Даже если управленческий учет ведется в специализированной программе, на практике часто возникает необходимость объединить данные бюджетов по разным ЦФО в один общий.
Если есть возможность, конечно можно поставить задачу программистам, но часто на практике нет возможности вносить изменения в настройки программы оперативно.
Обычно программы позволяют выгружать данные по ЦФО в разные файлы, но состав статей в этих файлах будет разным. Объединять данные при помощи копирования данных долго и при большом количестве статей и ЦФО всегда будет связан с большим количеством ошибок, которые достаточно сложно искать.
Кроме того, в процессе работы с бюджетами часто возникает необходимость в корректировке данных, которая существенно затрудняет работу, если данные просто копируются как значения.
Рассмотрим пример из трех бюджетов, которые находятся в трех разных файлах.
Нам нужно объединить данные в один общий файл. Для это создаем файл с таблицей, в которой будут все статьи. (Часто такая форма уже есть, скорее всего она даже формируется вашей учетной системой, но без разбивки на ЦФО)
В нашем примере таблица для консолидации расходов выглядит так
Для консолидации данных по январю создаем папку январь, в которой будут расположены все четыре файла
Данные из бюджетов по ЦФО в файл "Сводный бюджет" будем переносить при помощи формулы СУММЕСЛИ
Формула ссылается на нужный файл
=СУММЕСЛИ(Администрация.xlsx!$A$4:$A$13;A3;Администрация.xlsx!$J$4:$J$13)
С цифрами результат выглядит так
При необходимости в сводный бюджет аналогичным образом можно подтянуть планы и рассчитать отклонения. Для этого нужно добавить новые нужные столбцы с планом.
Если при добавлении новых столбцов возникнет такая ошибка,
то нужно просто открыть файлы с данными по ЦФО (в данной ситуации на компьютере открыт только файл со сводным бюджетом), тогда ссылки обновятся и ошибка исчезнет.
Если данные в файлах по ЦФО "Администрация", "Коммерческая служба" и "Производство" изменяться, то они автоматически поменяются и в файле "Сводный бюджет" (при это файлы по ЦФО и "Сводный бюджет" должны быть открыты)
В следующем месяце, когда необходимо будет сверять данные за февраль или накопительным итогом папку с этими файлами нужно будет скопировать и файлы с новыми данными сохранить в эту новую папку под теми же именами.
Важно! При копировании ссылки в файле в "Сводный бюджет" в скопированной папке будут ссылаться на файлы из "старой" папки.
В этом случае нужно изменить ссылки через функцию Данные/ Изменить связи / Изменить
Для более быстрого поиска нужной статьи я сделала подборки:
Бюджетирование
Excel для работы с данными
Себестоимость и цены
Учет закупок и расчетов в Excel
Примеры в Excel и файлы к статьям можно найти по этой ссылке
