Автоматизация рекрутинга и возможности для HR в Битрикс24

Формирование команды вашей мечты может быть простым и приятным.

Эта статья о том как сделать HR-процессы прозрачнее и эффективнее, а HR-специалиста счастливее через удобную, простую и интуитивно понятную автоматизацию в Битрикс24.

Если вы и есть тот самый HR – супер крутой функционал как в Potok и других современных платформах реален и в Битрикс24, но мы поговорим для начала о необходимой базе.

Статья будет полезна собственникам, особенно если у вас:

• маленькая компания и вы совмещаете разные функции,
• постоянный процесс найма, который нужно оптимизировать,
• есть желание и необходимость оценить работу сотрудников отдела кадров.

Порядок и оптимизация рутинных операций — необходимость, а иногда и основа выживания компаний.

Битрикс24 это не только CRM для отдела продаж, это мощнейший инструмент для разных сторон бизнеса.

В этой статье мы раскроем формулу успеха найма персонала, покажем приемы, чтобы сотрудникам легче было влиться в работу, и дадим готовые шаблоны.

Почему вам это нужно

Чтобы подогреть ваше воображение, давайте представим типичный кейс.

Прилетает в отдел кадров задача от руководства — организовать найм сотрудников.

HR-специалист наспех публикует вакансию на hh.ru, кидает клич по знакомым, пишет посты в facebook, какие-то договоренности с кандидатами оседают в почте, что-то в личном whatsapp.

Кандидатов становится много, хаос усиливается:

• кандидаты не выполняют тестовые задания, и ничего не остается делать кроме как напоминать им об этом (так как выбор среди сделавших задание не велик),
• кому-то ответили сразу, про кого-то забыли совсем или на несколько дней,
• кому-то назначили собеседование, но что-то пошло не так — например, не смогли собраться с руководством и забыли встречу с кандидатом,
• дедлайн прошел, кандидатов мало, hr-специалист разводит руками,
• захотели внедрить KPI для кадровика => не поняли что и как считать => оставили просто оклад.

Организация работы в Битрикс24 сделает результат найма лучше, работу HR-службы эффективнее и избавит от многих проблем и сам отдел кадров, и руководство компании.

С чего начать автоматизацию HR-процессов

Конечно же, с описания “болей” и тонких мест текущих процессов и составления конкретных to do.

Мы готовы помочь вам придумать их!

Цели автоматизации работы с персоналом в Битрикс24 — уменьшить время на найм персонала, внедрить принцип “одного окна” для сотрудников кадровой службы, сделать адаптацию и обучение сотрудников более технологичными и приятными.

Чтобы организовать работу с кадрами в портале Битрикс24 мы советуем:

1. делать лендинги для рекрутинга , с которых сразу всё попадает в специальную HR-воронку CRM;
2. настроить интеграцию с hh.ru и другими источниками откликов;
3. настроить автоматизированные письма, sms, сообщения в мессенджеры в зависимости от движения кандидата по стадиям;
4. вовремя бронировать время участников собеседования, пользоваться функционалом “дела”, чтобы ничего не забыть;
5. массово рассылать сообщения отфильтрованным кандидатам (например, приглашение на второй этап);
6. следить за результатами воронки и постоянно улучшать их, сделать систему KPI для сотрудников кадровой службы;
7. создавать, отправлять и хранить job offer и детали общения с кандидатом.

1. сделать шаблон задачи по найму с чек-листом, чтобы случайно не упустить какой-то пункт, к примеру, подписать трудовой договор в течение 3х дней;
2. обеспечить теплый приём кандидату даже если вас нет на рабочем месте с помощью автоматических задач с прикрепленными видео, буклетами, ссылками на нужный раздел базы знаний. Ничто так не демотивирует специалиста, как отсутствие понимание что делать и к кому обратиться в первые дни его работы,
3. и в дальнейшем мотивировать и обучать персонал с помощью «плюшек» от Битрикс24 :)

" CRM Bitrix24 почти без доработок уже полезен для использования hr-специалистом. Берём такие элементы CRM, как Сделки. Настраиваем новое направление HR и несколько новых стадий. База кандидатов, отслеживание стадий, назначение собеседований, переписка с кандидатом, а также sms-уведомления — всё это будет под рукой у HR`а при использовании CRM Bitrix24.Битрикс24 может заменить часть функций портала hh.ru, но не забывайте, что не все кандидаты готовы к открытому контакту. Отвечать на отклики необходимо также "(с) Алёна Яндулина, менеджер внутренних проектов INTERVOLGA

Автоматизация найма в Битрикс24

Для начала разберемся с сущностями системы.

