Экономия ресурсов и времени при помощи автоматизации – новая реальность. И если до 2020 года организации могли думать об этом в комфортном неторопливом режиме, то теперь, когда мы внезапно оказались в новом мире, им «нужно бежать в два раза быстрее, чтобы оставаться на месте». Ведь рядом с нами и ритейлеры, которые экономят миллионы рублей, используя роботизацию процессов и 3-4 сотрудников Центра компетенций, и банки, сокращающие время обработки запросов с 2 минут до 3 секунд, экономя при этом примерно 30 человеческих рабочих единиц. Отставать непозволительно для организаций, которые хотят не только выжить, но и процветать в новой модели ведения дел. Но как начать движение в правильном направлении – это пока что вопрос для многих.
Своими рекомендациями по этой теме поделился Кристиан Уэллс, эксперт по роботизации процессов, руководитель клиентского офиса Blue Prism в России .
Услышать еще больше рекомендаций по внедрению и использованию диджитал-решений и узнать о практическом опыте цифровой трансформации в российских и международных компаниях вы сможете на Седьмом форуме «Цифровое предприятие» , который пройдет 13-14 апреля 2021 года. Приглашаем посетить мероприятие.
С предыдущей частью материала – первыми двумя рекомендациями – вы можете ознакомиться по этой ссылке .
3. Выбираем процесс автоматизации
После того, как вы оповестили о своих планах коллег и рассказали им, что такое и для чего нужна роботизация, самое время перейти к опросам. Они помогут вам составить описание и квалификацию процессов. Важно помнить, что люди из разных департаментов, которым предлагается этот опросник, не являются экспертами RPA. Они эксперты в своих областях: в бухгалтерии, отделе кадров, логистике – поэтому с ними необходимо говорить на понятном языке. Опросник должен быть простым и не занимать много времени на заполнение, отрывая руководителей от их основных задач и текущей деятельности. Следующие вполне тривиальные вопросы в итоге дадут хороший объем информации центру компетенций.
· Описание монотонного и повторяющегося процесса в департаменте. Сотруднику достаточно описать его в нескольких предложениях.
· Размер рабочей группы, сколько там сейчас человек в штате.
· Объем работ.
· Вариативность.
· Время обработки каждой единицы работы.
· Назвать свои программы и системы. Как это выглядит: человек, который владеет определенным бизнес-процессом, должен сказать: «Этот бизнес-процесс базируется на почте, Excel, 1С и файловой папке, между ними все протекает».
· Использует ли процесс документацию: если документация бумажная, то, увы, нужно будет искать способ ее цифровизации. Если есть отсканированные документы, то нужно оценить количество – для распознавания текста.
· Что является потребителем и производителем данных. Если при выстраивании полной карты процессов организации мы видим, что разные процессы из разных департаментов – это звенья одной цепи, то в итоге можно сделать сквозную роботизацию от начала и до конца. А если мы видим, что разные департаменты используют один и тот же процесс, сами того не зная, в итоге всего лишь нужно автоматизировать один процесс, просто у него много потребителей.
· Есть ли пошаговая точная документация бизнес-процесса? Если процесс можно задокументировать, значит, его можно роботизировать. Если есть жесткий регламент, правила и инструкции по тому, когда и почему принимать решение, это можно роботизировать. Такой документ становится прекрасным фундаментом для роботизации. Если такового нет, то нужно иметь в виду, что придется найти аналитика, который сможет такой процесс задокументировать – это дополнительная затрата сил и времени.
Благодаря таким вопросам и ответам можно понять, насколько это гомогенный поток работы, есть ли у него высокие и низкие моменты, как долго все обрабатывается и как долго оно может обрабатываться – есть ли максимальный срок. Здесь мы получаем метрику, и теперь можем квалифицировать работу, трудозатраты, необходимые компетенции и выгоду. Надо сказать, что и процессы подготовки уже частично автоматизированы лидерами RPA – существует пакет инструментов, которые облегчают идентификацию, развертывание и масштабирование автоматизации, плюс сокращают стандартное время планирования и проектирования на 70%, и, как результат, позволяют получить больше пользы от цифровых сотрудников.
Ответы, полученные из опросника, необходимо сопоставить с возможностями и целями организации. На этом этапе можно обращаться к партнерам, так как они уже обладают опытом в роботизации, и их экспертиза сэкономит много времени и трудозатрат.
Перечисленные первые шаги помогут вам приступить к роботизации бизнес-процессов и де факто приблизиться к цифровой трансформации. Успех на начальных стадиях ведет к устойчивому изменению и полезному внедрению новых технологий, а ошибки нужно воспринимать как возможность для обучения и корректировки действий.
Согласны ли вы с такими подходами к автоматизации и цифровой трансформации? Пишите в комментариях и подписывайтесь на наш канал.
