Продолжаем рубрику #Вопросы_ЭДО. Здесь вы получите ответы на самые актуальные из них.
Электронный документооборот – не просто тренд. Во многих отраслях и компаниях он стал необходимостью, в том числе благодаря законодательству, которое активно поощряет внедрение ЭДО. Однако достаточно ли хорошо оно регулирует рынок электронных архивов? Возможно, России не хватает законодательных инициатив в этой области? На эти и другие вопросы в своем интервью для портала ICTONLINE ответили представители ИТ-отрасли.
Заместитель генерального директора «ЭОС ПВ» Иван Скородумов пояснил, что законодательные инициативы идут по нескольким направлениям: федерального и регионального уровней, «по линии Росархива и по линиям других министерств и ведомств, создающих многочисленные государственные реестры, регистры и кадастры, содержащие правоустанавливающую и юридически значимую информацию, в том числе длительного и постоянного срока хранения».
Однако все они пока не в силах обеспечить «твёрдой нормативно-правовой базы для создания и поддержания электронных архивов, поскольку не урегулирован до конца целый ряд ключевых вопросов», – подчеркнул эксперт.
Какие же вопросы ещё предстоит решить?
1. Отсутствие «единой национальной концепции сохранения цифрового наследия России», которая должна определить, что в итоге должно быть достигнуто в плане обеспечения сохранности электронных документов». Иван Скородумов поясняет, что, как правило, у каждой законодательной инициативы «свои уникальные концептуальные, организационные, технические и технологические решения». Такое разнообразие делает трудным, а иногда и невозможным их объединение «во что-то целое и единое».
2. Нет описания единой технологии хранения электронных материалов
Этот пункт вытекает из предыдущего, потому что «в условиях многоукладности в сфере управления документами и архивного дела единая технология хранения невозможна», – заявляет Иван Скородумов. Поддерживает коллегу и руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР Александр Кузнецов. Он рассказал, что 2 марта 2022 г. вышло постановление правительства N 279 «О государственной информационной системе «Платформа “Центр хранения электронных документов”». Однако ГИС ЦХЭД обеспечивает хранение архивных документов только на федеральном уровне. Подобные вопросы на региональном уровне государство не регламентирует, – отметил он.
3. Не определен перечень материалов, имеющих архивную ценность.
В российском законодательстве прописаны все бумажные документы, подлежащие передаче на архивное хранение. «При этом игнорируются электронная деловая переписка и обмен сообщениями, базы данных, сайты, электронная научно-техническая документация, электронные медицинские документы и многое другое», – пояснил эксперт.
4. Правовые сложности с созданием электронных копий бумажных документов, принимаемых на архивное хранение на правах и вместо бумажных оригиналов. «Существующие законопроекты содержат принципиальные дефекты как правового характера, так и в вопросах безопасности», – подчеркнул Иван Скородумов.
5. Разрабатываемые требования к архивным информационным системам оторваны от реальной жизни, уверен эксперт.
Российское законодательство в сфере электронных архивов, конечно, требует доработки. Однако уже сейчас есть ряд документов, на которые нужно ориентироваться при внедрении технологий в своей компании. Так, для нормативно-методического обеспечения работы с электронными архивами утвержден Приказ Федерального архивного агентства N 69 от 15 июня 2020 г «Об утверждении типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов». «Этот документ поможет частным компаниям и государственным учреждениям с цифровизацией бизнес-процессов. Как минимум, сократятся издержки на хранение и обработку бумажных документов», – рассказала руководитель направления СЭД/ЕСМ управления бизнес-решений компании «Девелоника» (ГК Softline) Полина Дуйкова.
Также она отметила важность закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Он закрепил возможность и механизмы использования электронных кадровых документов без дублирования их на бумажном носителе.
Узнать о множестве успешных проектов реализации ЭДО в крупных компаниях вы сможете на Девятой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике» (20 апреля) и на Восемнадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (25-26 мая).
Также у вас есть возможность купить материалы нашего форума по ЭДО: Видеоматериалы XVII форума «Внутренний и внешний электронный документооборот» и Материалы XVII форума «Внутренний и внешний электронный документооборот».
