Как из десятков строк отобразить только необходимые? Как отфильтровать таблицу сразу по нескольким условиям и столбцам? Разбираемся в приложении «МойОфис Таблица».
Фильтрация данных
Для примера построим отчет о поставке товаров в условные магазины продуктов. Например, поставщику нужно понять, когда товары заказывают лучше, что из них выгоднее продавать и с какими магазинами лучше сотрудничать.
Для анализа поставщик использует таблицу, в которой указаны:
- названия магазинов и город из расположения;
- названия реализуемых продуктов;
- цена проданных товаров;
- период продажи.
Данных в таблице много и в таком виде работать с ней сложно. Для удобства – отфильтруем данные по одному из критериев – оставим в таблице только московские магазины.
Для этого:
- Выделяем ячейку А2 и нажимаем сочетание клавиш [Shift] + [Space], чтобы выделить всю строку с заголовками столбцов.
- Справа на панели инструментов нажимаем на кнопку «Сортировка и фильтр».
После этого рядом с заголовками столбцов появятся треугольники — значки фильтров. Индексы строк и столбцов в области фильтрации выделяются зеленым, а сама область обводится зеленым контуром.
- Нажимаем на кнопку фильтра в первом столбце с названиями магазинов. Во всплывающем окне будут показаны все уникальные названия магазинов.
- Нажимаем «Очистить все», чтобы снять отметки со всех значений. Далее – в строке поиска вводим «Москва» и нажимаем «Выделить все». После подтверждения ввода в таблице останутся только магазины из Москвы, а значок возле ячейки А2 изменится на зеленую воронку. Он указывает на то, что к колонке применены фильтры.
Редактирование отфильтрованных данных
Отфильтрованные данные легко изменить. Для примера отобразим в таблице только магазины из Электростали. Для фильтрации используем предыдущий сценарий.
Изменим город расположения магазина. Например, «Эконом (Электросталь)» заменим на «Эконом (Москва)».
Теперь нам надо обновить фильтр — магазин из Москвы не должно быть видно в перечне магазинов из Электростали.
Для обновления:
- Нажимаем на треугольник возле кнопки «Сортировка и фильтр» на панели инструментов.
- В выпадающем меню нажимаем «Обновить».
- Магазин «Эконом (Москва)» пропадет из списка.
Сортировка данных
При помощи сортировки данных по критериям, посмотрим, какие из магазинов купили больше яблок в 4 квартале.
Сортируем список под эти критерии:
- Нажимаем на значок фильтра возле ячейки Е2, которая соответствует 4 кварталу с данными о продаже яблок.
- Нажимаем «Очистить все» и вручную выбираем три наибольших значения.
- После подтверждения в таблице останутся только магазины, которые покупают больше остальных.
Если необходимо, данные в колонке можно отсортировать по возрастанию или убыванию. В нашем случае данные сразу отсортированы по убыванию.
Чтобы выключить фильтр – просто нажмите кнопку «Сортировка и фильтр» справа на панели инструментов. После отключения фильтра снова отобразится вся исходная таблица, но переставленные местами строки останутся в том порядке, в котором оказались после сортировки.
Если порядок строк в исходной таблице важен, лучше заранее добавить столбец с номерами строк.
Еще больше полезных советов и инструкций по оформлению документов ищите на нашем канале!