Сложно переоценить роль внутренних коммуникаций в современных компаниях. Правильно выстроенная коммуникация не просто облегчает процесс обмена информацией между сотрудниками, но и помогает грамотно оптимизировать рабочие процессы. Вопрос грамотного проектирования внутренних коммуникаций коснулся большинство компаний во время пандемии. Именно этот опыт помог компаниям иначе взглянуть на схему внутренних коммуникаций и применить наиболее технологичные пути осуществления коммуникации внутри коллектива.
Сегодня своим мнением о самых актуальных вопросах в области внутренних коммуникациях поделятся спикеры V Всероссийском Форуме по развитию внутренних коммуникаций «INTERNAL COMMUNICATIONS FORCE 2021. Выживут только влюбленные… Как ответить на новые вызовы внутренних коммуникаций?».
Какие самые острые проблемы внутренних коммуникаций стоят сейчас перед компанией?
Вероника Батманова, Employer Brand Manager, Admitad:
— В марте 2020-го, с самого начала пандемии, все офисы нашей компании перешли на удаленку. Спустя год мы так и не вернулись к графику 5/2, у нас сохраняется гибридный режим работы во всех локалях. В таких условиях, конечно же, сложнее вовлечь сотрудников в корпоративные активности.
Основные вызовы, которые стоят перед нами сейчас:
✔ сохранить сплоченность коллектива в рамках гибридной модели работы;
✔ интегрировать новых людей в команду, когда бóльшая часть сотрудников не посещает офисы (у нас есть программа Buddy, которая функционирует и сейчас, но удаленка накладывает свой отпечаток).
Любовь Силкина, Главный менеджер Сервиса программ развития и организации обучения Корпоративного университета ТМК2U, куратор корпоративного мобильного приложения Mobi2U:
— В марте 2021 года в Группе ТМК произошли большие изменения, а именно присоединение блока ЧТПЗ. И компания столкнулась со множеством вызовов: объединение двух корпоративных культур и обеспечение легкого взаимодействия между сотрудниками металлургического гиганта. При этом важны и скорость, и качество коммуникации.
В настоящий момент мы находимся в поисках оптимальных способов решения стоящих задач, используем свой опыт и лучшие практики других компаний. Конечно, современный цифровой мир, что называется, — в помощь.
Людмила Толочкова, Менеджер по коммуникациям, Ипсен Россия:
— В обратной связи, получаемой от сотрудников, периодически слышим о нехватке оффлайн мероприятий и личных встреч. Считаю, что одной из наиболее важных задач для внутренних коммуникаций сейчас является нахождение оптимального баланса между онлайн и оффлайн и сохранения вовлеченности сотрудников в гибридном режиме работы.
Так, компания Ипсен в 2021 году оптимизировала свое офисное пространство и изменила режим посещения офиса сотрудниками – на сегодняшний день мы присутствуем на рабочем месте физически дважды в неделю. Мы отказались от большой переговорной, где ранее собирались всем офисом на мероприятия, в пользу таун холлов в режиме онлайн. Это позволило нам, во-первых, уровнять градус вовлеченности между полевыми и офисными сотрудниками; во-вторых, между теми, кто работает из офиса и из дома.
Если в прошлом году мы совсем отказывались от размещения каких-либо материалов в офисном пространстве, считая это неэффективным каналом коммуникации, то сейчас мы занимаемся актуализацией представленной информации и возвращаем небольшим тиражом наш печатный корпоративный журнал.
Одним из успешных решений, как удовлетворить запрос сотрудников на оффлайн, стал благотворительный субботник на свежем воздухе. С одной стороны, мы собрали волонтеров, чтобы сделать доброе дело во имя сообществ, среди которых компания ведет свою деятельность; с другой — команду Ипсен для неформального общения.
Какие новшества во внутренние коммуникации привнесла пандемия?
