1. Краткая информация о клиенте:
Компания: «Подружки» - сеть клиник лазерной эпиляции, аппаратной и инъекционной косметологии.
Сайт: https://podruge.ru/
Сфера деятельности: Косметология, лазерная эпиляция
Тариф Битрикс24: Профессиональный
Число сотрудников (число сотрудников, работающих с Битрикс24): более 100.
Количество офисов/филиалов, география: Россия (120 филиалов).
Крупнейшая федеральная сеть клиник лазерной эпиляции и косметологи в России «Подружки» – дом красоты, где оказываются эффективные и безопасные процедуры, приятные цены и разнообразные акции на услуги.
Лучшее оборудование, передовые технологии, современные методики, профессиональные косметологи, топовые процедуры – все к вашим услугам. «Подружки» заботятся о безопасности и эффективности каждого сеанса.
Процедуры в «Подружках» – не просто эстетика, это настоящее вложение в свою красоту и эмоциональное здоровье.
2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
Необходимо было организовать работу сотрудников HR-отдела в Битрикс24. Основная проблема заключалась в том, что поиск и согласование кандидатов по вакансиям осуществлялся через задачи в Битрикс24. К задачам прикреплялась вся информация с помощью комментариев: кандидаты, резюме, согласование кандидатов, обучение, т.е. в одной задаче в разрозненному не структурированном формате хранилась вся информация. Данная работа была не удобной, так как не было четкого понимания по следующим пунктам:
· На каком этапе находится тот или иной кандидат;
· Сколько кандидатов откликнулось на вакансию;
· Сколько кандидатов согласовано или нет, и по каким причинам;
· С каких источников пришли кандидаты и какой был тип отклика;
· Не велась база кандидатов.
Отчеты, необходимые для работы, создавались вручную. Сотрудникам необходимо было самостоятельно по всем задачам собирать данные, подсчитывает показатели и предавать данную информацию руководителю.
Необходимо было настроить Воронки по вакансиям и кандидатам, связать их между собой, настроить автоматизацию и отчеты, провести обучение.
3. Процесс внедрения, особенности проекта
1. Аудит бизнес-процессов и проектирование Технического задания.
Был проведен аудит бизнес-процессов HR-отдела, в ходе которого были выявлены основные цели и задачи, бизнес-процессы, которые в первую очередь будут реализованы в CRM Битрикс24. В результате анализа, было составлено техническое задание, в котором были описаны этапы внедрения CRM-системы.
2. Реализация проекта в соответствии с техническим заданием
· Была реализована воронка «Вакансии» со своими этапами и автоматизацией.
· Была настроена карточка вакансии, данные в которую подтягивались автоматически после того, как вакансия была согласована через бизнес-процесс.
· Была реализована воронка «Кандидаты» со своими этапами и автоматизацией по всем сотрудникам, участвующим в найме и обучении кандидата.
· Была настроена карточка кандидата, в которую автоматически подтягиваются данные, при выборе вакансии (т.е. на какую вакансию откликнулся данный кандидат). Настроены обязательные поля, которые необходимо заполнять при переходе на соответствующий этап.
· Был реализован бизнес-процесс в ленте новостей на согласование вакансии.
· Были реализованы бизнес-процессы в CRM, которые помогают автоматизировать ряд задач и упростить работу сотрудникам HR-отдела.
· Был реализован отчеты, которые автоматически позволяют собирать нужную аналитику по деятельности HR-отдела.
3. Особенности проекта
Для того, что реализовать интеграцию с телефонией, мессенджерами и с HH.ru необходимо было осуществить переезд на коробочную версию Битрикс24, так как у заказчика Битрикс24 находится на доменном имени com. Но, к сожалению, переезд не удалось согласовать со стороны заказчика, и данные задачи остались в перспективе на доработку.
Так как у клиента был изначально рабочий портал, необходимо было реализовать новый бизнес-процесс на согласовании вакансии, была создана копия действующего бизнес-процесса, и уже на основании данной копии производились доработки и тестирования. Необходимо это было сделать для того, чтоб не тормозить рабочий процесс компании. После обучения и запуска в промышленную эксплантацию настроенного решения, старые Бизнес-процессы были отключены, а новые запущены в работу.
