Проблемы с доставляемостью электронной почты, вопреки видимости, касаются не только массовых рассылок. «Слишком усердие» антиспамовых фильтров означает, что сообщения различных типов некорректно классифицируются как спам — вне зависимости от того, являются ли они рассылками /рассылками новостей или письмами ит специадистам!
Добро пожаловать в HR-блог для IT рекрутеров, которые любят свою работу и хотят добиться успеха! Нас 6000 + https://t.me/itanddigital
Во всем мире только 83% отправленных сообщений попадают в почтовые ящики получателей.
Как работают спам-фильтры
Основная цель антиспамовых фильтров — фильтрация нежелательных сообщений, в основном нежелательных массовых рассылок, содержащих различные виды рекламы и другой рекламный контент. К сожалению, отделить зёрна от плевел непросто, что часто приводит к обратным результатам совершенно невинных новостей.
Спам-фильтры анализируют входящие сообщения по множеству различных факторов, пытаясь распознать характеристики спам-писем. За каждую подозрительную особенность начисляются «штрафные баллы» разного веса. Если сообщение набирает определенное количество баллов (превышает лимит), оно классифицируется как спам и отфильтровывается.
Выбранные элементы, проанализированные спам-фильтрами:
- заголовки сообщений
- домен отправителя (записи DNS, репутация)
- адрес электронной почты отправителя (история взаимодействия с сообщениями)
- почтовый сервер отправителя (наличие в черных списках)
- форматирование сообщений (размер и цвет шрифта, использование ЗАГЛАВНЫХ БУКВ)
- структура сообщения (например, соотношение текста и графики, наличие ссылок)
- тема и содержание сообщения (наличие определенных фраз)
- вложения (формат файла и размер)
- другое (например, время доставки).
Самыми популярными, а также наиболее эффективными фильтрами для защиты от спама являются SpamAssasin и собственное решение Gmail. В то время как алгоритмы SpamAssassin общедоступны (поскольку это программное обеспечение с открытым исходным кодом), Gmail не делится своими собственными. Вот почему алгоритмы SpamAssassin являются важным инструментом для оптимизации доставляемости.
Как избежать спам-фильтров
Вот несколько советов по оптимизации ваших электронных писем, чтобы максимально повысить вероятность их попадания в папки «Входящие», а не в папки «Спам», «Нежелательная почта» или «Промоакции».
Отправить правильно
Отправить электронное письмо одному или нескольким людям очень просто. Вы указываете основного получателя в поле «Кому», а дополнительных получателей — в поле «Копия» («Кому сообщение»). Иногда вы можете использовать поле «Скрытая копия» («Слепое сообщение»), если вы не хотите, чтобы другие получатели видели, что этот человек также получил сообщение.
Лестница начинается, когда вам нужно написать большему количеству получателей. Например, отправив рождественские поздравления клиентам.
Худшее, что вы можете сделать, это поместить всех в поле «Кому» или «Копия». Мало того, что все будут видеть всех получателей, так еще такое сообщение легко может стать рассадником вирусов. Достаточно, чтобы зараженный компьютер был только у одного из получателей, и вирус начнет рассылать всем остальным — ведь он будет знать их адреса электронной почты.
Полумера — поместить получателей в упомянутое выше поле «Скрытая копия». Это несколько более безопасное решение, но неэстетичное и неэффективное против антиспамовых фильтров.
Единственный правильный способ отправки массовых сообщений — использовать специальный инструмент, который будет отправлять отдельное сообщение каждому пользователю в списке.
Это могут быть:
- Инструменты SaaS (программное обеспечение как услуга) — например , MailChimp , Woodpecker , Email Octopus ;
- программное обеспечение, установленное на компьютере (используется все реже и реже) — например , Groupmail .
Используйте хороший SMTP-сервер
Репутация сервера, используемого для отправки электронных писем, очень сильно влияет на возможность доставки сообщений. Если случится так, что другие пользователи будут использовать его для рассылки спама, последствия коснутся и вас. Достаточно IP-адреса сервера попасть в один из множества общедоступных черных списков — и многие почтовые ящики получателей станут недоступны.