Вероника Батманова, Employer Brand Manager, Admitad:
— Я, наверное, никому не открою секрет, если скажу, что пандемия бросила вызов нам всем - компаниям в разных уголках мира пришлось перестраивать рабочие процессы, переводить множество функций в онлайн.
Если говорить конкретно про Admitad, то мы достаточно быстро адаптировались к новым реалиям, а ежегодный опрос вовлеченности показал даже более оптимистичные цифры, чем год назад. Например, 97% наших сотрудников отметили, что им комфортно работать на удаленке, а иногда приезжать в офис.
Подробнее об итогах нашего первого года на удаленке можно почитать в нашем блоге на vc.ru.
Если кратко, то пандемия привнесла во внутренние коммуникации Admitad следующие новшества:
✔ Мы стали проводить анонимные регулярные пульс-опросы. Это помогло нам понять, как сотрудники чувствуют себя на удаленке и внести необходимые улучшения;
✔ Мы поняли, что в столь непростое время всей команде необходима поддержка от первого лица компании. Так, мы запустили ежемесячные корпоративные YouTube-трансляции с CEO Admitad Александром. Трансляции проходят в режиме онлайн для всех офисов компании, во время встречи каждый сотрудник может задать интересующий его вопрос;
✔Чтобы компенсировать отсутствие неформального общения во время локдауна, мы организовали бесплатную доставку пиццы и салатов для онлайн-тимбилдингов;
✔В середине лета 2020- го мы поняли, что осенью вернуться в офис еще не получится. Для поддержания корпоративного духа и единения с командой мы начали регулярно проводить конкурсы и флешмобы на странице компании в Instagram. Интересным опытом стал двухнедельный беговой челлендж Nike X Admitad. К забегу присоединилось 100 сотрудников из разных офисов компании, а уже за первые 3 дня мы пробежали 1087 км, что равно расстоянию от Москвы до Хельсинки.
Любовь Силкина, Главный менеджер Сервиса программ развития и организации обучения Корпоративного университета ТМК2U, куратор корпоративного мобильного приложения Mobi2U:
— В свое время многие проекты Корпоративного университета TMK2U позволили вывести компанию на новый уровень коммуникаций, создать условия для применения потенциала наших сотрудников, быть готовыми к изменениям. И это оказалось весьма актуально во время пандемии.
Она заставила нас тотально перейти в онлайн: привычные совещания перенесли в MS Teams, встречи стали регулярными и теперь, в текущем момент жизни, такими и остались.
В период изоляции мы смогли по-новому выстроить привычную жизнь и работу сотрудников. В этом нам помогло и корпоративное мобильное приложение Mobi2U. Мы смогли значительно снизить тревожность, оперативно информировать сотрудников о текущей ситуации в стране и компании, проводить мониторинг настроений, делать подборки полезных статей.
Людмила Толочкова, Менеджер по коммуникациям, Ипсен Россия:
— В период пандемии мы, как и большинство других компаний, перешли в формат онлайн-общения с сотрудниками. На первый план вышли такие каналы коммуникации как бродкасты, мессенджеры, корпоративный чат (мы используем Microsoft Teams), Yammer. Еще больше стали общаться через электронную почту, а также перевели в онлайн корпоративный журнал. Разнообразились и форматы подачи информации: появилось больше видео и фото контента, инфографик.
Во время пандемии мы ввели специальную рубрику Ipsen Life, целями которой стали сплочение команды в напряженное время, эмоциональная разгрузка и сохранение позитивного настроя. Ее смысл состоял в том, что мы просили в формате видео рассказывать и показывать наших коллег свою рабочую жизнь на удаленке. У нас даже сформировались рубрики: домашний спорт, обучение, работа и дети, флешмоб изоляция и др. Эти короткие ролики, снятые с юмором, мы смотрели вместе с командой руководства компании на таун холлах и смеялись вместе. Это очень сближает.
Еще одной инициативой стало общения с глобальным руководством Ипсен и лидерами других рынков присутствия компании в формате «Диалог с …». Это неформальная беседа по вопросам от сотрудников, начиная от положения дел в компании глобально и переживания пандемии, заканчивая разговорами про развитие и личные хобби.
