Часто, общаясь с владельцами бизнесов и руководителями, приходится с удивлением узнавать, что многие не проводят оперативки, считая их пустой тратой времени. Особенно это чувствуется у молодого поколения. По их мнению собирать мини-совещание нужно только тогда, когда есть проблема, которую нужно решать. Признаю. Подход "вскрытие покажет" точный)))) Однако, поговорим о профилактике, до которой дошли мы, как обычно своей головой.....
Когда-то, давным-давно я тоже был молодым и бестолоковым руководителем (сейчас просто бестолоковый) и собирал сотрудников, чтобы "решить проблему". Чаще всего это напоминало именно "вскрытие", когда уже всё случилось и ищем крайнего. О том, что это непродуктивно первыми заговорили сотрудники. Именно с их подачи мы начали проводить оперативки еженедельно. На оперативках присутствуют представители склада+доставки, закупки, маркетинга и руководители отдела продаж.
И вот последние лет 10 без оперативок жить уже не можем.
Что ж в них такого-эдакого? Попробую по пунктам:
1. Общие вопросы. Бывает нужно обсудить вопросы, которые касаются всех сотрудников компании (Новый Год, корпоративы, вакцинация, графики отпусков, графики работы и т.д.). Такой формат позволяет это сделать заранее в несколько этапов.
2. Обсуждается прошедшая неделя. Как отработали технические подразделения: склад, доставка, закупка. Выявляются нестыковки=зародыши проблем. Т,е. те самые моменты, из которых может вырасти проблема, если во время не заметить и не принять меры. На данном этапе их можно систематизировать, расставить приоритеты, начать собирать статистику, пустить в работу. Можно избежать проблемы!!!
3. Решение спорных ситуаций, когда одно подразделение уверено в своей правоте, а другое - в своей. На оперативке можно разобрать ситуацию и принять окончательное решение, устранив тем самым возможности раскачивания ситуации.
4. Личное общение руководителей различных подразделений. За счёт личного общения сглаживаются многие углы телефонного общения или по электронной почте. Глядя в глаза есть возможность отшутиться, если ты был не прав.
5. Получение оперативной информации в сжатые сроки. Сотрудники готовятся к оперативке и предоставляют конкретные факты по выполнению плана, отклонениям от качественных показателей и т.д. Таким образом, руководитель может оперативно составить общую картину по своей компании.
6. Постановка задач сотрудниками перед руководителем. Безусловно, во время обсуждения выясняются моменты, которые не могут решить сотрудники в своих полномочиях. Для этого нужно участие руководителя. Такие вопросы сразу можно включить себе в список дел, чтобы своим бездействием не тормозить бизнес-процессы в компании.
Во время пандемии оперативки также проводили, только в чатах или по видеосвязи)))