В каких случаях и как применяется компенсация мобильной связи
Мобильная и интернет-телефония, в отличие от стационарных телефонов, более удобны и становятся все более популярны. Поэтому у работодателей все чаще возникают вопросы, как правильно компенсировать расходы работников и надо ли вообще это делать.
Обязанность организации возмещать расходы сотрудников, связанные с рабочими нуждами, устанавливается ст. 164 Трудового кодекса. А в ст. 188 перечислены случаи, когда надо платить компенсацию за использование телефона в служебных целях – если идет амортизация или использование личной собственности в работе.
Обратите внимание: амортизация начисляется только при стоимости телефона свыше 40 тысяч рублей.
Работодатель, чьи сотрудники постоянно пользуются сотовыми телефонами по работе, по сути, арендует личный телефон у персонала. Это можно оформить как аренду телефона или безвозмездной эксплуатации (ст. 602-625 Гражданского кодекса), но можно и просто зафиксировать в трудовом договоре.
Как оформить компенсацию за мобильную связь сотруднику
Расходы на оказание услуг телефонии должны быть обязательно оформлены документально (ст. 41, 45 ТК), то есть отражены в локальных нормативных актах, например, коллективном договоре . Сумма оговаривается совместно с сотрудником.
В письме Минфина от 27.07.2006 года № 03-03-04/3/15 (а также письмах Минфина от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178, Минздравсоцразвития от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3), УФНС по г. Москва от 05.10.2010 № 16-15/104055@) приведен полный список документов, необходимых для обоснования компенсации. Перечислим их:
1. Распоряжение руководителя о компенсации расходов на мобильную связь. В нем указывают должности и приводят перечень работников, которым назначается выплата.
2. Все должностные инструкции работников, которых это касается. В них отражается потребность в проведении телефонных переговоров в производственных целях.
3. Также необходимо прописать этот пункт в трудовом договоре. Если это не было сделано с самого начала, заключают дополнительное соглашение .
4. Договор с оператором связи. Детализация входящих/исходящих желательна, но не пока не включена в обязательный список. Но лучше, чтобы она была.
Важно: для уменьшения расходов можно установить лимит переговоров. Например, 1000 рублей в месяц. И компенсировать только ее. Если работник наговорит на 1300, 300 рублей он будет оплачивать сам.
Но наличие лимита также должно быть отражено в локальной нормативке. Впрочем, сейчас операторы предлагают привлекательные тарифы с безлимитом, и все чаще руководители предпочитают пользоваться именно ими, чтобы упростить оформление документов.
Компенсация мобильной связи – НДФЛ
В налоговом учете касательно телефонии есть правило: компенсационные выплаты не подлежат налогообложению на доходы физических лиц (ст. 217 Налогового кодекса). Но НДФЛ не начисляется, только если по телефону не было личных
звонков, сим-карта полностью отдана служебной деятельности.
Если устройством пользовались и в профессиональных, и личных целях, вторые звонки подлежат НДФЛ. Также налог применяется, если ранее был заключен договор аренды сотового.
Данную полную статью вы можете найти на портале для специалистов по кадрам от журнала "Справочник кадровика", также скачать нужные образцы документов.
Хотите первыми знать самые важные изменения в кадровой сфере?
Ставьте палец вверх и подписывайтесь на наш канал "Pro-personal.ru" .
