Как работать с зарплатами сотрудников? Что нужно учитывать при подсчёте ФОТ? И чем он отличается от ФЗП?
Обо всём этом — в статье ниже. А в конце вас ждёт бонус — мы расскажем, как легко выплачивать зарплаты сотрудникам на карты разных банков.
Что такое ФОТ и что в него входит?
Фонд оплаты труда (или ФОТ) — это все ваши отчисления сотрудникам за определённый период. Обычно за год. Подсчитывать его необходимо в любом бизнесе по двум причинам: во-первых, это нужно для уплаты налогов и страховых взносов. А во-вторых, в ФОТ идёт значимая часть бюджета компании. Без него финансовое планирование невозможно.
Что нужно включать в ФОТ? В законе не прописано чётких рамок. У каждого предпринимателя свои виды премий, поощрений и прочих выплат. Но обычно в него входят:
- Зарплата и надбавки к ней;
- Премии, стимулирующие выплаты сотрудникам;
- Отпускные (если в вашей компании предусмотрены оплачиваемые отпуска);
- Выходные пособия;
- Оплата медицинских услуг и вынужденного простоя.
Все подарки и материальная помощь сотрудникам тоже включаются в ФОТ. Например, если вы оплачиваете сотрудникам фитнес или обучающие курсы — они учитываются в фонде.
Важная деталь: в ФОТ включаются только ваши расходы на сотрудников, пособия от государства в нём не учитывается. Поэтому при оплате больничного в ФОТ включаются только первые три дня — остальное компенсирует ФСС.
Чем ФОТ отличается от ФЗП?
Фонд заработной платы — это самая большая часть ФОТ. В него входят зарплаты и за вынужденный простой. Их часто путают, ведь и там, и там основная часть — зарплаты сотрудникам. Главное отличие ФОТ от ФЗП, что в фонд оплаты труда входят годовые премии и иные выплаты работникам. А ФЗП — это плата за трудовые часы, изделия или переработку.
Но в этом вопросе трудовой кодекс лоялен: и ФЗП, и ФОТ во многом формируются из желаний работодателя. В законе нет чёткого списка премий и выплат, от которого нельзя отступать. Если вы хотите ввести премию за хорошее настроение на работе — это возможно.
Особенности подсчёта ФОТ
Для начала разделите работников на две категории: производственный и непроизводственный персонал. Далее разбейте каждую по подразделениям (бухгалтерия, менеджмент и т. д.) и месяцам. На эту структуру можно накладывать подсчёт ФОТ за разные периоды (от месяца до года). Можно использовать три подхода:
- Сверху вниз. Весь бюджет (в том числе и ФОТ) планируется и утверждается высшим руководством компании, а в небольших ООО — одним руководителем. Это позволит выделить деньги на те направления, которые важны для стратегических целей. Но вы не сможете учесть все нужды сотрудников — с такой «высоты» многое не видно;
- Снизу вверх. Эта схема применима в крупных компаниях: руководители отделов составляют бюджеты, которые позже сливаются в один и утверждаются высшим руководством. В этом варианте учитываются все проблемные моменты в компании — но процесс согласования займёт много времени;
- Комбинация первых двух подходов. Бюджет составляется руководством, но перед этим менеджмент собирает подробную информацию по каждому отделу. Идеальный вариант, если будет возможность его реализовать.
В идеале весь процесс должен быть автоматизированным. В бухгалтерских программах (а для небольших компаний — в Excel) составляются формулы, которые при замене данных мгновенно подсчитают размер ФОТ. Но не забывайте — даже в таблицах могут быть ошибки, периодически проверяйте ФОТ вручную.
Обещанный бонус: как легко переводить зарплаты на карты разных банков
В последнее время проблема стала актуальнее. Хотя компании переводят сотрудников на карты одного банка, но у многих уже есть свои, им не нужен новый счёт на каждой работе. А перечислять ФЗП по счетам 10 разных банков — это ночной кошмар любого бухгалтера.
Поэтому мы предлагаем наш сервис для перечисления зарплаты по одному реестру. Неважно, в какой банк нужно перечислить деньги — всё будет в одном реестре.
А если вам нужно больше информации о зарплатах и предпринимательстве — подписывайтесь на канал «Открытие для бизнеса». Здесь самая актуальная информация для российских предпринимателей.