Карточка контакта внутри CRM обычно используется для заполнения данных о клиенте. Но в нашем кейсе она будет символизировать анкету кандидата. В карточку можно добавить любые поля, которые заполняются вручную или подтягиваются откуда-то автоматически. Помимо текста в карточку можно вставлять ссылки, прикреплять файлы и вести всю историю по будущему сотруднику.

Сделкой в данной статье мы тоже называем не заказ от клиента, а скорее процесс рассмотрения кандидата на определенную вакансию.

Скриншот сделки по кандидату в Bitrix24

Конечно, вы можете обсудить с опытными интеграторами и найти свой оптимальный состав работ. Но позвольте предложить вам проверенную схему.

Ниже будет пошаговая инструкция как оптимизировать кадровые процессы в компании.

Шаг 1 — организация приёма заявок кандидатов

Компании часто публикуют вакансии у себя на сайте и даже используют онлайн-рекламу для привлечения трафика кандидатов. Мы, кстати, не раз настраивали лидогенерацию соискателей для наших клиентов, в том числе в Instagram.

Обычно мы предлагаем сделать имиджевую посадочную страницу для этих целей и встроить туда CRM-форму из Битрикс24. Или же делать лендинг на базе Битрикс24 сразу.

Если вам не нравится дизайн Bitrix24, не страшно — его можно подружить с любыми сайтами и формами, хоть с Тильдой и подобными генераторами посадочных.

Для оперативных ответов кандидатам рекомендуем на посадочную разместить «открытые линии». Открытые линии — это такой ответ Битрикс24 современным онлайн-консультантам и чат-ботам.

Там можно:

• настроить очередь ответов для конкретных сотрудников,
• переадресовать обращение коллеге,
• создать заявку прямо из диалога с подгрузкой всей истории переписки,
• сделать автоматические ответы в зависимости от сценариев,
• сделать заготовки типовых ответов для уменьшения рутинных операций.

Вот пример нашего лендинга для найма программистов.

Мы постарались подготовить универсальный шаблон, вы можете рассмотреть его поближе и скачать по ссылке ниже:

Полная версия доступна по ссылке.

Шаг 2 — интеграция с hh.ru

С hh.ru можно интегрироваться с помощью API dev.hh.ru (доступ к нему платный) или готовых приложений для Битрикс24.

С помощью приложений можно сохранить и просмотреть текущие вакансии, анкеты кандидатов, а также автоматизировать обработку откликов и получать точную статистику по каждому сотруднику из отдела HR.

Шаг 3 — настройка воронки в Битрикс24

Пример воронки в Битрикс24, которая явно сигнализирует о проблеме

Пример воронки в Битрикс24 хорошо работающей HR-службы

Необходимо сделать новое направление сделок в CRM Bitrix24.

HR-воронка должна совпадать с реальными процессами вашего найма. И в идеале — усовершенствовать его :)

Рекомендуем опросить специалистов найма вашей компании, чтобы дать точное задание разработчику.

Поверьте, в ходе такого совместного интервьюирования мы иногда слышим очень интересные инсайты даже от рядовых сотрудников! Сделайте людей, которым нужно будет работать в новой системе частью вашего решения и вы удивитесь насколько легко пройдет интеграция!

Мы с вами не будем углубляться в подробности слишком сильно, просто покажем варианты реализации. Рассмотрим два варианта внешнего вида (выбирайте что нагляднее для вас).

Пример вывода HR-сделок на разных стадиях в виде списка

Пример канбан-доски сделок HR направления

На мой взгляд канбан нагляднее, и, что особенно удобно: в нём легко перетаскивать drag'n'drop сделку по кандидату в нужную стадию.

Карточку кандидата, как и поля сделки, можно заточить под уже существующую анкету, чтобы специалистам службы HR было легко и привычно заполнять данные.

Шаг 4 — автоматизация HR-процессов

Возможности автоматизации и оптимизации работы кадрового отдела ограничены лишь лицензией Bitrix24 и вашей фантазией.

