Для того, чтобы начать процесс электронного согласования документов необходимо создать документ и сохранить его как черновик.
Черновик может быть как публичный, который доступен всем пользователям организации, так и приватным, который будет доступен только назначенным сотрудникам.
Для согласования документа и добавления подписей через приватный черновик необходимо сделать следующее:
- После создания документа нужно нажать кнопку «Сохранить в черновик».
- Далее, в появившемся окне, выбрать «Приватный черновик».
- Затем необходимо выбрать пользователя и действия, которые пользователь может производить с данным документом (отправлять и редактировать, подписывать, согласовывать).
- Если необходимо разрешить работу с данным документом нескольким пользователям, то для этого нужно нажать кнопку «Добавить» и повторить действия, описанные в пункте 3.
- После добавления всех пользователей нажать «Создать приватный черновик».
- После того, как черновик был создан, ответственным лицам на почту придет письмо со ссылкой на PDF-документ.
Далее, создатель документа, а так же ответственные пользователи могут просмотреть статус документа (просмотреть какое количество пользователей согласовали, подписали или отказались от подписания документ) .
Для этого необходимо открыть вкладку «Черновики» - «EDI» и выбрать необходимый черновик.
Для того, чтобы согласовать документ из черновиков, необходимо открыть документ, нажав на его номер, и нажать кнопку «Согласовать».
В появившемся окне пользователь может подтвердить согласование или отклонить его, указав в комментарии причину. После необходимо нажать кнопку «Отправить».
Если пользователь согласовал документ, то рядом с его именем появляется зеленая точка, если отказался от согласования – красная.
Для того, чтобы подписать документ, необходимо нажать кнопку «Подписать».
Затем в появившемся окне нужно выбрать контейнер, ввести пароль от ключа и нажать кнопку «Подписать».
После того, как документ был согласован и подписан всеми назначенными пользователями документ необходимо отправить. Для этого нужно нажать кнопку «Отправить».