4. Работа с решением. Достигнутые результаты
· По результатам аудита бизнес-процесс были выявлены и сформулированы задачи, которые необходимо было достичь по средствам CRM Битрикс24.
· Настроены и автоматизированы воронки по ведению вакансий и кандидатов.
· Реализованы карточки вакансий и кандидата с пользовательскими полями, обязательными на каждом этапе.
· Настроены необходимые отчеты для ведения аналитике по работе HR-отдела.
5. Преимущества от внедрения
Основным преимуществом стало то, что началась вестись база кандидатов в Битрикс24. Автоматически в карточке контакта проставляются статусы этого кандидата (Кандидат, Резерв, Сотрудник, Уволен, Черный список), в зависимости от того, на каком этапе воронки находится кандидат. Хранится вся история взаимодействия с этим кандидатом, и на какие вакансии он откликался.
Автоматизированная воронка вакансий позволяет видеть, сколько вакансий сейчас находятся в работе и не забывать про них, видеть причину закрытия вакансии и информацию о том, сколько вакансия находится в работе.
Автоматизированная воронка по кандидатам позволяет вести карточки по этапам, на каждом этапе ставится задачи определенным участникам процесса, например: подготовить обучение, провести аттестацию, зарегистрировать нового сотрудника и т.д.
В карточке кандидата хранится все необходимая информация для принятия решения и быстрого поиска данных.
Настроенные бизнес-процессы позволяю передавать в карточку вакансии всех откликнувшихся кандидатов. При привязке кандидата к конкретной вакансии данные из карточки вакансии в карточку кандидата передаются автоматически, например: Заказчик, город, должность, департамент и т.д.
Настроенные отчеты позволяю собирать все необходимые данные автоматически, например, распределение вакансий по статусам и ответственным, сводный отчет по вакансиям, Распределение кандидатов по статусам, отчет по источниками и типу отклика, распределение кандидатов по вакансиям и статусам и т.д.
6. Отзыв заказчика о проделанной работе.
Реализованный проект по частичной автоматизации процесса найма персонала в Б24 без сомнений облегчил жизнь и рекрутерам, и руководителю, и внутренним заказчикам. Ранее использовали сторонний сервис, но тк все коммуникации в компании ведутся в Б24, в т.ч. заявки на найм, то рекрутер был вынужден вести базу, аналитику отдельно, и дополнительно дублировать информацию заказчику в Б24, что тормозило процесс и снижало производительность.
Переключиться с ведения коммуникаций по заявке на найм из задач в CRM не составило труда. Быстрые и наглядные отчеты, «живая» база кандидатов по каждой локации / должности, прозрачность работы – все это позволило нам оптимизировать нагрузку на участников процесса, высвободить дополнительный ресурс, повысить скорость принятия решений и в целом боевой дух команды!
Признательны команде Bazhal Group и лично Ивану Александровичу и Нике за проделанную работу, желаем благополучия и процветания! С удовольствием рекомендуем нашим коллегам!
Руководитель проекта Ника Королева: «Перед реализацией проекта необходимо было провести аудит систем, имеющихся на рынке HR. Основные системы, которые рассматривались, это: Talantix от HH.ru, Friendwork, Хантфлоу. Аудит систем позволил собрать основную информацию по данным, которые необходимо хранить рекрутерам, функционал и процессы, которые реализованы в HR системах. Данная информация позволила реализовать ТЗ с учетом особенностей системы Битрикс24 и деятельности HR отдела.
Проект был интересным, «со звездочкой». Большинство бизнес-процессов тестировались на корпоративном портале Bazhal Group, и только после этого переносились на портал клиента. Связано это было с тем, что у клиента был свой портал, в котором велась работа, и чтоб не доставлять неудобства сотрудникам, которые работают в портале, было принято такое решение.
Клиент активно принимал участие в реализации проекта, предоставлял вовремя всю необходимую информацию, рассказывал, как устроен процесс работы, свои пожеланию.
Считаю, что проект реализован успешно, и после адаптации сотрудников, мы перейдем к усовершенствованию реализованного процесса HR».
