Для хранения обычных документов нужно много места, а еще времени: чтобы согласовывать, печатать, подписывать и учитывать. Электронный документооборот сильно упрощает жизнь отделу кадров и бухгалтерии — рассказываем, зачем его подключать и почему он вам нужен.
Облачные сервисы помогают шифровать и хранить данные защищенно: в таком виде их почти невозможно взломать, украсть и можно использовать в суде, потому что электронная подпись имеет юридическую силу.
Как выглядит обмен документами в системе ЭДО?
В любом интерфейсе обязательно присутствуют следующие аспекты:
- Возможность создать документ из готового шаблона;
- Возможность поставить электронную подпись и отправить документ для согласования;
- Возможность получить подписанный документ и хранить его с постоянным доступом к информации.
Что дает электронный документооборот?
Самое главное — сокращение расходов. При обычном обмене документами их надо отсылать и получать обратно: это от 100 до 600 рублей в зависимости от службы доставки. Экономится еще и время, потому что вопросы решаются кликом мышки или нажатием кнопки в приложении.
Не нужно отдельно отслеживать статус каждого документа, это можно сделать централизованно в интерфейсе. А еще ничего не теряется и не подделывается.
Однако ЭДО это система которая все еще подключена не у всех контрагентов и нужно будет потратить какое-то время, чтобы научиться ей пользоваться.
Как подключить ЭДО?
Наймикс автоматизирует процессы взаиморасчета с Исполнителем и хранение документов заказчика. В интерфейсе нашей платформы есть удобные готовые решения, иерархия доступа к информации, шаблоны договоров. Мы проверяем статусы исполнителя в фоновом режиме, т.к. являемся официальными партнерами ФНС и можем сверяться с их внутренней базой.
Мы предоставляем возможность переводить оплату любыми удобными способами: ежедневно, еженедельно, производить одиночные или реестровые платежи. Мы снижаем риски в коммуникации с налоговой, составляем и проверяем договоры, а также настраиваем автоматическое формирование чека и акта.
В нашей системе есть исполнители, готовые сотрудничать с новыми заказчиками, а тем, кого надо зарегистрировать, достаточно направить ссылку на приложение.
По всем вопросам вы можете заполнить обратную форму на сайте.