Кадровый электронный документооборот (КЭДО) появился относительно недавно и быстро стал популярным. Почему это произошло, рассказал IT-World.
Законодательная база
Правительство поддерживает цифровизацию кадрового документооборота. Огромный шаг в этом направлении сделал Владимир Путин, подписав в ноябре 2021 года Федеральный закон о внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, который закрепил переход на КЭДО. Теперь компании могут смело отказываться от бумажного документального сопровождение трудовых отношений.
Что для этого нужно предпринять?
Разберем по шагам.
Шаг 1.
Решение о переходе на КЭДО.
Шаг 2.
Утверждение порядка его внедрения в компании.
Шаг 3.
Ознакомление с принятым решением всех сотрудников. Для этого можно внести изменения в коллективный договор или другой локальный нормативный акт и ознакомить с ним каждого под роспись, можно внести изменения в трудовые договоры для текущих и новых сотрудников, можно оформить отдельный документ на присоединение к КЭДО.
Шаг 4.
Выбор КЭДО
Шаг 5.
Внедрение и подключение к системе всех сотрудников.
Примечание:
Сотрудник может подписывать документы не только ЭЦП, выданной в компании, но и самостоятельно полученной электронно-цифровой подписью.
Развивайте КЭДО, опираясь на опыт крупнейших компаний! На Седьмой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике» (21 апреля 2022 г.) спикеры из компаний-лидеров рынка поделятся опытом внедрения кадрового электронного документооборота, а представители государственных органов расскажут об основных изменениях в трудовом законодательстве.
Действуют скидки за раннюю регистрацию. Успейте зарегистрироваться по наиболее выгодной цене!
Преимущества КЭДО
Преимущества кадрового электронного документооборота можно разделить на 2 большие группы:
1. Для работодателей:
· повышение технологичности и уровня автоматизации бизнеса;
· сокращение затрат на обслуживающий персонал, канцелярию и рабочие площади;
· прозрачность и легкодоступность кадровой информации в связке с системой кадрового учета;
· снижение роли человеческого фактора и вероятности ошибок при подготовке и подписании документов;
· рост скорости оформления и подписания документов, что особенно актуально для территориально распределенных компаний и фирм с большим количеством удаленных сотрудников.
2. Для сотрудников:
· повышение мобильности;
· сокращение времени на получение и обработку документов. Например, теперь не нужно идти в отдел кадров или бухгалтерию за нужной бумагой, её можно легко получить в системе.
IT-World отмечает, что вышеперечисленные плюсы лишь наиболее очевидны, «на практике каждая компания найдет и другие. А вот минусов практически нет – если не считать временных затрат на внедрение системы».
Варианты запуска КЭДО
Сегодня на рынке есть много систем кадрового учета и расчета заработной платы. Любая компания сможет подобрать наиболее подходящий под её цели, бюджет и профиль вариант.
Вариант 1
Внедрение системы КЭДО на базе существующей корпоративной учетной системы как отдельного модуля.
Такой подход избавляет от необходимости приобретать дополнительное ПО и интегрировать сложный проект в сложившийся ИТ-ландшафт компании. Сотрудники работают с кадровыми документами в единой привычной системе, при этом происходит бесшовное дополнение функционала, обеспечиваются простота и понятность внедрения, а также дальнейшая поддержка.
Минуса в таком подходе всего 2: не каждый работодатель готов дать доступ всем сотрудникам компании в основную систему кадрового учета и расчета зарплаты, и не у каждого вендора есть возможность создать такой модуль в своей системе.
Вариант 2
Интеграция отдельного сервиса «Кабинет сотрудника» (например, в формате мобильного приложения) и ИТ-решения для расчета зарплаты и управления персоналом на предприятии.
Основные плюсы такого подхода даёт формат приложения: удобно в использовании, небольшая стоимость владения, масштабируемость и разнесение активности между отдельным кабинетом сотрудника и основной программой кадрового учета.
Минусы такого подхода – «ограниченные возможности по доработке приложения силами специалистов компании-работодателя. Если нужен новый процесс или документ, которого нет в кабинете сотрудника, придется ждать, пока разработчик приложения выпустит обновление либо предоставит возможность кастомизации мобильного приложения», – поясняет IT-World.
Вариант 3
Внедрение системы КЭДО в связке системы по управлению персоналом с системой электронного документооборота компании.
Такой подход удобен, он требует минимум доработок в реализации любого количества процессов (многое решается настройками и бесшовной интеграцией между системами). Наконец, он обеспечивает использование документооборота не только как процессной системы, но и как системы электронного архива хранения документов, что очень актуально для крупного и территориально распределенного бизнеса.
Минус этого подхода очевиден – ещё не все компании использует систему электронного документооборота, что требует дополнительных инвестиций и времени. Такие внедрения могут быть трудоемкими, поскольку процессы документооборота необходимо настраивать с нуля.
Вариант 4
Запуск системы КЭДО через портал «Работа в России».
IT-World отмечает, что через какое-то время этот подход может стать основным для бизнеса благодаря его преимуществам: поддержке на государственном уровне, минимальным затратам на внедрение и поддержку, а также потенциальной интеграции сотрудников с порталом через «Госуслуги».
В настоящий момент реализуется пилотный проект, и только в следующем году можно надеяться на его запуск в полноценную промышленную эксплуатацию. Пока функциональность портала ограниченна и не может быть доработана силами специалистов компаний-работодателей.
Выводы
Каждая компания должна выбрать наиболее удобный для себя вариант внедрения КЭДО. Главное, что на уровне государства компаниям разрешили отказаться от бумажных документов в пользу электронных.
Какие документы ваша компания уже перевела в электронный формат?
