«Google Таблицы» являются универсальным бизнес-инструментом для ведения отчетности и анализа данных. С их помощью в режиме реального времени над проектом может трудиться сразу несколько человек.
Они могут пригодиться и для работы с веб-ресурсами, например, для создания контент-плана по наполнению сайта. Однако многие пользователи знают не обо всех полезных функциях, способных оптимизировать процесс работы.
В статье мы рассмотрим пять возможностей сервиса, которые помогут эффективно работать с данными.
№1. Повторение действия с помощью «F4»
При заполнении таблицы иногда возникает потребность в повторении действий или введении одинаковых данных. Чтобы сэкономить время и автоматизировать этот процесс, можно воспользоваться горячей клавишей. Нажатие на кнопку F4 повторяет предыдущее действие в таблице. Так удобно повторять, например, форматирование ячеек.
№2. Просмотр истории изменений
Если редактированием документа занимается несколько человек, необходимо следить, чтобы из таблицы не пропадали важные данные. Для этого можно воспользоваться функцией просмотра истории изменений. Это позволит восстановить данные о том, кто, когда и какие правки вносил. Для этого в меню «Файл» выбираем функцию «История версий». Или одновременно нажимаем на комбинацию клавиш Ctrl+Alt+Shift+H.
При необходимости пользователь может восстановить более удачный вариант текста или скопировать важные исходные данные, которых нет в последней редакции. Чтобы не запутаться в версиях, каждой из них можно присвоить собственное имя. Важно! Перед тем, как восстановить версию, убедитесь, что у вас есть на это права доступа.
№3. Создание градиента при форматировании
В больших таблицах трудно быстро найти важные данные. Чтобы визуально обозначить ключевые параметры, пригодится инструмент «Градиент». Он поможет графически выделить максимальное и минимальное значение данных. В меню «Формат» обращаемся к функции «Условное форматирование» → «Градиент», настраиваем диапазон цветов и применяем к ячейкам.
№4. Функция «Разделить на колонки»
Иногда необходимо разделить данные одной колонки по нескольким ячейкам. Если в одном столбце таких значений более сотни, перепечатать весь текст вручную проблематично. Перенести данные быстро можно с помощью функции «Разделить текст на столбцы», или в некоторых версиях «Разделить на колонки». Это может пригодиться при обработке списка клиентов, проведении ревизии и т. д. Важно! Перед разделением убедитесь, что колонка, в которой окажется часть данных, пуста, иначе вы можете потерять записанную там ранее информацию.
№5. Защита данных от изменений
Некоторые ячейки могут содержать значения, которые являются постоянными. Особенно это актуально при работе с формулами в финансовых документах, инженерных расчетах и т. д. Чтобы не потерять важные данные при форматировании, нужные ячейки можно защитить от изменений.
Последовательность действий:
- Выделите данные, которые нужно сохранить.
- В меню, вызванном правой кнопкой мыши, выбираем «защитить диапазон».
- Выбираем название и задаем разрешение.
Важно! Если вы даете разрешение на редактирование этих данных другому человеку, лучше разместить предупреждение о важности информации.