Материал с сайта о копирайтинге «ТвойПисатель»
Многим из нас приходилось сталкиваться с необходимостью подготовить официальное письмо в адрес крупной компании или предприятия. При этом, как показывает статистика, большинство офисных работников допускают одни и те же ошибки при подготовке официальных писем.
В этой статье я постараюсь указать на основные ошибки, и рассказать об общих принципах написания таких писем.
Чаще всего, официальные письма бывают трех типов:
· рекламные письма, в которых компания предлагает поставку каких-либо материалов либо выполнение услуг;
· письма-запросы, в которых запрашивается различного вида информация;
· претензионное письмо, где сообщается о претензиях;
· информационные письма, в которых сообщается различного рода информация.
Прежде всего, необходимо помнить основные принципы:
· официальное деловое письмо – это не роман, диссертация или отзыв. Оно должно быть максимально кратким. Руководителям крупных компаний в течение дня поступает около сотни официальной документации. Чем длиннее ваше письмо, тем меньше вероятности, что его вдумчиво прочтут и обратят внимание. Поэтому точно излагайте свою мысль, избегая длинных литературных фраз и выражений;
· перед подготовкой документа, постарайтесь узнать правильное правописание фамилии, имени и отчества лица, на имя которого оформляется письмо. Многие руководители крайне скрупулёзно относятся к этому. Кроме того, грамотное написание сложной фамилии покажет вас ответственным человеком;
· узнайте больше сведений о компании, в адрес которой готовится письмо. Бывает такое, что отправленный вами запрос не вернется, только потому, что данная компания не занимается тем видом деятельности, о которой идет речь.
Теперь о каждом типе письма.
Рекламное письмо
Если вы хотите что-то предложить, прежде всего убедитесь, что эта вещь (или услуга) действительно необходима клиенту. Не стоит отправлять спам, в серьезных компаниях вашего рвения не оценят. Так же, рекламные письма не стоит начинать с фраз «нам известно», «мы знаем» и так далее. Эти фразы натолкнут на резонный вопрос, откуда это вам известно. При оформлении рекламного письма стоит:
· первый абзац: указать, что данная компания пользуется большой популярностью («Компания «Интер» пользуется большой популярностью в сфере производства моющего оборудования»);
· приведите основные причины, почему именно ваша продукция или услуга необходима для этой компании (лучшее качества, более привлекательная цена, новейшие технологии энергосбережения и т.д.);
· не нужно описывать все технические детали. Лучше приложите к письму отдельную подробную информацию, выполненную в формате презентации.
Письма-запросы
Прежде всего, четко уточните для себя, какую именно информацию и в каком виде вы хотели бы получить. Так же, вы должны задать себе вопрос, почему компания-адресат должна вам отвечать.
Письма-запросы должны оформляться в максимально вежливом и уважительном стиле, при этом в письме желательно указывать о полном соблюдении конфиденциальности при необходимости. Если информацию требуется получить в определенной форме, не потрудитесь приложить готовую форму в электронном виде, удобной для редактирования. В этом случае вы значительно облегчите задачу исполнителю и увеличите вероятность получения нужного вам ответа за короткий срок.
Так же в письме укажите контактные данные ответственного человека, которому исполнитель может позвонить и уточнить различные нюансы.
Претензионное письмо
Это письмо требует особо важного и тщательного подхода. Не существует каких-либо шаблонов или образцов, так как каждый случай индивидуален. Однако приведем несколько общих правил:
· тщательно проверяйте все написанное. Помните, что ваше же письмо может быть использовано против вас;
· старайтесь подкреплять каждое требование конкретикой: пунктом договора, статьей закона или другого нормативного документа;
· старайтесь избегать общих фраз и двусмысленных трактовок. Все, написанное вами, должно иметь только один смысл, и тот, кто читает ваше письмо, должен понимать именно то, что вы хотите сказать.
Примеров написания хороших и качественных деловых писем множество на просторах интернета и перед началом составления собственного, будет не лишним ознакомится с такими примерами.
ЕЩЕ БОЛЬШЕ ИНФОРМАЦИИ: СТАТЬИ О КОПИРАЙТИНГЕ