Любое взаимодействие с персоналом работодатель подкрепляет документально. Новые требования по работе с персональными данными сотрудников для работодателя включают эффект сирены. Слышим «Защита данных» - в голове уже гудит. Сегодня о том, какие документы работодатель обязательно должен подготовить при обработке персональных данных:
- Приказ о назначении лица, которое будет ответственным за организацию обработки персональных данных работников. Таким человеком может быть любой сотрудник, но чаще всего им назначают специалиста отдела по управлению персоналом. Сотрудник должен выполнять обязанности, прописанные в ч.4 ст. 22.1 Закона о персональных данных, например:
- информировать работников о положениях законодательства о персональных данных,
- доводить до сведения работников содержание локальных актов об обработке персональных данных
2. Положение о защите персональных данных работников или другой локальный нормативный акт, который будет регулировать хранение, использование и обработку таких данных
3. Приказ, в котором будут указаны все лица, имеющие доступ к персональным данных работников (это требования абзаца 6 ст. 88 ТК РФ).
Со всех перечисленных в списке лиц лучше взять письменное обязательство о неразглашении персональных данных.
Это минимальный список документов, который вы можете расширить на свое усмотрение, добавив, например, журналы учета персональных данных и т.д.
