В Excel есть несколько инструментов, позволяющих визуализировать данные. Наряду с хорошо многим знакомыми диаграммами есть и менее популярный инструмент - условное форматирование.
С моей точки зрения, этот инструмент сильно недооценен пользователями и с его помощью можно решать множество разнообразных задач. В одной заметке просто невозможно раскрыть весь его потенциал и по этой причине эта заметка будет первой в серии, которая будет посвящена различным аспектам применения условного форматирования в Excel.
Что такое условное форматирование
Форматирование - это довольно широкое понятие. К ячейкам листа Excel мы можем применить либо стилистическое, либо числовое форматирование.
Стилистическое форматирование изменят внешний вид ячейки и данных, в ней находящихся. То есть определяет шрифт, начертание или цвет текста, а так же задает границы или фон самой ячейки.
Числовое форматирование определяет, как будет отображаться значение в ячейке - в виде даты, денежной величины или как-то иначе.
Инструменты стилистического и числового форматирования вынесены на вкладке Главная и позволяют нам вручную их применять для изменения внешнего вида данных. Здесь же находится и кнопка условного форматирования.
Условное форматирование, как понятно из названия, позволяет форматировать данные в зависимости от заданных заранее условий, которые называются правилами. При этом итоговое форматирование может быть как стилистическим, так и числовым.
Пользователь имеет возможность создать собственное правило, которое решит поставленную перед ним задачу. Однако в программе уже есть некоторый набор шаблонов, которые призваны решать наиболее простые и часто встречающиеся задачи. Вот об этих стандартных решениях и пойдет сейчас речь. В последующих заметках я расскажу о более сложных приёмах использования условного форматирования.
Итак, поехали.
Есть ведомость начисления заработной платы.
Данных довольно много и нужно быстро ответить на несколько вопросов. Например, у каких сотрудников оклад превышает 35 000 рублей. В этом нам поможет условное форматирование.
Выбираем диапазон со значениями (1), а затем заходим в правила выбора ячеек (2) и выбираем подходящий шаблон - нас интересуют значения больше (3).
Указываем значение (1) и сразу же видим результат на листе (2).
Вид форматирования можно выбрать в выпадающем списке (3). Здесь есть несколько готовых схем, однако вполне вероятно, что форматирование должно иметь определенный вид или же готовые цветовые схемы уже были использованы в этом документе и нужно что-то новое. В таких ситуациях выбираем пользовательское форматирование (4) и откроется стандартное окно Формат ячеек.
Здесь на четырех вкладках мы можем задать все необходимые параметры как числового, так и стилистического форматирования ячеек.
Теперь выясним, у кого из сотрудников оклады меньше 30 000 рублей. По аналогии выбираем соответствующий шаблон и затем вводим интересующую нас сумму.
Если же нужно определить значения, которые находятся в некотором диапазоне, например, оклады от 31 000 до 34 000 рублей, то выбираем Между, а затем задаем интересующие нас пределы значений.
Ну а для определения конкретных значений воспользуемся шаблоном Равно.
Этот шаблон также можно использовать, если нужно быстро найти пустые ячейки в диапазоне. В этом случае указываем 0 в значении и в итоге пустые ячейки будут иметь указанное форматирование.
Ну а если необходимо найти одинаковые значения в выделенном диапазоне, то воспользуемся шаблоном Повторяющиеся значения. Это еще один способ быстро найти дубликаты в данных, но здесь нужно учитывать, что форматирование будет одинаковым для всех дублирующихся значений.
С помощью этого же шаблона можно решить противоположную задачу. Если в диапазоне много дубликатов и нужно подсветить только уникальные значения, то выбираем соответствующий пункт в выпадающем списке.
Также нередко бывают ситуации, когда в значительном массиве данных нужно подсветить ячейки с определенным текстом.
Например, есть прайс-лист, состоящий из сотен позиций. Нужно найти в нем все желтые картриджи.
С помощью сочетания Ctrl + Shift + стрелка вниз выделяем весь столбец со значениями и в условном форматировании выбираем Текст содержит.
Указываем искомый текст и получаем результат.
Условное форматирование также замечательно работает и с датами.
Здесь мы можем выбирать интересующий нас диапазон дат. Опираясь на системное время Эксель подсветит выбранный в выпадающем списке день или временной диапазон.
Очень удобный инструмент при работе с текущими документами, содержащими даты.
Итак, мы рассмотрели все базовые правила выделения ячеек.
В следующей заметке поговорим о правилах отбора первых и последних значений.
________________________________________
Ссылки на мои ресурсы по Excel
★ YouTube-канал по Excel и Word
★ Телеграм
