Перед тем, как обратиться в сервисный центр оргтехники для заключения договора на покопийное обслуживание, рекомендуем побольше узнать об этой услуге. Несмотря на её популярность во всём мире, скажем прямо: она выгодна не для всех организаций.
Многие руководители компаний и IT-специалисты, следящие за состоянием оргтехники, справедливо считают, что клик-контракт - хорошая услуга, помогающая сэкономить на сервисном обслуживании и расходных материалах для офисного парка техники. Это так, но очень большое значение для получения выгоды имеет размер организации и объем ежемесячной печати.
Что такое покопийное обслуживание?
Покопийная печать - предоставление полного комплекса обслуживания оргтехники с оплатой за каждый отпечаток.
Что входит в услугу:
- регулярное сервисное обслуживание устройств (по установленному графику);
- поставка расходных материалов, исходя из договора;
- оперативный выезд инженера в случае возникновения проблемы (ошибки, поломки и тп);
- предоставление подменного оборудования аналогичного ремонтируемому (в случае серьёзной поломки).
Преимущество клик-контракта очевидно:
- отсутствие проблем с оргтехникой;
- экономия на расходных материалах и сервисном обслуживании;
- свой инженер, к которому любой сотрудник может обратиться в случае возникновения вопросов;
- значительная экономия времени в случае поломки: не нужно искать сервис, сравнивать цены, договариваться с руководством по смете, выделять допсредства.
О чём не говорят, когда нахваливают клик-контракт?
- Ежемесячная оплата утверждённой суммы происходит вне зависимости от того, на сколько меньше копий было напечатано;
- Двусторонняя печать - это две копии;
- Каждая копия, превысившая установленное в договоре количество, оплачивается по специальному тарифу. Как и дополнительные мегабайты интернета сверх тарифа, стоимость такого отпечатка достаточно высокая;
- Любой отпечаток больше формата А4 (А3, баннер) может считаться, как несколько копий и наоборот: печать на одном конверте - один отпечаток;
- Цветная печать всегда дороже монохромной - особенно важно, если на чб устройстве печатают всё подряд, не включая чёрно-белую печать.
Как проходит внедрение покопийного контракта в организации:
1. Проводится полный аудит печати, что занимает 1-2 месяца. Специалисты анализируют прошлый и текущий объем печати.
2. Подготовка выгодного КП для организации.
3. Запуск программы клик-контракт (настройка оргтехники и тп).
4. Управление и корректировка.
Нужно ли компании покопийное обслуживание?
- Нужно сэкономить на корпоративной печати;
- Есть желание сотрудничать с одним сервисным центром во всем вопросам оргтехники;
- Для организации крайне важна бесперебойная печать.
- Нужно снять с IT-отдела задачи, связанные с оргтехникой;
- В организации 50 и более печатающих устройств:
- В организации 90% лазерных принтеров и МФУ;
- Затраты на печать ежемесячно от 100 тысяч рублей.
Каким образом происходит экономия?
В большинстве случаев, в первые месяцы после заключения договора, производится замена устаревшего оборудования на новое: например, вместо 5 принтеров ставят 1 МФУ. У таких устройств не только снижена исходная стоимость печати, но и есть другие условия экономии (например расходные материалы для цифровых машин, большие по объему, выгоднее стандартных картриджей). Стоимость отпечатка сразу снижается на 25-30%.
Кроме того, принтеры и МФУ можно брать в долгосрочную аренду ил лизинг, не вкладывая в покупку полную сумму.
IT-отдел освобождается от вопросов, связанных с оргтехникой и может выполнять задачи по своему профилю.
В результате перехода компании на покопийное обслуживание, затраты на сервис и ремонт сокращаются на 25-30% при грамотно проведённом расчёте и аудите.
Подытоживая всё вышеизложенное, можно резюмировать, что клик-контракт выгоден для средних и, особенно, крупных компаний. Экономия будет приличной.
