Ольга Прудникова, директор департамента управления финансовыми сервисами ОЦО «Магнит», рассказала Клубу ОЦО, как в компании пришли к необходимости создания целевой системы ЭДО, каким образом выстроена работа с сотрудниками при внедрении системы и как интеграция BI с системой ЭДО позволяет оперативно мониторить исполнение задач сотрудниками.
Целевая система ЭДО
Когда в 2019 году было принято решение о создании ОЦО «Магнита», остро встал вопрос о создании целевой системы электронного документооборота (далее – СЭД), которая на начальном этапе как обеспечила бы транспорт для документов, так и позволила бы дальнейшее развитие автоматизации и цифровизации сервисов.
На текущий момент наша целевая система ЭДО и электронного архива включает в себя:
- Сканирование документов с автоматической передачей скан-образов в систему
- Распознавание выделенных атрибутов документов, при этом автоматически заполняются поля и происходит классификация документа по выделенным атрибутам
- Маршрутизацию документов, то есть определение в системе, куда они должны быть направлены (ОЦО, бизнес-подразделения)
- Централизованный электронный архив
- Оперативную отчетность по движению документов
В 2021 году в рамках развития СЭД проводятся настройки функции согласования и подписания документов, в том числе договоров, а также трекинг документов для того чтобы отследить перемещение документов, которые отправляются в бумажном виде в централизованный архив. В «Магните» единый централизованный архив бумажных документов находится в Краснодаре. После того, как документы переданы на обработку в ОЦО со всех 68 регионов России, бумажные документы перемещаются в него автотранспортом. Чтобы не потерять эти документы в дороге, нам необходим был трекинг, который обеспечивает СЭД.
Продолжение статьи по ссылке