Традиционный документооборот в перевозках создает множество проблем и неудобств: ошибки в заполнении документов, их подделка, потеря и порча бумаг, низкая скорость в передаче и поиске документов, трата большого количества ресурсов на доставку. ЭДО значительно упрощает и ускоряет все эти процессы.
Переход на электронный документооборот в логистике необходим и выгоден для всех участников рынка автомобильных грузоперевозок: грузовладельцев, экспедиторов и перевозчиков. Мы выделили восемь основных преимуществ.
1. Сокращение времени на создание и обработку документов на 50-70 %;
2. Безопасность. Подписанные внутри системы документы невозможно подделать и потерять. Их можно использовать в спорных моментах при судебных разбирательствах, так как они-юридически значимы;
3. Быстрый обмен (сокращение времени на 75 %). Передача электронных документов происходит моментально. За счет этого транспортные компании сокращают сроки возврата документов заказчикам, и тем самым, ускоряют получение оплаты за перевозки;
4. Онлайн-контроль статуса документа: доставлен, подписан, отказ в подписи;
5. Сокращение расходов на бумагу, печать и доставку документов до 90%. Благодаря ЭДО не нужно больше учитывать расходы на ФОТ, печать, повторное восстановление, почтовые и курьерские услуги;
6. Удобство поиска документов в системе и оперативное создание отчетов в ФНС;
7. Четкая коммуникация между исполнителями (повышение производительности на 25 %);
8. Сокращение числа сотрудников, занятых бумагами, на 25-40 %
Кроме этого, существуют и некоторые недостатки перехода на электронный транспортный документооборот.
1. Трудности при предъявлении претензий контрагентов друг к другу. Это связано с появлением дополнительного участника перевозки – оператора. Такое взаимодействие в судебной практике пока отсутствует.
2. Дополнительные затраты для компаний. Всем транспортным компаниям необходимо будет оснастить своих водителей техническими средствами и оборудованием для внедрения ЭДО: ноутбуки с установленным программным обеспечением, планшеты, смартфоны.
3. Неучет нюансов работы перевозчиков. При разработке электронных транспортных документов не учитывались более сложные схемы, где присутствуют экспедиторы. Также обмен по ЭДО отражает прямую схему перевозки, но не предусматривает ситуацию, когда получатель решит переадресовать груз. Для этого случая конкретного решения пока нет.
Компания ЛОГОСОФТ с платформой Vezubr как лидер автоматизации логистики решила поделиться своим мнением по данной тематике.
По словам представителя Vezubr Кирилла Борундаева, система электронного документооборота адаптируется под нужды логистической компании так, чтобы превратиться в максимально удобный и эффективный инструмент. Преимущества заключаются в оптимизации поставок, создании предельно точных отчетов, а также оперативной обратной связи с клиентами, что повышает уровень клиентского сервиса. А платформа делает переход на ЭДО еще удобнее, так как берет на себя всю работу с базами данных и бизнес-процессами заказчика. Вся инфраструктура Везубра к полному переходу на ЭДО уже готова.
С запуском процесса цифровизации транспортных документов логистическая сфера приблизилась к высокому современному технологическому уровню. Введение электронного документооборота очевидным образом облегчит работу абсолютно всех участников перевозки: грузовладельцев, экспедиторов и перевозчиков. Работа государственных контролирующих органов, ГИБДД также станет более эффективной. Прозрачность перевозки полностью обеспечит выход всего процесса из зоны серого рынка. Те недостатки и подводные камни, которые могут сопровождать внедрение электронных перевозочных документов, связаны с недостаточно наработанной базой по их использованию, и со временем они будут устранены.
