В прошлой статье мы рассматривали возможность способа ввода информации с помощью встроенной функции Excel «Форма». Разобрали как ее настроить и как ей пользоваться.
Там же мы говорили, о том, что на вводимую информацию можно настроить ограничение с помощью функции «Проверка данных».
В этой статье мы рассмотрим на практическом примере как настроить условие, при котором невозможен будет ввод повторяющихся значений, тем самым снизить фактор «человеческой ошибки».
Итак, в качестве примера возьмем таблицу из предыдущей статьи, по условиям которой нам необходимо учитывать тот факт, что табельный номер должен быть уникальным для каждого сотрудника и повторяться не может. Для этого необходимо настроить условие, при котором таблица не даст Вам ввести значение если точно такое же значение было введено раньше.
Для этого:
Выделяем столбец, в котором необходимо установить условие, затем во вкладке «Данные» на панели выбираем пункт «Проверка данных»
В появившемся окне во вкладке «Параметры» разворачиваем список «Тип данных» и выбираем пункт «Другой»
Далее в строке «Формула» вводим условие в виде логической формулы по ограничениям, в данном случае выглядеть оно будет следующим образом:
=СЧЁТЕСЛИ(A:A;A2)<=1
Переходим во вкладку «Сообщение об ошибке», чтобы отобразить предупреждающее сообщение, которую пользователи увидят если введенная информация повторяется, и в окне «Сообщение» прописываем рекомендацию «Такой табельный номер уже существует». И нажимаем «ОК»
И теперь при попытке ввода Табельного номера, уже присвоенного другому сотруднику, Вы увидите уведомление, что такой табельный номер уже существует, тем самым пресекая попытку ввода ошибочной информации.
Для полной ясности, что же мы сделали, давайте разберем принцип работы формулы.
Формула =СЧЁТЕСЛИ() подсчитывает количество ячеек в установленном диапазоне заданному условию.
В нашем случае диапазоном выступает столбец, в котором мы указываем табельный номер, а в качестве условия подсчета задаем значение, которое будет внесено в текущую ячейку, и ввод значения будет разрешен только в те ячейки, где полученное число с количеством повтора меньше или равно 1.