Вот стандартные кейсы для примера:

• система будет ставить автоматическую задачу или уведомление на сотрудника HR-службы. Закладываем 3 шт, к примеру: «обработать заявку кандидата», «пригласить на собеседование», «получить решение руководителя";
• система будет отправлять автоматическое письмо или смс кандидату в зависимости от стадии сделки, закладываем 3 шт. Смс-службу надо подключить, за каждую смс будет взиматься оплата, email - будет довольно простого формата, пример ниже:

Что еще можно сделать:

• подключить телефонию, все звонки с кандидатом будут записываться и складываться в карточку контакта или сделку,
• создавать новые сущности, к примеру, джоб оффер на фирменном бланке компании с автоматической генерацией (данные из карточки сделки подтягиваются в шаблонный текст).

Приведем пример, в {скобках} то, что можно подтянуть в шаблон, чтобы персонализировать job offer:

{Имя кандидата}, добрый день! Зафиксирую договорённости по итогам собеседования:

1. Вы приняты на позицию {название позиции, на которую выходит кандидат}
2. Ожидаем от выполнение следующих задач: {описание обязанностей подтягивается из специального внутри позиции, которую заранее забили в каталог Битрикс24}
3. Предполагаемый выход на работу {дата и время выхода на работу подтягивается из сделки}
4. Вас встретит и всё покажет {имя и телефон ответственного за встречу новичка}
5. Вот ссылка на документ с общими правилами {проходная система в офисе, дресс-код, рабочее время, обед}.
6. Не забудьте взять с собой {ссылка на список документов для приёма на работу}
7. Условия вашей позиции {приём на работу с испытательным сроком или без}
8. Заработная плата во время испытательного срока {цифра из сделки} , после испытательного — {цифра или данные из текстового поля внутри сделки}.
9. Ваш непосредственный руководитель {имя и контакты наставника на время испытательного срока}
10. Данные для входа в нашу систему {доступ в рабочую почту и портал (если такое есть)}
11. Напоминаю, что у нас есть всё для комфортной работы: {плюшки в офисе}

Поздравляю с хорошим стартом!

Составляйте job offer максимально прозрачно и кратко, избегайте двусмысленных формулировок. В ваших интересах, чтобы кандидат правильно понял каждый пункт.

Вы готовы улучшить свои бизнес-процессы? Давайте придумаем что-то специально для вас?

Оставьте заявку

Шаг 5 — корпоративный университет и не только

Как вы понимаете, в Битрикс24 можно оцифровать не только найм, но и другие процессы.

Обычно 5й шаг идёт после тестирования и привыкания сотрудников к работе в портале (1-2 месяца).

По сути он может стать циклом бесконечных улучшений.

В Битрикс24 есть всё необходимое (помимо CRM для отдела продаж). Например:

• внедрения прозрачной системы KPI,
• нематериальной мотивации,

• взаимодействия с удаленными филиалами,
• хранения интерактивной базы знаний,

• организации корпоративной обучения и т.д.

Чуть больше можете прочитать в нашей статье про автоматизацию отдела кадров в Битрикс24. Там про согласование отсутствий, отпусков, переработок сотрудников.

Про корпоративный университет подробно пишем и показываем примеры тут. Наш кейс для компании Desan как раз про корпоративный университет.

Сколько это стоит?

Только направление сделок в Битрикс24 и автоматизация — 52 000 рублей.

• интервьюирование заказчика, подготовка концепции, согласование;
• создание HR-воронки, настройка стадий (включая 1-3 отрицательных для дальнейшей аналитики -- например, сколько кандидатов сами отказались, сколько пропали в процессе воронки, скольким мы отказали, кроме прочего -- аналитика будет и по стадиям стандартная);
• инструкция для HR-сотрудника со скриншотами, 1 вебинар с записью;

Автоматизация:

• система будет ставить автоматическую задачу или уведомление на сотрудника HR-службы. Закладываем 3 шт., к примеру: «обработать заявку кандидата», «пригласить на собеседование», «получить решение руководителя»;
• система будет отправлять автоматическое письмо или смс кандидату в зависимости от стадии сделки, закладываем 3 шт. Смс-службу надо подключить, за каждую смс будет взиматься оплата, email — будет довольно простого формата.

Бонус : если ещё не настроено, welcome-задача при приглашении нового сотрудника в портал.

Если еще хотите сайт для найма с CRM-формой, открытыми линиями с настройкой именно на сотрудников HR-службы — это еще плюс ~100000 рублей.

Полезные ссылки:

• Разработка и доработка проектов на 1С-Битрикс.

• Внедрение Битрикс24.

• Настройка интеграции с 1С любой сложности.

• B2B-платформа для автоматизации оптовой торговли.

• Блог про сложные проекты.

• Техническая поддержка сайтов.