У работодателей появилась возможность внедрять в компании кадровый ЭДО. Трудовые договоры можно оформлять в электронном виде, а вот приказы об увольнении – нельзя. Клерк.ру делится всеми изменениями, которые вступят в силу в новом году.
📎 Новые статьи ТК
Федеральным законом № 377-ФЗ от 22.11.2021 в Трудовой кодекс внесены новые статьи: 22.1 (ЭДО в сфере трудовых отношений); 22.2 (Порядок введения ЭДО); 22.3 (Взаимодействие работодателя и работника по ЭДО).
Кадровые документы теперь можно будет оформлять в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
✅ Кто переходит на ЭДО?
Переход на кадровый ЭДО остается добровольным, но не для всех. Если работодатель решил ввести КЭДО, но действующие сотрудники с этим не согласны, оформлять документы для них придется на бумаге. А вот у новых сотрудников права выбора не будет.
Если работодатель решил внедрить в компании КЭДО, он должен издать об этом нормативный акт, например, специальное положение. Причем оно должно обязательно содержать:
· сведения об информационной системе, в которой будет идти КЭДО;
· порядок доступа к информационной системе работодателя;
· перечень электронных документов и категорий работников для КЭДО;
· срок уведомления работников о переходе ЭДО;
· дата введения ЭДО;
· сроки подписания работником электронных документов и ознакомления с ними;
· порядок проведения инструктажа работников по вопросам ЭДО;
· исключительные случаи, когда документы будут на бумаге;
· процедуры взаимодействия с профсоюзом.
📧 Как идет обмен документами?
ЭДО можно настроить через платформу «Работа в России» с доступом к ней через Госуслуги и с помощью информационной системы работодателя.
🖥️ Электронные документы
Не все кадровые документы можно будет оформлять электронно. Трудовой кодекс РФ содержит перечень таких документов:
· трудовая книжка;
· сведения о трудовой деятельности работников (СТД-Р);
· акт о несчастном случае на производстве № Н1;
· приказ увольнении работника;
· журнал инструктажей по охране труда.
Остальные документы можно составлять только в электронном виде. Например:
· трудовой договор;
· договор о материальной ответственности;
· ученический договор;
· договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
· приказ о применении дисциплинарного взыскания;
· уведомлении об изменении условий трудового договора.
Единые требования к формату электронных кадровых документов введут с 1 марта 2023 года.
📝 Электронная подпись
Требования к подписи сотрудников и работодателей разные. Поэтому в 2022 году будут использоваться как усиленная квалифицированная, так и неквалифицированная электронные подписи (УКЭП и УНЭП).
Остались вопросы❓
Узнать больше о:
· законодательных изменениях в кадровом электронном документообороте в России
· принципах эффективного общения с ФНС России
· актуальных вопросах, связанных с электронной трудовой книжкой и хранением электронных документов
· лучших практиках по внедрению и оптимизации ЭДО
· эффективной мотивации сотрудников и контрагентов пользоваться цифровыми сервисами
· и многом другом
вы сможете на Седьмой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике». Переходите по ссылке и присоединяйтесь!