В предыдущей публикации мы рассмотрели важные принципы управления, которые помогают наладить эффективное взаимодействие между фронт- и бэк-офисом. Напомним их.
· Во-первых, работу бэк-офиса должны оценивать сотрудники производственных подразделений.
· Во-вторых, руководство всегда может отследить реальную загрузку и эффективность вспомогательных подразделений в режим онлайн.
Управленческим опытом с нами делится Антон Малов, директор ООО «Протон». Это разработчик автоматизированной системы GANDIVA, которая уже показала свой потенциал во многих компаниях.
Получить информацию для управленческих решений
Разработчики системы описали все возможные бизнес-процессы, определили трудоемкость и временные затраты, чтобы внести их в каталог. Поэтому руководитель может увидеть количество поступивших и обработанных заявок. Прямо на экран смартфона или стационарного компьютера он получает объективную информацию о загрузке каждого сотрудника. Благодаря этому он будет отметать просьбы о выделении дополнительных ресурсов или расширении штата, если на то нет никаких объективных причин.
А еще с помощью цифровой платформы можно выявить рутинные бизнес-процессы, которые отнимают время у сотрудников, и по возможности их устранить или автоматизировать. Вот несколько практических примеров.
1. ГК «САКСЭС» торгует стройматериалами и занимается строительными работами. В компании обнаружили, что ИТ-отдел обслуживает множество разнообразных периферийных устройств, компьютеров, программных продуктов. Чтобы сократить расходы на их содержание, приняли решение унифицировать ИТ-парк.
2. ГК «Агат», крупный автодилер, с помощью цифровой платформы выявил повышенное число обращений в бухгалтерию из-за ошибок на исправление ошибок в счетах-фактурах. К составлению этого документа применили новый подход, что позволило свести к минимуму количество ошибок.
3. Руководители Иркутской нефтяной компании проанализировали бизнес-процессы и отметили, что в бухгалтерию приходит много заявок на оформление 2НДФЛ.Этот процесс был автоматизирован через систему 1С, и в результате загрузка бухгалтеров снизилась.
Освободить время для сложных процессов
Заявки во вспомогательные службы могут быть не только типовыми, наподобие выдачи справки или ремонта компьютера, но и более сложными. Для выполнения таких заявок нужно согласование нескольких руководителей. Если система работы не отлажена, процесс может затянуться.
Как может помочь информационная управленческая система? Каждому участнику процесса выделяется определенное время для принятия решения. С этой целью сотрудники получают от системы уведомление в электронном виде.
Многоступенчатые, наиболее сложные процессы – например, запуск в производство новой позиции или открытие филиала – требуют проведения совещаний, планерок, бесконечных согласований. На все это приходится тратить драгоценное время. К тому же часто случается, что каждый сотрудник понимает информацию и устные согласования по-своему, а потом приходится совместно исправлять ошибки.
Организация совместной работы над выполнением проекта в системе «Гандива»:
Не стоит тратить время на поиски виноватых! Цифровая платформа создает схему взаимодействия: каждому ответственному сотруднику ставится четкая задача и сроки ее выполнения. Если задание не выполнено в срок, вышестоящий руководитель получает уведомление об этом.
Таким образом любая спорная ситуация будет легко разрешаться. Больше никаких недомолвок, перекладывания ответственности и «отмазок». Отпадает необходимость в постоянных планерках. Руководитель освобождает время для стратегических вопросов. А ведь это и есть главная задача собственников и директоров компаний.
Заказать демонстрацию системы GANDIVA
Познакомится с опытом внедрения GANDIVA в российских компаниях