Встречаем новую функцию - Битрикс24.Подпись. Нововведение в скором времени будет доступно на всех тарифах Битрикс24, уже сейчас можно получить Битрикс24.Подпись, обратившись к интеграторам (то есть к нам). Эта функция позволит подписывать документы с клиентами прямо в crm, автоматизировать документооборот и сделать процедуру подписания электронной подписью юридически значимой.
Как это работает?
Слева в меню находится раздел “Подпись”. При переходе открывается рабочее пространство, где мы видим привычный нам канбан. Вот только вместо сделок и лидов на нем теперь документы.
Есть две вкладки: “Документы” и “Мой сейф”
На первой находятся документы в процессе подписания, а на второй хранятся уже подписанные документы.
Пройдемся по шагам процесса подписания
1. Запуск. Есть три способа инициирования процесса подписания:
- Загрузить документ в разделе “Подписи”
- Сформировать его в сделке и нажать кнопку “Подписать”
- Перенести сделку на стадию с соответствующим роботом
Шаги ниже применимы для первых двух способов, если настраивать роботов, то процесс будет занимать еще меньше времени.
Поддерживаемые форматы документов:
2. Заполнить поля:
“Кто подписывает с вашей стороны”
“Ваша сторона”
“Контрагент”
3. Выбрать на документе место для подписей и по желанию поставить печати.
4. Выбираем канал для подтверждения. Доступна почта или смс. Причем оплачивать отправку смс нет необходимости, эту часть берёт на себя Битрикс.
5. Переходим в карточку документа в разделе “Подпись” и наблюдаем за подписанием.
Что видят подписывающие стороны?
В зависимости от выбора ранее, двум сторонам придёт смс или email со ссылкой на страницу с документом. Сообщение контрагенту придет после подписания документа вашей стороной.
В качестве подтверждения система вышлет код на канал связи указанный ранее.
Все готово к вводу подписи.
Вот такая простая процедура подписания :)
Проверка на подлинность
После подписания в документ добавляется еще одна страница. Ее нужно хранить вместе с документом. При переходе по QR коду откроется страница для проверки подлинности, куда можно будет загрузить документ и проверить, что изменения в него не вносились.\
Автоматизация
В CRM появились новые роботы и триггеры для подписания документов.
Они могут отправлять документ на подписание, а также отслеживать факт подписания. Теперь достаточно настроить роботов один и раз, и документы будут отправляться на подпись автоматически.
Законно ли это?
Битрикс24.Подпись полностью соответствует 63-ФЗ.
Для того, чтобы подписание было законно, необходимо подписать перед этим соглашение об обмене электронными документами на бумаге или ЭДО. Битрикс уже подготовил образец этого документа.
5 причин использовать Битрикс24.Подпись
- Бесплатно
- Удобно для вас и ваших клиентов
- Безопасно
- Законно
- Быстро
