«…И заговорили они на разных языках…» или как несоблюдение одного требования системы менеджмента не позволило построить Вавилонскую башню.
п.7.4 стандартов ISO 9001:2015 и ISO 22000:2018 звучит как ▶️Communication◀️.
Для нашего слуха происходит ассоциация со словом Коммуникация. Более корректный перевод – ⏩Обмен информацией⏪ или ⏩взаимодействие⏪.
Сегодняшний пост посвящен этому вопросу.
Для понимания вопросов обмена информации нам на помощь приходит стандарт ISO 9000:2015 п.3.8 «Термины, относящиеся к данным, информации и документам». В этом разделе мы встречаем следующие понятия:
‼️информация – Значимые данные;
‼️информационная система – Сеть каналов обмена информацией, используемая в организации.
Под каналом понимается любой способ взаимодействия:
- электронная почта 📧;
- телефонный звонок ☎️📱;
- сообщение в мессенджерах (Viber, WattsApp, Telegram, Bitrix, Skype …) ✍️;
- устное распоряжение руководства🗣;
- и даже простое взаимодействие между работниками 🤜🤛 🤝👥.
- и т.д.
То есть обмен информации (данными) происходит по принятым (установленным) в организации каналам.
Обмен информацией демонстрирует работу принципа 7️⃣ Менеджмент взаимодействия ℹ️ ссылка ℹ️
Требования пункта 7.4 стандартов ISO определяют наличие не только внутреннего обмена информации (внутри самой организации), но и внешнего (информация, получаемая из вне организации).
Взаимодействие между подразделениями / процессами есть во всех организациях, иначе организация не смогла бы выпускать продукцию. Отсутствие обмена информацией или неправильная ее трактовка может привести к несогласиям, а как следствие выпуск продукции ненадлежащего качества. Отсутствие взаимодействия, а также его нарушения, наглядно проиллюстрировано в притче «Вавилонская башня», «…они перестали понимать речь друг друга. Строительство не могло продолжаться, башня была брошена неоконченной, а люди разбрелись оттуда по всей земле. И заговорили они на разных языках».
Если привести пример современных реалий:
На производство поступил срочный заказ, с отгрузкой в течении 5 дней. Для этого заказа не хватает сырья (обычный срок поставки 14 дней).
🛎Передали информацию в отдел закупок что требуется такое-то сырье, но забыли уточнить, что сырье нужно завтра. Отдел закупок заказывает сырье в обычном режиме.
А на завтра с производства идут вопросы: ГДЕ СЫРЬЕ? КОГДА БУДЕТ СЫРЬЕ?
То есть нарушение одного элемента в обмене информации может привести к дополнительным тратам:
❌ время 🕰 – потерян как минимум один день;
❌ деньги💰 – заказано в два раза больше сырья чем надо;
❌ место на складе 📦 – для хранения избыточно-заказанного сырья.
Вот так и проверяется как осуществляется обмен информацией внутри организации.
Наличие согласованных входов и выходов при описании процессов помогает достигать еще один принцип – ориентация на клиента и выпуск продукции в соответствии со спецификацией в установленные сроки.
ℹ️ ссылка ℹ️
Как описать взаимодействие между процессами рассмотрено в статье "Бизнес-процессы. Известное о неизвестном" из цикла статей, посвященных контексту ℹ️ www.auditsm.ru/context ℹ️
Оформить всю деятельность по обмену информации в один документ у меня не получилось – документ устаревает еще в процессе его составления – каждый день появляются новые каналы взаимодействия. Поэтому, куда проще составить бизнес-процессы, описать их и определить какая информация нужна для бесперебойной работы и в какие сроки?
На примере сегодняшнего поста показал, что для бесперебойной работы любой системы менеджмента необходимо согласование всех подразделений между собой.
❓❓А как у Вас реализован процесс обмена информации в соответствии с требованиями стандартов ISO❓❓