Какие ожидания и перспективы для развития внутренних коммуникаций есть в 2021 году?
Вероника Батманова, Employer Brand Manager, Admitad:
— Кажется, что в 2021 году еще больше усилится фокус на цифровизацию, различные гейминары, онлайн-экскурсии и прочие активности. Главное, чувствовать грань и не переусердствовать с корпоративным общением в сети, а также организовывать пусть и не масштабные офлайн-мероприятия. Согласитесь, ничто не заменит общение в жизни :)
Любовь Силкина, Главный менеджер Сервиса программ развития и организации обучения Корпоративного университета ТМК2U, куратор корпоративного мобильного приложения Mobi2U:
— На сегодняшний день более 35 тысяч сотрудников Группы ТМК зарегистрированы в корпоративном приложении Mobi2U. Безусловно, это накладывает большую ответственность на команду, которая курирует проект, и открывает еще больше перспектив развития: добавление большей функциональной части, информационное сопровождение большего количества мероприятий через приложение и, конечно, вовлечение новых сотрудников, пришедших в Группу из компаний ЧТПЗ.
Мы не можем полностью вернуться в оффлайн в прежнем формате. И с учетом нашего количественного прироста и слияния двух культур нас ждет большой синергетический эффект и освоение новых горизонтов развития, воплощение лучших практик друг друга на новом уровне.
Людмила Толочкова, Менеджер по коммуникациям, Ипсен Россия:
— Считаю, что 2020 год стал настоящим вызовом для внутренних коммуникаций, но в то же время годом новых возможностей, инструментов и экспериментов. Одно могу сказать точно – за этот год все мы научились работать удаленно.
Пандемия еще не ушла и продолжает диктовать нам свои правила. Думаю, что в 2021 году, во-первых, «внутренние коммуникаторы» продолжат держать руку на пульсе этой темы. Во-вторых, теперь мы пусть и частично, но пытаемся возвращаться в доковидный режим работы, однако уже есть понимание того, что он никогда не будет прежним. Внутренние коммуникации будут играть большую роль в формировании нового гибридного формата работы, в обеспечении вовлеченности сотрудников в жизнь компании, сохранении позитивного настроя и настроения сотрудников с фокусом на результат.
Как изменилась вовлеченность сотрудников на фоне максимальной цифровизации?
Вероника Батманова, Employer Brand Manager, Admitad:
— Если сначала вся команда активно вовлекалась в формальные и неформальные зум-коллы (например, квизы), то в последнее время мы заметили, что многие наши сотрудники соскучились по живому общению. Именно поэтому мы потихоньку возвращаемся к оффлайн активностям в тех офисах компании, где это возможно с учетом эпидемиологической ситуации.
Любовь Силкина, Главный менеджер Сервиса программ развития и организации обучения Корпоративного университета ТМК2U, куратор корпоративного мобильного приложения Mobi2U:
— Цифровизация, конечно, может влиять на вовлеченность, но не стоит говорить об их прямой зависимости. За этот год цифровыми инструментами пришлось научиться пользоваться даже тем, кто был по каким-то причинам к этому не готов ранее.
Если говорить о нашем мобильном приложении, то в один момент оно оказалось и источником информации, и инструментом связи, доступным каждому. Многие, уходя в отпуск, так и не вернулись в офис, перешли на «удаленку». Во время пандемии прирост количества просмотров новостной ленты вырос на 37%.
Людмила Толочкова, Менеджер по коммуникациям, Ипсен Россия:
— Откровенно говоря, мы не заметили изменений в конкретных измеримых показателях. Кажется, что сложившаяся ситуация, наоборот, сплотила нас, «очеловечила» цифровое общение.
Мне кажется, что мы поступили очень правильно, с самого начала обозначив правила работы на удаленке. Мы поговорили с сотрудниками о цифровом этикете, о важности разделять рабочее и личное пространство и время, мы внедрили онлайн-йогу и всячески поощряли домашние занятия спортом.
