Аутсорсинг персонала в российском ритейле прочно закрепил свои позиции. Услуга стала популярной и востребованной, так как ритейлеры постоянно испытывают кадровый голод.
Самая востребованная на рынке аутсорсинга категория «синие воротнички»: кассиры, работники торгового зала и склада. Для ритейлеров это одни из самых проблемных сотрудников, так как финансовые и управленческие затраты на поиск, подбор, адаптацию и обучение обременительны и неэффективны из-за дефицита кадров на рынке и высокой текучести.
Но у услуги аутсорсинга есть и слабые места. И кроются они в процессах
Если взглянуть на базовый процесс формирования заявки в аутсорсинг, то он вы глядит следующим образом:
Директор магазина, опираясь на свою экспертизу, понимает, что ему необходим дополнительный персонал. Он начинает связываться по почте или телефону с менеджером аутсорс-агентства, с которым сотрудничает его компания. Директор транслирует свою потребность в персонале и ожидает, когда ему предоставят персонал на те должности и в том количестве, которое ему необходимо. По итогу выполненных работ менеджер аутсорс-агентства привозит директору магазина акт на подписание, в котором указывается оценка работы и количество отработанных часов.
Что же тут не так? Давайте разбираться.
Формируя потребность в дополнительном персонале, директор опирается только на собственную экспертизу и знания. У него отсутствуют инструменты, которые помогут ему провести анализ потребности и принять верное решение. Отсутствие аналитики станет причиной того, что директор закажет больше сотрудников, чем требуется. Все это выльется в перерасход бюджета. Или же наоборот. Он закажет меньше персонала. И это приведет к падению сервиса и потери в товарообороте. Еще одной из наиболее распространенных ошибок при формировании заявки заключается в том, что директор начинают искать персонал слишком поздно. А ведь не стоит забывать, что работника, даже временного, еще надо обучить.
В связях директора и аутсорс-агентства так же кроется проблема – отсутствие прозрачности. При подписании акта выполненных работ можно указать любое количество сотрудников и отработанных часов сотрудниками. Ведь у директора отсутствует инструмент контроля прихода и ухода персонала на смены.
Для экономии времени, бюджета и формирования точности заявки нам на помощь приходит современно ПО. Одним из таких решений являются системы класса WFM. Современные системы WFM позволяют планировать и вести учет рабочего времени внешнего персонала. Выставлять акты, вести претензионную работу и вести сверку план/факт. Все эти действия производятся в рамках одного окна.
Формируя потребность в основном персонале, система сразу строит недостающие смены для покрытия рабочей нагрузки и переводит их в заявки. Далее эти заявки отправляются в аутсор-агентство. Или же, если магазин сотрудничает с несколькими агентствами, то у директора есть возможно отправить заявку сразу всем. Тем самым увеличится процент закрытия заявок. Далее директор в режиме реального времени может отслеживать ход выполнения заявки и назначение людей на смены.
Регистрация сотрудников аутсор-агентств позволяет директора магазина контролировать приход/уход сотрудников, отслеживать опоздания и невыходы. На основании отметок по биометрии система будет формировать итоговый табель по работе персонала с разбивкой на их принадлежность к тому или другому агентству. Итоговый табель будет передаваться путем интеграции в портал аутсорс-агентства и служить основанием для расчета между компаниями.
Аутсорсинговые компании готовы предоставить персонал любой квалификации, на разные сроки. Это экономически выгодно для ритейлеров. На одном только этапе подбора экономится время, финансы и труд сотрудников службы персонала. Другой серьезной экономической выгодой аутсорсинга является оптимизация бюджета, так как сокращение штатного персонала дает серьезную экономию на налогах и обязательных выплатах.
Автоматизация данного процесса позволит компании получить прозрачность во взаимодействии с аутсорс-агентствами, повысить точность при заказе персонала и достичь финансовых целей.