Если в вашей компании есть различный документооборот, то вам стоит задуматься о переносе его в Битрикс24.
Часто используются следующие процессы:
1. Входящий документ
2. Исходящий документ
3. Приказ
4. Служебная записка.
Делимся нашим опытом автоматизации этих процессов на порталы Битрикс.
Как это будет работать?
Перенос таких процессов в Битрикс освободит ваш офис от постоянных поисков нужного сотрудника для согласования, ускорит процесс утверждения документа. Благодаря наличию статусов и фильтра весь процесс будет очень прозрачным и понятным.
Для примера рассмотрим только один процесс «Исходящий документ». В нашем случае у нас будет следующая схема согласования (см прикрепленное фото).
Для данного процесса используются следующие роли:
1. Автор обращения
2. Руководитель автора
3. Делопроизводитель
4. Согласант
5. Директор или заместитель директора.
Согласование происходит через задания из раздела «Бизнес-процессы».
Запуск «Исходящего документа».
Мы предлагаем запускать данный процесс из раздела «Новости».
1. Сотрудник заполняет определенную форму для запуска, например, такую
2. В данную карточку можно поставить запросы всех необходимых полей для вашего процесса. После запуска процесса отправиться задание руководителю сотрудника, который запустил процесс.
3. Руководитель может согласовать или отправить на доработку документ, оставив комментарий сотруднику.
4. Если документ отправлен на доработку автор запроса получит задание на изменение документа.
В таком же темпе происходит все согласование документа. На каких-то этапах у ответственных сотрудников происходит запрос дополнительной информации, изменяется статус документа и т.д.
Например:
- согласование с руководителем;
- проверка оформления;
- согласование с согласантом;
- подписание документов;
- отправка документа;
- документ отправлен.
Это позволит быстро посмотреть сколько документов сейчас на согласовании.
Кто будет видеть мой документ?
Права доступа могут быть настроены индивидуально под вас.
Права доступа по ролям:
1. Автор – Чтение, изменение на стадии доработки;
2. Руководитель – Чтение на стадии согласования;
3. Делопроизводитель – Чтение;
4. Согласант – Чтение на стадии согласования;
5. Директор (заместитель) – Нет доступа, т.к. данный сотрудник только подписывает документ.
6. Администратор портала – Полный доступ.
При таком распределении изменять документ может только узкий список сотрудников.
Введение документооборота в Битрикс24 позволит вашей компании сделать процесс согласования документов более быстрым, прозрачным и легким.
Каждый шаг четко прописан в системе, и никто не забудет его выполнить.
Все будут своевременно получать задание на согласование, подписание документов.
Процесс нумерации будет происходить автоматически системой.
Процесс поиска происходит быстрее - с полным доступом за всё время.
Смотрите еще больше информации о Битрикс на нашем сайте.
Задавайте вопросы нам в чат:
smartbiznes58.bitrix24.ru/online/smb
#smartbizcrm
#битрикс
#битрикс24
#1сбитрикс
#бизнес
#it
#сrm
#срм
#автоматизациябизнеса
#бизнеспроцессы