Подход компании с точки зрения заботы о сотрудниках (безопасность людей была обозначена руководством самым первым приоритетом) помог сохранить вовлеченность, это чувствуется.
Какие наиболее эффективные диджитал-инструменты стоит использовать во благо внутренних коммуникаций?
Вероника Батманова, Employer Brand Manager, Admitad:
— Я думаю, на этот вопрос нельзя ответить однозначно. Какие-то инструменты могут отлично работать в одной компании и совершенно не подойти другой.
Что касается Admitad, для оперативного общения мы активно используем Slack с различными каналами, делаем корпоративные рассылки 2 раза в месяц, а также развиваем наш Instagram, который направлен на действующих и потенциальных сотрудников.
Любовь Силкина, Главный менеджер Сервиса программ развития и организации обучения Корпоративного университета ТМК2U, куратор корпоративного мобильного приложения Mobi2U:
— Современные инструменты позволяют настроить внутренние коммуникации и вывести их на новый уровень. Кроме мобильного приложения Mobi2U, которое приходит на смену привычному интранету, Корпоративный университет TMK2U для организации дистанционного обучения использует корпоративную электронную HRMS-платформу SOTA2U, во время пандемии позволившую перевести большую часть обучения в дистанционный формат. SOTA2U используется, в частности, для деловых коммуникаций, обсуждения программ обучения, организации экспертных сообществ, где коллеги могут оперативно решать те или иные производственные вопросы.
Цифры говорят сами за себя: если в 2017–2018 годах мы разработали 23 программы обучения и 13 электронных курсов, то за 2019-2020 год – уже 164 программы и 58 курсов.
Людмила Толочкова, Менеджер по коммуникациям, Ипсен Россия:
— Для меня — это всевозможные платформы онлайн-конференций с включенными камерами. Чем больше интерактива они позволяют добавить в общение, тем лучше.
В остальном, предпочитаю использовать всю палитру инструментов, давая сотруднику выбор среди удобных именно для него каналов получения информации.
27-28 мая состоится V Всероссийский Форум по развитию внутренних коммуникаций «INTERNAL COMMUNICATIONS FORCE 2021». Фокус-тема «Выживут только влюбленные… Как ответить на новые вызовы внутренних коммуникаций?». В течение первого дня участники Форума смогут пройти аттестацию от НИУ ВШЭ по теме внутренних коммуникаций. По результатам тестирования участники могут получить сертификат государственного образца от НИУ ВШЭ, подтверждающий высокий уровень экспертизы внутренних коммуникаций.
👤Среди спикеров:
• Елена Карпенко, Начальник Центра развития имиджа работодателя и социальных программам, МОСКОВСКИЙ МЕТРОПОЛИТЕН
• Мария Смыслова, Руководитель практики Внутрикорпоративные коммуникации, СИБУР
• Антон Андреев, Руководитель центра развития Бизнес-системы, ЕВРАЗ
• Полина Болотина, Функциональный руководитель направления внутренних коммуникаций контактных центров, СБЕРБАНК
• Марина Елагина, Директор по обучению и внутренним коммуникациям, TELE2
• Олег Власов, Начальник отдела внутренних коммуникаций и корпоративных СМИ, СЕВЕРСТАЛЬ
• Наталья ВОРОНОВА, Руководитель по подбору и развития персонала, KFC
• Наталия Вялкина, Директор департамента внутренних коммуникаций и корпоративной культуры, РОСТЕЛЕКОМ
• Мария МАЗАНСКАЯ, Руководитель направления внутренних коммуникаций, МОСКОВСКАЯ БИРЖА
• И другие.
На форуме спикеры и участники обсудят самые острые вопросы внутренних коммуникаций и поделятся актуальными практиками и кейсами.
Ознакомиться с программой и зарегистрироваться на мероприятие можно по ссылке.
