эту структуру. Сформулировать цель создания Проектного офиса – сложная и важная задача, которая определяет и его функции, и может заложить основы мотивации этого подразделения, определить ключевые показатели эффективности. К сожалению, многие определяют цели ПрОф без должного внимания: быстро, бездумно и условно. Наверное, и вы не раз сталкивались с документом «Положение о подразделении», в котором написано много красивых и умных слов, которые не несут за собой ничего конкретного. Очень часто именно так и выглядит документ «Положение о Проектном офисе». Что обычно написано в таком документе, где подразумеваются цели Проектного офиса:
- наведение порядка;
- централизация и стандартизация управления;
- совершенствование процессов проектного управления;
- обучение персонала методам управления проектами;
- повышение ценности от реализации проектов.
Нередко в целях создания Проектного офиса пишут даже что-то вроде «Достижение стратегических целей компании». Хотя всем понятно, что достижение стратегических целей – основная задача топ-менеджмента, которая не может быть переложена на такую структуру как ПрОф.
Приведенные примеры «целей» можно отнести к направлениям деятельности или просто лозунгам, которые не обязывают сотрудников Проектного офиса ни к чему конкретному. Как топ-менеджер, по этим целям вы никогда не сможете понять, достигаются они или нет, как движется Проектный офис к этим целям, в чем он преуспел, а с чем есть проблемы. Зачастую в этом кроется корень зла: то есть именно непонимание целей ПрОф приводит его к неэффективной работе, конфликтам с проектными командами и топ-менеджментом и даже «смерти» Проектного офиса, так как его результаты становятся непонятными, ненужными, а содержание – затратным.
Приводим примеры целей Проектного офиса, которые помогают оценить эффект от работы этой структуры и определить ее функции. К таким целям можно отнести:
- Повышение удовлетворенности от управления проектами (сверху – руководство и снизу – проектные команды);
- Сокращение отклонений от плановых сроков/бюджетов по типовым проектам;
- Снижение сроков принятия решений по проектам/программам;
- Повышение уровня компетентности персонала методом управления проектами;
- Сокращение сроков подготовки отчетности по портфелю проектов.
Конечно, для каждой такой цели должен устанавливаться конкретный срок ее достижения, а также показатель (измеритель цели). Например, повышение уровня компетентности персонала можно измерять в количестве сертифицированных специалистов (внутренняя или внешняя сертификация) или просто в числе обученных специалистов.
Взаимосвязь целей и функций ПрОф
Каждая цель должна отвечать на вопросы: какая выгода компании от Проектного офиса? Как измерить достижение этой выгоды? Какие реальные преимущества дает бизнесу внедрение Проектного офиса? Только тогда вы сможете четко сформулировать нужные функции, поставить задачи и понимать, как вы движетесь к этим целям.
Для каждой компании будут свои выгоды, и именно топ-менеджмент должен определить цели создания Проектного офиса и контролировать их выполнение. Вообще топ-менеджмент – основной заказчик и выгодоприобретатель создания этой структуры, так как ПрОф, как часть КСУП, призван способствовать достижению стратегических целей и бизнес-выгод. Для определения целей Проектного офиса важно опросить именно руководство компании и сформулировать цели на основании его потребностей.
Если говорить о наиболее популярных функциях ПрОф, которые он, чаще всего, выполняет, и целях, на которые они направлены, то можно выделить следующие:
Приведенные функции являются основой построения КСУП, но не покрывают все ее потребности. При построении процессов управления функции могут быть дополнены.
Продолжение публикации читайте на нашем сайте
Присоединяйтесь к нам ВКонтакте и Телеграм!