Проверить наличие своего почтового сервера в черных списках можно, например, с помощью MX Toolbox .
Надежные операторы почтовых серверов заботятся о своей репутации — например, отслеживая рассылки и автоматически блокируя некоторые из них. Они также выигрывают от аккредитации сторонних отправителей , что снижает вероятность отклонения сообщений.
Полный контроль над репутацией почтового сервера дает опция выделенного IP-адреса . Тогда исчезает риск повреждения репутации другими пользователями сервера.
Некоторые поставщики почтовых серверов идут еще дальше, предоставляя услуги, ориентированные на доставку сообщений. Они даже заключают контракты напрямую с крупными операторами почтовых ящиков. Примеры таких провайдеров включают SendGrid , MailGun , Sendinblue .
Добавьте соответствующие записи DNS для вашего домена.
Домен, который вы собираетесь использовать для отправки электронных писем, должен иметь запись MX в DNS , которая определяет почтовый сервер, обрабатывающий входящую почту. Даже если домен не будет использоваться для получения почты, должна существовать запись MX, чтобы определить, куда будут направляться любые возвраты.
Существует три типа записей DNS (все записи TXT), которые проверяются фильтрами спама и оказывают существенное влияние на доставляемость электронной почты:
- SPF (Sender Policy Framework) — содержит список серверов, которым разрешено отправлять сообщения, подписанные адресом электронной почты с заданного домена;
- DKIM (DomainKeys Identified Mail) — предоставляет открытый ключ, используемый для проверки сообщений, подписанных электронной подписью;
- DMARC (Domain-based Message Authentication Reporting and Conformance) — определяет, как должен реагировать сервер получателя при получении сообщения, которое не соответствует SPF или не содержит действительной подписи DKIM — ничего не делать, помещать в карантин или отклонять.
Системы защиты от спама часто отправляют запросы HELO/EHLO (Reverse DNS) на IP-адрес почтового сервера. Затем они проверяют, имеет ли указанное в ответе имя хоста запись A в DNS .
Если ваш SMTP-сервер представлен как имя хоста из вашего домена, убедитесь, что существует соответствующая запись. Но чаще всего эта конфигурация остается на усмотрение оператора почтового сервера.
Проверить значения полей заголовка сообщения
Основные поля заголовка электронного сообщения, редактируемые в конфигурации почтовых программ или при создании сообщения, должны содержать:
- "От" - имя и адрес электронной почты отправителя
- «Кому» — имя и адрес электронной почты получателя (конечно, не «нераскрытые получатели»);
- "Reply-To" - адрес электронной почты, на который следует отправлять ответы и ответы, если он отличается от адреса, указанного в поле "Кому"
- «Тема» — тема сообщения, оптимизированная вместе с его содержимым (см. ниже).
Однако заголовок электронной почты содержит гораздо больше полей, чем перечисленные выше, которые отображаются почтовыми программами и веб-почтой. Большинство других генерируются автоматически, а их содержимое определяется конфигурацией сервера.
Крайне важно, чтобы три из них — «Return-Path», «Message-Id» и «Envelope-from» — согласовывались друг с другом (с точки зрения домена) — и желательно также с полем «От», т.е. домен отправителя.
Для массовых рассылок (но некоторые верят и в одиночные сообщения) рекомендуется убедиться, что в заголовке есть поле «Список-Отписаться» для быстрой отписки.
Оптимизируйте содержание сообщения
Спам-фильтры анализируют содержимое сообщений с точки зрения структуры, содержания и даже форматирования. Вот несколько советов, как оптимизировать этот контент:
Состав
- Убедитесь, что сообщение имеет как HTML-версию, так и текстовую версию.
- Поддерживайте соотношение текста и графики не менее 80%.
- Для каждого рисунка введите «ALT», который является альтернативным текстовым значением.
- Разрежьте большую графику на более мелкие части и объедините их в HTML.
