Уже скоро начнутся новогодние праздники — а значит нерабочее время для большинства отделов в компании. Сегодня в статье Михаил Соротник, руководитель технической поддержки Телфин, делится тремя способами настройки обработки звонков в нерабочее время.
Переадресация
Когда в офисе никого нет, звонки можно направлять на любые внешние номера, будь то мобильный или домашний номер сотрудника. Да, возможно, настраивать переадресацию всего потока звонков в новогодние праздники на личные мобильные телефоны сотрудников будет не совсем правильным решением, однако для ключевых клиентов и партнеров всё же стоит это предусмотреть.
Переадресация входит в базовый набор функций виртуальной АТС «Телфин.Офис», поэтому не придется затрачивать дополнительные денежные средства на её подключение и настройку.
Голосовые сообщения
Самый простой способ не упустить обращения клиентов в праздники — собирать голосовые сообщения. Эту простую базовую функцию виртуальной АТС «Телфин.Офис» можно без труда подключить и настроить за несколько минут.
Функция позволяет записывать и хранить сообщения в едином или персональном ящике, дублировать сообщения в письме на электронный адрес, ограничивать доступ для прослушивания. Прослушать голосовые сообщения можно из письма, которое приходит на указанный e-mail, или в личном кабинете виртуальной АТС «Телфин.Офис» в разделе «Журнал звонков».
Для эффективной работы голосовой почты рекомендуем настроить автоответчик и оповещения.
- Перед началом записи голосовой почты рекомендуем подключить автоответчик. Настраиваете вы его сами в личном кабинете виртуальной АТС «Телфин.Офис». Загрузить можно мелодию или голосовое сообщение. Для разных голосовых ящиков можно использовать различные автоответчики, что позволяет сделать обращение более персонализированным. Не забудьте поздравить с праздниками позвонивших в вашу компанию клиентов!
- Для бесперебойной работы голосовой почты необходимо настроить оповещения о нехватке места для хранения записей. При заполнении указанного объема хранилища виртуальная АТС отправляет уведомление на e-mail с указанием общего размера голосового почтового ящика и оставшегося в нем свободного места.
С помощью голосовой почты можно легко фиксировать номер, с которого пришло сообщение, дату и время звонка. Голосовая почта ответит на входящие вызовы, если корпоративный номер занят, сотрудник на добавочном номере не снимает трубку, его мобильный выключен или находится вне зоны действия сети. Клиент оставит сообщение и свой номер, сотрудник обработает запрос в рабочее время, и компания не упустит заявку.
Голосовой робот
Возможности современной телефонии позволяют полностью автоматизировать прием и обработку звонков в компании. Так, в Телфин для этого разработан специальный дополнительный модуль — «Голосовой робот». Он может не только принимать звонки в любое время, даже во время звона курантов, но и обращаться к позвонившему по имени (если эта информация есть в CRM), отвечать на вопросы и фиксировать заявки, внося данные в корпоративную систему. Это поможет не упустить ни одного обращения и повысит лояльность клиентов, ведь они точно получат ответ, даже если сотрудники не могут ответить на звонок.
После выхода в привычный рабочий график, обязательно обработайте все собранные заявки, прослушайте сообщения от клиентов, перезвоните им, проверьте наличие свободного места в голосовой почте.
Подписывайтесь на наш канал, чтобы не пропустить новые советы и полезные материалы от экспертов Телфин!
