Электронная подпись — это не только удобно, но часто необходимо по закону. Расскажу, когда руководителю компании или ИП нужна электронная подпись, как её получить и какие варианты подписи бывают.
Какие виды электронных подписей бывают
Простая электронная подпись (ПЭП)
Это обычный пароль, который только подтверждает личность создателя документа или пользователя сервиса. Например, пин-код банковской карты или пароль, который можно установить для открытия документа Word. Простая подпись не защищает документ от внесения в него изменений.
ПЭП можно использовать для документооборота внутри компании: передавать между подразделениями заявки, отчеты, служебные записки и другую необходимую информацию.
Для оформлении кадровых документов тоже в большинстве случаев допустимо использовать ПЭП. Исключения здесь только два — трудовой договор и договор о материальной ответственности, для которых необходимо применять только усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).
Весь остальной кадровый документооборот можно вести с помощью ПЭП. Например, это могут быть заявления, объяснительные записки, распоряжения, приказы. Чтобы использовать ПЭП для кадровых документов, это правило нужно отразить в трудовом договоре, коллективном договоре или в другом внутреннем нормативном документе компании.
Также ПЭП можно применять и для документооборота с контрагентами. Здесь также есть исключение: электронные счета-фактуры следует подписывать только с помощью УКЭП. Но все остальные документы можно заверять и с помощью ПЭП. Это могут быть договоры, накладные, акты выполненных работ, письма.
Чтобы документ, подписанный с помощью ПЭП, имел юридическую силу, нужно заключить с каждым контрагентом соответствующее соглашение.
Соглашение с контрагентом, трудовой договор, или раздел внутреннего документа компании, посвященные ПЭП, должны включать в себя следующие положения.
- Порядок идентификации лица, подписавшего документ, по его ПЭП. Например, можно приложить к соглашению или договору список логинов и соответствующих им должностных лиц — владельцев подписей.
- Обязанность пользователей ПЭП соблюдать конфиденциальность не сообщать свой пароль другим лицам, немедленно проинформировать руководство и заменить пароль при любых подозрениях в том, что он разглашён.
На практике для юридически значимого оборота чаще используют другие, более надежные виды ЭП.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)
Её формируют с помощью криптографических программ, которые специально разработаны для защиты информации. Такая подпись состоит из двух ключей — закрытого и открытого. Владелец УНЭП создаёт документ и шифрует его с помощью закрытого ключа, а затем отправляет получателю вместе с открытым ключом. Получатель, используя открытый ключ, может проверить подлинность документа и отсутствие изменений в нём.
УНЭП можно применять в тех же случаях, что и ПЭП. Это внутренний документооборот между подразделениями компании, а также кадры и работа с контрагентами, кроме отдельных исключений. Чтобы придать УНЭП юридическую силу, по аналогии с ПЭП нужно заранее прописать это в трудовом договоре, внутренних нормативных актах компании или соглашениях с контрагентами.
Лучше применять УНЭП, чем простую электронную подпись, особенно для документооборота с контрагентами. Усиленная подпись, в отличие от простой, не только подтверждает личность отправителя, но и защищает документ от исправлений.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)
Работает по тому же принципу двух ключей, как и неквалифицированная ЭП. Отличие квалифицированной подписи — в порядке её создания.
- Выпускать УКЭП могут только уполномоченные организации: подразделения ФНС, Федерального казначейства и ЦБ РФ, либо удостоверяющие центры (УЦ), которые прошли аккредитацию Минцифры.
- Программа, с помощью которой создана УКЭП, должна быть сертифицирована ФСБ РФ.
- Вместе с ключами УКЭП уполномоченная организация должна выдать получателю подтверждающий документ — сертификат, составленный в соответствии с приказом ФСБ РФ от 27.12.2011 № 796.
УКЭП по умолчанию равнозначна собственноручной подписи руководителя компании, предпринимателя или физического лица на бумажном документе. В этом случае не нужно дополнительно подтверждать юридическую силу подписи с помощью нормативных документов компании или соглашений с контрагентами. УКЭП можно без каких-либо дополнительных условий применять для заверения любых электронных документов.
Если же закон не определяет вид электронной подписи для конкретной ситуации, вы можете использовать любую версию, установив это внутренними документами, либо по согласованию с контрагентами или сотрудниками.
Где получить электронную подпись
С 1 января 2022 года на имя ИП и организации УКЭП можно получить только у ФНС и её доверенных лиц
В подразделениях ФНС РФ. Это бесплатно, но нужно купить токен — носитель информации. Его стоимость начинается примерно от 1,5-2 тыс. руб. УКЭП, полученная в ФНС, будет действовать 15 месяцев.
Физические лица, как в 2021, так в 2022 году могут оформить УКЭП в любом аккредитованном коммерческом УЦ. Стоимость УКЭП на год для них — примерно от 1 до 2,5 тыс. руб.
