С 1 января в силу вступили изменения в законодательстве, которые фиксируют понятие «электронный документооборот», а также даёт право грузоперевозчикам использовать их без бумажных аналогов.
А следом за ними подтянулся приказ Федеральной налоговой службы, который утверждает формат электронной транспортной накладной, а также ещё электронной сопроводительной ведомости и электронного заказ-наряда.
Что за требования предъявляются к электронной транспортной накладной? И как перевозчику начать ей пользоваться уже сейчас? На эти вопросы мы, ГК SAMCOM, ответим в этом материале.
Какие требования предъявляются к электронной транспортной накладной?
В соответствии с приказом ФНС формат электронной транспортной накладной включает в себя четыре обязательных файла обмены информации:
- грузоотправителя о грузе и деталях перевозки;
- перевозчика о приёме груза;
- грузополучателя о приёме груза от перевозчика;
- перевозчика о выдаче груза.
При чём важно, чтобы последовательность была именно такая.
Могут быть и дополнительные файлы обмена информации участников процесса, если того требует ситуация: файл обмена информации о переадресовке, о замене водителя, об изменении финансового состояния перевозчика и грузоотправителя и о подтверждении факта изменения финансового состояния.
Также важно, что во всех случаях обязательного обмена информации, файл нужно подписывать не обычной электронной подписью, а усиленной. Обычную можно использовать только в двух последних случаях во время дополнительного обмена информации.
Ещё в приказе ФНС дана полная структура обмена, требования к расширению файла обмена, а также его описание. Все это можно найти здесь.
Что нужно сделать, чтобы перейти на ЭДО?
Пока электронные документы могут использоваться наравне с бумажными. И в ближайшие год это не изменится. Обязательный переход на ЭДО по ряду документов пока запланирован правительством на 2023 год.
Также, если посмотреть на новую транспортную стратегию до 2035 года, то можно увидеть, что государство собирается значительно увеличить скорость грузоперевозок. А без ЭДО это просто-напросто невозможно. Поэтому о переходе с бумажного на электронный документооборот стоит задуматься уже сейчас.
Что нужно сделать, чтобы начать переход на ЭДО?
- Посмотреть, какие форматы документов в электронном виде уже утверждены, и определить, как лучше выстроить процесс перехода на ЭДО по этим документам внутри компании.
- Сообщить партнёрам и клиентам о переходе на ЭДО, а также уточнить, готовы ли они со своей стороны сделать то же самое. Скорее всего готовы будут не все, поэтому первое время документооборот будет смешанный. Нужно это учесть.
- Выбрать способ работы с ЭДО: остановиться на веб-версии или интегрировать её в свою систему.
Какие преимущества даёт переход на ЭДО?
Конечно, переход на ЭДО — это время, силы, а также финансовые затраты. Но у электронного документооборота всё-таки больше плюсов, чем минусов.
- Он ускоряет оплату услуг, так как чем быстрее документы оказываются у клиента, тем быстрее услуга будет оплачена.
- В перспективе, благодаря электронному документообороту, затраты на документооборот уменьшатся. Как не крути электронные документы дешевле бумажных, потому что нет затрат н бумагу и их логистику.
- Он даёт возможность работать с крупными компаниями, которые в большинстве своём уже давно используют ЭДО.
- Он помогает избежать утраты документов в пути и их повторную распечатку и отправку.
- Он делает доставку груза более прозрачной для всех сторон.
Ну и, конечно, не стоит сбрасывать со счетов то, что скоро переход на ЭДО станет для всех обязательным. А значит, выбирая его сейчас, вы только выиграете в будущем.
Подписывайтесь на наш канал, чтобы узнать о логистике, грузоперевозках и транспорте ещё больше.