- Если вам это не нужно, не отправляйте вложения. И уж точно не включайте программы (например, .exe) или скрипты (например, .js). Офисные документы (например, xlsx) также не приветствуются. Файлы .pdf относительно безопасны.
Содержание
- Избегайте использования типичных для спама манипулятивных и агрессивных продающих фраз, таких как «самая дешевая», «лучшая цена», «специальное предложение», «специальная акция», «один раз в жизни», «присоединяйтесь к миллионам», «без скрытых затрат» и т.д.
- Персонализируйте текст — и не только в плане приветствия в самом начале. Антиспамовые системы подсчитывают контрольные суммы контента, благодаря чему легко распознают массовые рассылки, когда одно и то же сообщение доходит до многих пользователей данного почтового сервера.
- Используйте как можно меньше ссылок. Избегайте укороченных ссылок (например, bit.ly) и всегда проверяйте, все ли ссылки работают перед отправкой.
Форматирование
- Избегайте чрезмерно ярких цветов (в том числе красного) и их слишком большого количества. Также не приветствуется использование цвета, плохо контрастирующего с фоном (например, светло-серого на белом).
- Не пишите ничего ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ (включая строку темы) и не используйте много восклицательных знаков ("!!!") или вопросительных знаков.
Проверьте свое сообщение
Вы можете проверить эффективность оптимизации, отправив тестовое сообщение на временный адрес электронной почты, сгенерированный Mail-Tester или Mailgenius . Отчет, отображаемый через некоторое время, покажет вам, что еще нужно улучшить.
В свою очередь, используя такие инструменты, как Email on Acid или Litmus , вы можете предварительно просмотреть, как ваше сообщение будет выглядеть в разных почтовых клиентах и веб-почтах, а также на разных устройствах.
Проверьте и очистите список аудитории
Если в результате массовой рассылки большое количество сообщений будет возвращено целевым серверам, это будет сильным предупредительным сигналом, который может повредить репутации вашего сервера, домена или адреса электронной почты.
Поэтому перед фактической отправкой нужно проверить список получателей и удалить из него получателей, которым почта все равно не дошла бы. Для этого используются такие инструменты , как Snov.io.
«Прогрейте» адрес электронной почты перед массовой рассылкой
Первая почтовая рассылка, отправленная с совершенно нового адреса электронной почты, обречена на провал с точки зрения доставляемости. Внезапное увеличение количества отправляемых сообщений приведет к тому, что отправитель будет помечен как спамер и часто даже заблокирован почтовый ящик на сервере-отправителе.
Чтобы этого не произошло, перед фактической отправкой воспользуйтесь услугой «прогрева» адреса электронной почты, предоставляемой, например , Warmup Inbox , Warmbox или Mailshake . Услуга заключается в постепенной отправке рассылок с возрастающим тиражом - и искусственном создании положительных взаимодействий с полученными сообщениями (открытие, ответ, пометка "не спам").
Мониторинг почтового сервера и домена
Если ваш SMTP-сервер не занесен в черный список, отлично. Но это не значит, что его никогда не будет. С помощью Super Monitoring вы можете отслеживать черные списки Google и RBL и получать оповещения, как только ваш сервер появится в любом из них.
Правильная настройка записи DMARC (см. выше) позволяет использовать другой тип мониторинга. С помощью инструмента Postmark DMARC вы можете получать еженедельные отчеты, содержащие информацию о том, кто отправлял электронные письма, подписанные вашим доменом, и какой процент из них прошел проверку SPF и DKIM.
Подводя итог
Планируете ли вы массовые рассылки, администрируете приложение электронной почты для транзакций или просто хотите увеличить скорость доставки обычных электронных писем, приведенные здесь советы дадут вам оценку 10/10.
Подписывайтесь на наши новости телеграмм. В HR-блоге вы найдете: интересные статьи, подкасты на тему IT-подбора, обзоры HR и IT мероприятий, также будем делиться своей аналитикой IT рынка.
