Всем привет! Вы в блоге «Первой Формы» — мы создаём платформу для управления бизнес-процессами. Сегодня мы поделимся кейсом из практики.
К нам обратилась компания № 1 на европейском косметическом рынке (по нашему соглашению мы не можем публиковать её название). Им нужно было автоматизировать внутреннюю оценку поставщиков, чтобы перенести процесс из Excel, усовершенствовать его и получить прозрачную аналитику.
❌Проблема
Компания производит косметику только в одной европейской стране, а российский офис занимается дистрибуцией товаров и продвижением бренда на нашем рынке. Поставщики российского филиала — не производители косметического сырья, а переводчики, ИТ-компании, стратегические консультанты.
К их выбору компания относится очень ответственно: договор на оказание любых услуг заключают только после внутреннего тендера. Для этого несколько компаний сравнивают и оценивают по определённым критериям. Так отсеивают сомнительных поставщиков, выбирают лучшие условия и исключают коррупционные риски.
Раньше тендер проводили с помощью Excel: оценивали компании вручную, а информацию о рассмотренных поставщиках сохраняли в разных таблицах. Единой базы с историей оценок и взаимодействий не было.
Из-за этого в новых тендерах могли заново рассматривать уже «отсеянные» компании. А в работе со старыми контрагентами не могли отследить, например, как менялись условия сотрудничества. Кроме того, к оценке и согласованию сложно было привлечь коллег из смежных отделов.
✅Решение
На старте проекта коллеги поделились с нами отчётом по оценке поставщиков, мы проанализировали его, провели несколько встреч и разработали low-code решение.
1. Теперь сотрудники компании заходят в систему и открывают категорию «Заявки». Там они описывают нужную им услугу или товар, например, консультации по налоговым и юридическим вопросам.
Сотруднику нужно вписать название и краткое описание проекта, которому нужен поставщик, а также указать, какому отделу интересна эта закупка. Если кому-то из других подразделений такая услуга тоже понадобится, они увидят заявку в системе и смогут к ней подключиться. Организатор прикладывает к задаче коммерческое предложение.
2. Затем заполняют поле «Поставщики». Если сумма тендера больше миллиона, система потребует добавить одного нового поставщика. Это помогает соблюсти конкурентные условия.
Каждый поставщик, заявленный на тендер, автоматически связывается с действующим контрагентом. И наоборот, каждый новый контрагент связывается с карточкой поставщика, если по нему раньше проводились тендеры. Так, в карточке контрагента сотрудники всегда будут видеть историчность проведённых тендеров, не устраивая сёрфинг по системе.
3. Из отчёта, который нам предоставила команда клиента, мы выявили самые частые критерии оценки и сделали их стандартными по умолчанию. При этом в low-code системе можно добавить дополнительный критерий оценки к любому тендеру.
На каждый критерий система создаёт задачу, где организатор тендера должен будет поставить оценку от одного до пяти и написать комментарий. Стоимость оценивается автоматически: пять баллов получает поставщик с самыми дешевыми услугами.
У каждого критерия есть свой вес: например, «опыт и референсы» — это 20% от всей оценки. При этом вес можно менять в ручном режиме, главное, чтобы в итоге получилось 100%.
4. Когда все оценки выставлены, тендер уходит на согласование к руководителям отделов, которые присоединились к тендеру, а также финансовому директору и комплаенс-менеджеру. Если тендер согласуют, система выстраивает рейтинг поставщиков.
✅Результат
- По сравнению с Excel, где приходилось всё делать вручную и не было аналитики, проводить тендеры в «Первой Форме» стало удобнее. Сейчас системой пользуются уже 96 человек.
- Мы дали сотрудникам инструменты для прозрачной аналитики. Настроили историчность взаимодействий с поставщиками и связали её с историей по контрагентам. Сотрудники могут изучить её и поменять условия договора или отказаться от сотрудничества, так как в другом тендере написали о компании критичный комментарий.
- По любому поставщику можно сформировать отчет: посмотреть, какие оценки он получал во всех тендерах.
Комментарий команды:
Система не решает за сотрудника, а помогает принять решение. Например, если компания работает с одним проверенным поставщиком конкретной услуги много лет, можно написать рекомендацию и он получит преимущество в тендере.
