Документооборот – дело тонкое. У каждой организации цели и задачи по автоматизации процесса вроде бы одинаковые, но на практике появляется множество нюансов. В «СофтЭксперт» обратился клиент для обеспечения автоматического формирования архива электронных образов актов оказания услуг. Расскажем, как мы закрывали такую потребность.
Предпосылки возникновения задач
Заказчик ведет деятельность в области оказания услуг, поэтому в документообороте активно развиты сегменты договорной и бухгалтерской документации. Создается большое количество договоров, спецификаций, актов оказания услуг. При этом договорная деятельность от создания и согласования проекта до утверждения и регистрации ведется в системе «1С:Документооборот», а работа с актами оказания услуг – в «1С:Бухгалтерия». Все это сформировало потребность: решить ряд задач.
Цели проекта
- Обеспечить хранение электронных образов актов оказания услуг;
- обеспечить быстрый и удобный поиск договоров и актов оказания услуг;
- исключить случаи потери документов.
При этом количество ручных операций при создании хранилища было решено свести к минимуму, то есть хранилище должно формироваться в автоматическом режиме.
Реализация проекта
- Командой был разработан интеграционный модуль, обеспечивающий совместную работу систем «1С:Документооборот» и «1С:Бухгалтерия».
- Для целевых объектов (документов) и справочников настроили план обмена, задали таймер синхронизации, отвечающий за периодичность передачи информации между системами.
- Роль хранилища электронных образов традиционно взяла на себя система документооборота.
Механизм работы электронного архива
Благодаря интеграции систем при создании акта оказанных услуг в «1С:Бухгалтерия» такой же связанный с договором акт автоматически создается в «1С:Документооборот». Далее акт направляется по системе внешнего документооборота ЭДО для подписания контрагентом. Подписанные акты получают статус «Завершен».
При получении статуса «Завершен» в систему документооборота передается файл печатной формы акта оказания услуг в формате .pdf и архив с сертификатами электронной подписи. Переданные данные прикрепляются к уже существующей карточке акта. Карточка документа получает статус «Подписан», поле «Этап» заполняется значением «В архиве».
Таким образом, в автоматическом режиме происходит формирование архива электронных образов актов оказанных услуг, связанных с договорами. При этом соблюдается принцип разового ввода информации: документ вводится в одной системе один раз.
Архив предоставляет быстрый и удобный поиск бухгалтерской документации по контрагентам и регистрационным номерам с учетом диапазона дат. Каждый документ в архиве обладает связями с другими документами, позволяющими видеть картину выполнения работ по договору в полном объеме.
Интеграционный модуль, разработанный в рамках реализации решения, позволяет направить любой файл документа, находящийся в «1С:Документооборот», в «1С:Бухгалтерия» в виде произвольного электронного исходящего документа, который также можно направить контрагенту для подписания по ЭДО.
Результаты реализации проекта
- Обеспечено структурированное хранение электронных образов актов оказания услуг;
- обеспечен быстрый и удобный поиск договоров и актов оказания услуг;
- исключены случаи потери документов;
- количество действий пользователей максимально сокращено, процесс автоматизирован.
Все это дает такие эффекты, как:
- сокращение временных и трудозатрат;
- снижение вероятности совершения ошибок пользователями.
Заключение
При необходимости автоматизировать документооборот можно в короткий срок. Если вам необходима помощь, обращайтесь в "СофтЭксперт".