Территориальный фонд обязательного медицинского страхования Свердловской области (ТФОМС СО) — некоммерческая организация, созданная для реализации государственной политики в сфере обязательного медицинского страхования на территории региона. Сегодня в оргструктуру фонда входят дирекция и шесть филиалов, расположенных в разных районах области.
- в 1,5 раза быстрее согласуется исходящая документация
- 250+сотрудников работают в цифровом формате
- 85 видов документов переведено в цифру
- 63 руководителя подписывают документы электронной подписью (ранее только 5)
Предпосылки проекта
Сотрудники ТФОМС СО работают с большим объемом документов, в том числе поступающих от различных органов власти и организаций, а также граждан. Долгое время документооборот вели в классической системе электронного документооборота (СЭД), но постепенно она перестала устраивать пользователей:
- работа с государственными контрактами проходила на бумаге, что замедляло и затрудняло делопроизводство, а также хранение и поиск документов;
- регистрация документов проводилась вручную — сотрудники преобразовывали их в PDF-формат при помощи стороннего программного обеспечения (ПО), добавляли регистрационный штамп, маршруты согласования и ознакомления также формировали вручную;
- за год в ТФОМС СО проводится более 700 совещаний — ранее их организовывали в классическом формате вне СЭД, документация заносилась отдельно;
- для каждого подписанта требовалось индивидуально внедрять в систему электронную подпись;
- обучение новых сотрудников работе в СЭД проходило медленно и недостаточно эффективно.
Всё это утяжеляло без того сложное делопроизводство, затрудняло работу с поручениями по документам. ТФОМС СО требовался более гибкий и масштабируемый инструмент с широкой функциональностью. Выбор сделали в пользу Directum RX — интеллектуальной системы управления цифровыми процессами и документами.
Основные цели и задачи внедрения:
- перевести бизнес-процессы в Directum RX;
- настроить удобный обмен данными между дирекцией и филиалами;
- в короткие сроки запустить систему в опытно-промышленную эксплуатацию.
Решение
Работы поделили между заказчиком и исполнителем — компанией «СТАРКОВ Групп», бизнес-партнером Directum. Администраторов со стороны ТФОМС предварительно обучили работе в Directum RX, особое внимание уделили процессам цифрового делопроизводства.
Чтобы обеспечить нужный уровень импортонезависимости программного обеспечения, в ТФОМС СО систему развернули на серверах с ОС Astra Linux Common Edition 2.12.29 (Орел), СУБД PostgreSQL 12.9.
В Directum RX перевели работу с корреспонденцией и договорами, организацию совещаний — формирование повестки, итоговых протоколов, инициацию поручений на их основе. Для удобного управления проектами использовали Agile-доски Directum.
Другие запросы заказчика потребовали некоторых модификаций. Так, например, для корректной работы с документами, содержащими персональные данные (конфиденциальными документами), в карточку добавлены дополнительные поля, содержащие гиперссылки на файл, расположенный в закрытом сегменте.
Подписание документов ЭП
Если в «прошлой» СЭД использование электронных подписей было ограничено — модули для подписания закупались опционально только для высшего руководства и требовали услуг по внедрению, Directum RX позволяет использовать электронные подписи для неограниченного количества подписантов — руководителей разного уровня.
Автоматическая регистрация документов
Чтобы уменьшить нагрузку на специалистов, настроили автоматическую регистрацию документов и специальный сценарий, который создает PDF-версию и добавляет в нее регистрационные данные и «отрисовку» штампа электронной подписи. Этот сценарий уже используется во многих других регламентах. Больше не нужно конвертировать документ вручную в PDF и генерировать штампы в стороннем ПО.
В результате оптимизации процессов регистрации документов появилась возможность ввести этап нормоконтроля всех исходящих писем — проверки правильности оформления документов. Если раньше в случае обнаружения ошибок приходилось заново запускать проект на подписание, то сейчас недостатки оформления устраняются до подписания документов. Таким образом, ТФОМС СО в разы повысил качество оформления исходящей документации.
Регистратор по подписанту
В ТФОМС СО место регистрации документа зависит от того, где работает подписант — в дирекции или филиале.
Чтобы «переезд» организации в Directum RX прошел комфортно и оперативно, логику процесса оставили без существенных изменений. Новый справочник «Регистратор по подписанту» и одноименная вычисляемая роль закрепили конкретных регистраторов за подписантом. Всего было выдано 73 права подписи необходимым сотрудникам.
Вычисление руководителя по иерархии
Чтобы при согласовании документов корректно определялся маршрут, в системе настроили автоматическое определение руководителей в зависимости от типа подразделения инициатора. Для этого разработали новую роль руководителя по иерархии и дополнительный реквизит — «Тип подразделения».
Миграция документов
В Directum RX перенесен массив документов «старой» СЭД, причем юридически значимых — с электронными подписями, за период с 2014 по май 2022 года. Для таких документов создана специальная архивная карточка, права доступа определяются администраторами системы.
Результаты и планы
Directum RX используют 250 сотрудников дирекции и шести филиалов ТФОМС СО:
- ведут делопроизводство и работу с государственными контрактами;
- организуют совещания, создают протоколы встреч и направляют их на исполнение;
- используют новые рабочие процессы — например, движение кадров (задания всем заинтересованным службам при приеме/переводе/увольнении сотрудников);
- управляют задачами с помощью Agile-досок Directum.
В результате внедрения системы:
- Время согласования исходящей документации сократилось в 1,5 раза.
- В цифровой вид переведено 85 видов документов.
- Нагрузка на регистраторов претерпела изменения — за счет автоматизации процесса регистрации уменьшилось количество рутинных операций, что позволило ввести дополнительные операции по обработке документов, например, тотальный нормоконтроль.
- Повысилась активность пользователей при работе с документами и задачами в системе.
- Проведен реинжиниринг многих процессов — они исследуются, обнаруживаются и устраняются «узкие» места, логика выстраивается в соответствии с системой менеджмента качества, внедренной в организации.
В Directum RX реализованы ключевые бизнес-процессы нашей компании: удобная работа с договорными документами, организация и проведение совещаний, ведение документации по ним и проектная деятельность. Предусмотрен и комфортный переход для всех сотрудников на новую систему. Отмечу, что работы на проекте продвигались со значительным опережением сроков и абсолютно без потери качества.
Хочу отметить профессионализм, отличные коммуникативные навыки, глубокое знание процессов делопроизводства и ИТ-технологий, а также высокий уровень аналитики команды внедрения. Благодаря их работе удалось не только снизить нагрузку на сотрудников, но и добиться автоматизации новых процессов, что было невозможно в условиях прежней СЭД.
На следующем этапе проекта в ТФОМС СО собираются внедрять новые решения: масштабная интеграция с сервисом ЭДО, развитие использования модулей «Совещания», «Проекты», расширение количества пользователей мобильного приложения Directum Solo, использование службы потокового ввода документов Directum Capture Service (DCS).
Исполнитель
СТАРКОВ Групп — генеральный партнер Directum. Компания специализируется на внедрении и сопровождении ИТ-решений Directum в сегментах B2B и B2G, реализует полный цикл работ, включая поставку, адаптацию и модификацию программного обеспечения, обучение пользователей, методологическую, техническую и организационную поддержку.
Источник: https://www.directum.ru/blog-post/2983
#электронныйдокументооборот #автоматизацияпроцессов #it-технологии #цифровизация #импортозамещение
